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„Das Chaos gemeistert“ SEAK bei myToys – Interview mit Karin Günther 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Das Chaos gemeistert“ SEAK bei myToys – Interview mit Karin Günther

Verkaufsmitarbeiter, die für die Kontrolle von Impfpässen und Coronatest-Nachweisen eingesetzt werden, waren im stationären Einzelhandel ein Novum, ausgelöst durch die Pandemie. Plan- und Kostenstellen gab es für diese Aufgaben nicht. Ohne Improvisation ging nichts.

Dass es aber auch und gerade in solch schwierigen Zeiten hilfreich ist, einen starken IT-Partner im Bereich Personaleinsatzplanung an seiner Seite zu haben, zeigt das Beispiel von myToys (Otto Group), ein führender Online-Händler im Bereich Spielzeug und Kinderbedarf mit gleichnamigen stationären Filialen.

Der Start von myToys geht auf das Jahr 1999 zurück. Alles begann mit dem Angebot von etwa 5.000 Spielwarenartikeln und knapp 20 Mitarbeitern, die den jungen Betrieb organisierten und koordinierten. Mit Erfolg.

Heute beginnt das myToys-Sortiment bei Artikeln und Kleidungsstücken für schwangere Frauen und der ersten Babyausstattung und endet bei Klausurvorbereitungsbüchern für Abiturienten. myToys hat sich vom Online-Shop zur Plattform entwickelt und gehört mit über vier Millionen aktiven Kunden zu den Top-Anbietern der Branche in Deutschland.

2006 startete man mit dem Aufbau eines stationären Filialnetzes. Aktuell steuert man in ganz Deutschland 19 Filialen mit ca. 200 Mitarbeitern. Deren Einsatz wird mit Software von SEAK geplant wird. Zuletzt hat das Unternehmen zusätzlich massiv in den stationären Handel investiert. Auch während der Corona-Pandemie wurden neue stationäre Geschäfte eröffnet.

Fragen an Karin Günther, die die Bereiche Organisation und Personal der myToys-Filialen verantwortet.

Was war der Grund für die Investition in die Softwarelösung von SEAK?

Karin Günther: Es gab mehrere Gründe. Wir stießen im Rahmen der Expansion und der steigenden Zahl an Mitarbeitern an organisatorische Grenzen. Ein Schwachpunkt war außerdem, dass wir zuvor die individuell vertraglich vereinbarte Stundenzahl der Mitarbeiter, ihren Urlaubsanspruch, ihre Präferenzen, ihr Alter und ihre Qualifikation nicht in dem Vorgänger-System hinterlegen konnten.

Außerdem wollten wir den Personaleinsatz stärker als zuvor an Frequenz- und Umsatzerwartung ausrichten.

Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Günther: Über das Unternehmen Dilax, dessen Lösungen für die Frequenzmessung bei myToys bereits eingesetzt wurde. Dilax ist einer der SEAK-Partner im Bereich Besucherzählung.

Wie ging es dann weiter?

Günther: Im Herbst 2019 haben wir den Vertrag mit SEAK unterzeichnet. Weil das Weihnachtsgeschäft so wichtig für uns ist und wir in dieser Zeit keine Schulungen für die Arbeit mit der neuen Software durchführen wollten, terminierten wir die Einführung der Software auf Februar 2020. Dann kam die Corona-Pandemie und damit das Chaos.

Wie sind Sie damit umgegangen?

Günther: Wir mussten, wie der komplette Handel, in vielerlei Hinsicht umdenken und waren froh, SEAK an unserer Seite zu haben. Plötzlich spielten neue Aspekte der Rechtssicherheit eine wichtige Rolle. Mit dem Thema Kurzarbeit hatten wir uns bis dahin nicht auseinandergesetzt. Allerdings konnte uns SEAK sehr zügig darin schulen, Kurzarbeitsregelungen in dem System abzubilden.

Die Situation zwang uns aber auch dazu, eines der ursprünglichen Ziele, den Personaleinsatz stärker an Umsatzplanung und Frequenzerwartung anzupassen, zurückzustellen. Schließlich gab es von den Filial-Teams nun auch noch Aufgaben zu bewältigen, an die niemand vorher gedacht hat: zum Beispiel die Kontrolle von Impfzertifikaten am Eingang.

Wie ist jetzt die Lage?

Günther: Die Geschäfte und die Einkaufs-Center sind wieder geöffnet. Aber es ist nicht alles wie vor der Pandemie. Mancherorts zählen wir weniger Besucher, jedoch gleichzeitig höhere Durchschnitt-Bons. Diese veränderte Situation erfordert Anpassungen bei der Personaleinsatzplanung.

Konnten Sie bereits Planungsprozesse verändern?

Günther: Ja. Wir haben dies bereits angestoßen und sehen erste Erfolge. Aufgrund der Pandemie sind wir aber noch nicht so weit, wie wir sein wollten.

Oberste Priorität hat daher jetzt die Ausschöpfung des Potenzials der SEAK-Lösung samt ihrer automatischen Planvorschläge, die sich nach dem Bedarf ausrichten. Wir nutzen dabei historische Daten aus dem Vor-Corona-Jahr 2019. Denn in 2020 und 2021 hatten Schließungen, Begrenzungen der Besucherzahlen und die Kontrollen am Eingang die Daten zu stark beeinflusst.

Von welchen Fortschritten können Sie bereits berichten?

Günther: Die Mitarbeiter sind zufriedener als zuvor. Das System macht Plandaten transparenter. Dadurch entsteht Vertrauen.

Ein Beispiel, bitte.

Günther: Es ist jetzt beispielsweise viel einfacher als zuvor, eine Schicht zu tauschen. Denn die Software zeigt mühelos, wer für die Schicht vorgesehen ist, die ein anderer gerne haben möchte. Auch der Aspekt der Gerechtigkeit beim Einsatz zu eher unbeliebten Arbeitszeiten wird viel besser als zuvor berücksichtigt und ist einfach zu kommunizieren. So entstehen erst gar keine Frustrationen.

Wer arbeitet bei myToys mit der Software von SEAK?

Günther: Die Filialleitung. Auch der Betriebsrat hat zu Auswertungszwecken Zugriff auf die Software. Hinzu kommt die Projektleitung, die erster Ansprechpartner für die Filialen ist, wenn es um Fragen zu diesem Tool geht.

mytoys Karin Günther
Karin Günther, Abteilungsleiterin Stationärbereich Organisation und Personal

Wie sind die Erfahrungen mit dem SEAK-Support?

Günther: Die Kolleginnen und Kollegen sind begeistert. Wenn der zuständige SEAK-Experte einmal abwesend ist, hat es bislang immer eine Vertretung gegeben, die kompetent beraten hat. Wir arbeiten deshalb wirklich sehr gut und gerne mit SEAK zusammen.

Ihre Meinung zu Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK?

Günther: Da ist unsere Einschätzung ähnlich positiv wie beim Support. Ich würde noch „Ehrlichkeit“ hinzufügen. Man sagt beispielsweise offen, wenn ein bestimmtes Feature nicht oder noch nicht zur Verfügung steht und begründet dies auch. Das gefällt mir.

Was hat Sie am meisten überrascht?

Günther: Nichts. Wir wussten von Anfang an, dass wir mit dem SEAK-System eine Menge umsetzen können, hatten aber auch hohe Ansprüche. Der positive Eindruck, den wir zu Beginn des Kontaktes hatten, hat sich immer wieder bestätigt. Das System hat gehalten, was uns versprochen wurde.

Wie geht es jetzt weiter?

Günther: Jetzt geht es darum, das Potenzial der Software voll auszuschöpfen. Die Personaleinsatzplanung soll einfach gut laufen – und zwar zeitnah. Wir beabsichtigen zudem die Einführung mobiler Lösungen von SEAK. Damit wollen wir Information, Planung, Anträge und Genehmigungen auf Tablet oder Smartphone ermöglichen und damit einfacher und ortsunabhängig machen.


Wir bedanken uns bei Karin Günther für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © myToys.de GmbH

Bäckerei Bormuth
„Planungsqualität hat sich erheblich verbessert“ SEAK bei Bäckerei Bormuth – Interview mit Ina Bormuth 1000 666 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Planungsqualität hat sich erheblich verbessert“ SEAK bei Bäckerei Bormuth – Interview mit Ina Bormuth

Bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, ein besserer Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse rund um Einsatzplanung und Zeitwirtschaft sind die positiven Effekte beim Einsatz von SEAK-Lösungen bei Bormuth, Darmstadt, ein Bäckereibetrieb mit eigener Produktion und gut 20 Filialen. Doch damit nicht genug: Wie es heißt, hat sich mit Einführung der SEAK-Systeme auch die Datenqualität deutlich verbessert.

Als Philipp und Marie Bormuth im Jahre 1913 ihre Bäckerei im Darmstädter Johannesviertel eröffneten, waren es neben der Qualität der Ware vor allem Fleiß und Sparsamkeit, die das Unternehmen Schritt für Schritt wachsen ließen. Heute, mehr als 100 Jahre danach, steuert die vierte Generation die Geschicke des Unternehmens, und die fünfte ist auch bereits aktiv mit dabei.

Das Firmenmotto: Tun, was die Vorfahren gelehrt haben. Das bedeutet, ein guter Handwerksbäcker zu sein, der ehrliche Qualität nach Familienrezepten tagtäglich frisch auf Ihren Tisch bringt. Details:

  • Naturbelassene Zutaten
  • Verzicht auf künstliche Aromen und Geschmacksverstärker
  • Snacks und Salate aus eigener Herstellung
  • genügend Zeit und Ruhe für den Brotteig
  • Verzicht auf industrielle Vorprodukte oder Fertigungsmethoden
  • Herzlichkeit und Wärme im Kundenkontakt

Dass diese Strategie funktioniert, steht fest. Denn heute ist Bormuth in Darmstadt und Umgebung mit 22 Läden vertreten und beschäftigt rund 200 Mitarbeitende, davon etwa 50 in der Produktion.

Doch das kontinuierliche Firmenwachstum sorgte auch für neue Herausforderungen: „Zum Beispiel in der Personalsteuerung und -kontrolle“, weiß Ina Bormuth (5. Generation), die im Familienunternehmen unter anderem alle Digitalisierungsprojekte begleitet.

Vor diesem Hintergrund wurde zu Beginn des Jahres 2020 die Zeitwirtschaftslösung von SEAK Software eingeführt – zunächst im Verkauf und ein halbes Jahr später auch in der Produktion. Im gleichen Jahr folgte die Personaleinsatzplanung SEAKproHR und im Jahre 2021 die mobile Lösung der Personaleinsatzplanung sowie der Mobile Dienstplan.

Fragen an die Expertin.

Vor welchen Herausforderungen stand das Unternehmen?

Ina Bormuth: Wir mussten die Organisation der Planung auf neue Beine stellen. Unsere Bereichsleiter hatten die Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter vor allem in ihren Köpfen. Das führte zu Problemen, wenn ein Bereichsleiter kurzfristig ausfiel.

Dann wusste niemand genau, zu welchen Zeiten man auf Aushilfen zurückgreifen konnte. Außerdem befanden sich personalrelevante Daten auf zwei unterschiedlichen Systemen, was die Verwaltungsprozesse ineffizient machte.

Was hat sich mit Einführung der Software von SEAK verändert?

Bormuth: Unsere Planungsprozesse sind transparenter und schneller geworden. Zudem befinden sich die Daten nun an einem Ort und werden zentral verwaltet. Damit verfügen wir über eine wesentlich bessere Datenqualität als zuvor. Hinzu kommen eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie eindeutig bessere Auswertungsmöglichkeiten.

Was läuft jetzt besser?

Bormuth: Vor allem unsere Personaleinsatz- und Urlaubsplanung. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden ist übersichtlich dargestellt. Das war gerade in der Corona-Zeit wichtig. Es gab krankheitsbedingt viel mehr Ausfälle als üblich. Hinzu kam das Thema Kurzarbeit und Personalverschiebungen. Dank SEAK war alles transparent und nachvollziehbar. Wenn wir alles mit Papier und Stift hätten lösen müssen, wären wir in einer Organisationskatastrophe gelandet.

Mit dem SEAK-System behielten wir aber den Überblick. Generell sind jetzt weniger Telefonate und weniger Absprachen nötig. Alles geht einfacher und schneller, und arbeitszeitrelevante Themen sind schon bei der Planung sichtbar.

Ein Beispiel, bitte.

Bormuth: Wenn der Einsatzplaner die vorgeschriebene Ruhezeit eines Mitarbeitenden nicht korrekt berücksichtigt, erhält der Planer eine Warnmitteilung aus dem System heraus. Gleiches gilt, wenn Aushilfen über die vereinbarten oder vorgeschriebenen Arbeitszeiten hinaus eingeplant werden.

Welche Rolle spielt der mobile Dienstplan?

Bormuth: Der ist eine massive Entlastung für die Planer, denn die Mitarbeitenden können den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen. Fast alle Mitarbeitenden nutzen das. Deshalb ist einfach viel weniger Kommunikation als zuvor nötig.

Wie sind die Erfahrungen der Filialleiter mit der Personaleinsatzplanung von SEAK Software?

Bormuth: Sie nutzen die mobile Version der Personaleinsatzplanung auf einem Tablet. Der ist extrem einfach und intuitiv zu bedienen. Aufgrund seines Stundenplan-Charakters ist er zudem sehr übersichtlich. Auf den Einsatzplan konnten zunächst auch die Verkaufsmitarbeiter zugreifen. Auf beiden Seiten gab es Skepsis bei Einführung dieser Lösung. Diese schwand jedoch schnell durch die Nutzung des mobilen Dienstplanes.

Wie ist die Rückmeldung ihres Teams nach Einführung der SEAK-Systeme?

Bormuth: Besonders positiv ist die Reaktion der Führungskräfte. Die haben jetzt einen wesentlich besseren Überblick. Mit dem mobilen Dienstplan punkten wir als Arbeitgeber vor allem bei neuen Mitarbeitenden für den Verkauf, die darin ein attraktives Tool sehen.

Was gefällt Ihnen an der Zeitwirtschaft von SEAK?

Bormuth: Die gut nachvollziehbare und detaillierte Darstellung von Zuschlagsberechnungen.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software, und lässt sich dieser mit Zahlen belegen?

Bormuth: Monetär lässt sich der Nutzen nicht ausdrücken. Das liegt an den Pandemie-Jahren, die Vergleiche kaum zulassen. Der Erfolg ist aber qualitativ zu benennen: Unsere Planungsqualität und deren Schnelligkeit hat sich erheblich verbessert. Zudem verfügen wir jetzt über bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, einen besseren Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse.

Bäckerei Bormuth
Blick in eine Filiale der Bäckerei Bormuth

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich relevant?

Bormuth: Überstunden, Urlaubsstatistik und Arbeitszeitverletzungen.

Nutzen Sie selbst SEAKproHR auch auf mobilen Endgeräten unterwegs oder zuhause?

Bormuth: Noch nicht. Ich habe erst vor kurzem erfahren, dass das geht (lacht).

Was kennzeichnet aus Ihrer Sicht den SEAK-Spirit?

Bormuth: Herausragend vor allem, wenn es um die mobilen Lösungen geht.

Wie geht es jetzt weiter? Wo sehen Sie bei Bormuth Handlungsbedarf?

Bormuth: Wir sind gut aufgestellt und wollen jetzt das Potenzial der SEAK-Lösungen komplett ausschöpfen. Von SEAK wünschen wir uns, dass der mobile Einsatzplan noch weiter ausgebaut wird, damit die Planer noch unabhängiger vom Hauptsystem werden


Wir bedanken uns bei Ina Bormuth für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Bormuth GmbH

„Effizientere Prozesse in der Verwaltung“ SEAK bei MODE VON FEUCHT – Interview mit Wolfgang Feucht 1024 659 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Effizientere Prozesse in der Verwaltung“ SEAK bei MODE VON FEUCHT – Interview mit Wolfgang Feucht

16 Jahre sind im Modehandel eine halbe Ewigkeit. Schließlich lebt die Branche von schnelllebigen Trends. Da sorgen langjährige Geschäftspartnerschaften für so etwas wie wohltuende Kontinuität. Das österreichische Unternehmen Mode von Feucht (Innsbruck) sowie SEAK Software leben eine solche Partnerschaft seit 2006. Eine Geschichte von Verlässlichkeit, die gerade auch in Zeiten des Umbruchs und der Veränderung zählt.

Internationale Trends und regionale Verbundenheit schließen sich nicht aus – zumindest nicht bei Mode von Feucht. Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Innsbruck wurde 1977 von Annemarie und Leopold Feucht gegründet und zählt heute, 45 Jahre danach, 21 Filialen im österreichischen Bundesland Tirol, davon sechs Franchise-Stores (zwei Esprit- und vier s.Oliver-Stores). Damit ist Mode von Feucht die Tiroler Top-Einkaufsadresse, wenn es um Fashion und Wäsche für Frauen, Männer und Kinder geht.

Zu den Werten des Unternehmens gehören Bodenständigkeit und Beständigkeit ebenso wie Weitblick und Service-Orientierung, die beispielhaft im Innsbrucker Haupthaus gelebt wird. So können Kunden hier (über www.feucht-sportler.at) eine „persönliche Shoppingbox“ bestellen. Darin enthalten sind Outfits, die ein Feucht-Modeberater anhand eines individuellen „Stylingprofils“ zusammenstellt und an die Kundenadresse versendet. Weitere Serviceleistungen sind

  • Personal Shopping mit individueller Betreuung nach vorheriger Terminabsprache,
  • Gastronomie-Angebote,
  • ein Gravurstudio,
  • eine Änderungsschneiderei,
  • Wintersport-Service,
  • Bike Fitting mit Dienstleistungen rund ums Fahrrad,
  • „Sports Lab“ mit Service rund um Sport-Hartware sowie eine
  • E-Ladestation für Kunden, die während ihres Einkaufs ihr E-Auto gratis in der Feucht-Tiefgarage aufladen wollen.

Zum Team gehören mittlerweile über 300 Mitarbeiter. Damit spielt das Unternehmen längst in einer Liga, in der die Personalsteuerung ohne einen starken Softwarepartner kaum mehr möglich ist.

Bei Feucht setzt man dabei auf die Expertise von SEAK Software. Seit 2006. Ein ungewöhnlich langer Zeitraum in einer schnelllebigen Zeit. Fragen an Wolfgang Feucht, der in zweiter Generation gemeinsam mit den Brüdern Christoph und Leopold Feucht die Geschicke des Unternehmens lenkt.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz?

Wolfgang Feucht: Der Personalbedarf und der Personaleinsatz werden mit Lösungen von SEAK geplant. Außerdem verwenden wir Software von SEAK für die Zeitwirtschaft sowie Module der SEAK TEAMS®-Lösungen, mit denen sich Mitarbeitende einfach und ortsunabhängig per Tablet, Smartphone, Kasse und PC informieren, planen und Korrekturen beantragen können. Das betrifft Zeiterfassung, Zeitkorrekturen, Dienstplan, Urlaubsanträge und Abwesenheitsanträge. Hinzu kommt eine Schnittstelle zu einer Software für die Frequenzmessung.

Sie arbeiten seit vielen Jahren mit Lösungen von SEAK. Warum?

Feucht: Speziell die Bedarfs- und Einsatzplanung von SEAK sind Optimierungstools, die dafür sorgen, dass unsere Mitarbeitenden in der Anzahl auf der Verkaufsfläche sind, wie es die Kundenfrequenz verlangt. Letztlich dient das auch der Mitarbeitermotivation: Sie sind einfach motivierter, wenn es wirklich etwas zu tun gibt.

MODE VON FEUCHT in Innsbruck

Woran messen Sie den Erfolg dieser Softwarelösungen?

Feucht: An der Conversion Rate, also der Quote der kaufenden Kunden im Verhältnis zur Besucheranzahl, sowie an der Personalkostenquote. Um hier starke Werte erzielen zu können, ist ein Planungstool, wie es SEAK anbietet, alternativlos.

Was gefällt Ihnen besonders an der Arbeit mit der Software von SEAK?

Feucht: Dass die Dienstpläne so abteilungsgerecht sind. Denn der Personalbedarf auf den Flächen von Damenmode, Herrenmode, Wäsche oder Kinderbekleidung ist höchst unterschiedlich. Diese individuellen Anforderungen lassen sich mit SEAK sehr klar abbilden.

Gibt es Auswertungen, die für Sie von herausragender Bedeutung sind?

Feucht: Ja, das sind Zahlen zur Zielkontrolle, speziell die monatlichen Abteilungsumsätze und die Käuferquote. Außerdem Verkäuferstatistiken. Diese machen Entwicklungen besonders gut sichtbar.

Der Anspruch von SEAK ist es, auch den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden positiv zu verändern. Fällt Ihnen das auf?

Feucht: Mobiler Dienstplan sowie die mobile Zeiterfassung und -korrektur finden große Akzeptanz, auch wenn manch einer anfangs skeptisch war. Auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung freuen sich über effizientere Prozesse.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Feucht: Die Flexibilität der Systeme und die ungewöhnlich große Anzahl an Möglichkeiten, individuelle Anpassungen vornehmen zu können.

Was wünschen Sie sich von SEAK?

Feucht: Einen regelmäßigen Austausch, an dem sowohl andere SEAK-Anwender als auch ein Vertreter von SEAK teilnehmen. Das wäre für alle Beteiligten ein zusätzlicher Gewinn.


Wir bedanken uns bei Wolfgang Feucht für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © MODE VON FEUCHT GmbH / Innenarchitektur Blocher Partners

Garhammer-Waldkirchen
„Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar“ SEAK bei GARHAMMER – Interview mit Alexander Grindinger 1024 682 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar“ SEAK bei GARHAMMER – Interview mit Alexander Grindinger

GARHAMMER, Waldkirchen, 1896 gegründet, gilt in der deutschen Fashion-Welt als „Vorzeigehaus“. Da ist zum einen das umfassende Angebot von Freizeit-, Business- und Anlassbekleidung, Young Fashion, Schuhe, Accessoires und Wäsche, mit dem man modisch punktet. Hinzu kommt ein Höchstmaß an Kunden- und Serviceorientierung, das GARHAMMER seit Jahrzehnten zur Top-Adresse im textilen Fachhandel macht.

Mit rund 450 Mitarbeitern und 20 Auszubildenden ist man einer der größten Arbeitgeber im Dreiländereck Deutschland, Tschechien und Österreich. Weltstädte wie München, Prag und Wien sind in wenigen Autostunden erreichbar. Damit ist klar: Die geografische Lage im Städtchen Waldkirchen mit seinen gut 10.000 Einwohnern hat GARHAMMER zu keiner Zeit begünstigt. Umso beeindruckender ist die unternehmerische Leistung einer jeder der bislang vier Familiengenerationen, die die Geschicke des Unternehmens führten und führen.

Die Liste der Awards und Ehrungen, mit denen GARHAMMER im Laufe der Jahrzehnte ausgezeichnet wurde, ist lang. Gelobt und bewundert wird dabei immer wieder aufs Neue die Verbindung von unternehmerischem Denken mit dem Bewusstsein für den „Faktor Mensch“. Gemeint sind sowohl Kunden, denen man mit einem Höchstmaß an Serviceorientierung begegnet, als auch die Mitarbeiter, ohne deren Kompetenz und Engagement vieles nicht möglich gewesen wäre.

Kundenorientierung und Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren, sind denn auch zentrale Aspekte bei der Personalbedarfs- und -einsatzplanung. GARHAMMER nutzt dafür seit 2008 die Lösungen von SEAK Software.

Fragen zu den Erfahrungen an Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung.

Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?

Alexander Grindinger: Bis zum Jahr 2008 wurde die Personalbedarfsplanung jährlich durch einen externen Berater durchgeführt. Dieser setzte die Vorgaben der Geschäftsführung auf Abteilungsbasis um und pflegte diese in die vorhandene PEP-Software ein. Doch die Kosten für diese Beratung waren sehr hoch.

Zudem fehlte dem Berater das umfassende Verständnis für die Abläufe und den Serviceanspruch unseres Hauses. Das Ergebnis dieser Planung gab den Personalverantwortlichen zudem lediglich grobe Richtwerte für die tägliche Einsatzplanung vor und unterstützte sie nicht wirklich.

Was genau passte nicht?

Grindinger: Die Rahmen wurden so weit gefasst, dass ein Personalcontrolling nicht sinnvoll war. Denn die Personalverantwortlichen konnten die Vorgaben auch ohne Anstrengungen erfüllen, zumal geringfügig Beschäftigte bei der Anrechnung komplett außen vor blieben. Dies galt es, abzustellen.

Außerdem wollten wir das Know-how im Hause haben und das Verständnis für eine betriebswirtschaftlich vertretbare Personaleinsatzplanung in die Fläche tragen.

Garhammer Waldkirchen
Ein Blick in das GARHAMMER-Haus in Waldkirchen

Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Grindinger: Durch Online-Recherchen sind wir auf SEAK gestoßen. Die vorhandenen Referenzen sowie die Informationen von befreundeten Unternehmen, die die Software von SEAK bereits im Einsatz hatten, gaben den Ausschlag.

Die Personalverantwortlichen jeder Abteilung wurden geschult und auch gefordert. Ein Umdenken fand statt. Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar. 

Alexander Grindinger, GARHAMMER

Welche Prozesse wurden mit der Einführung dieser Softwarelösungen verändert?

Grindinger: Mit der Einführung dieser Software wurden sämtliche Prozesse der Einsatzplanung überarbeitet.

Die Personalverantwortlichen jeder Abteilung wurden geschult und auch gefordert. Ein Umdenken fand statt. Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar. Damit verbunden waren wichtige Erkenntnisse für die Gesamthausplanung. Entscheidungen aus dem Bauch heraus gehören seither der Vergangenheit an.

Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität – was lief danach besser?

Grindinger: Die Produktivität wurde deutlich verbessert. Damit sank die Personalkostenquote. Die Kundenzufriedenheit blieb auf dem bekannten hohen Niveau. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg, weil seit dem die Einsatzplanung gerechter ist.

Insbesondere die Anzahl der freien Samstage kann ohne großen Aufwand für alle gleich gestaltet werden.

Lassen sich die Verbesserungen in Zahlen ausdrücken?

Grindinger: Im Jahr der Einführung konnte die Personalaufwandquote um 0,7 Prozent und im Folgejahr um weitere 0,6 Prozent reduziert werden. Das bedeutete eine Einsparung von 650.000 Euro allein in den ersten beiden Jahren nach Einführung. Und dies ohne Einbußen in der Servicequalität.

Wer arbeitet bei Ihnen mit der Software von SEAK?

Grindinger: Wir haben die Personaleinsatzplanung in unseren Verkaufsabteilungen im Einsatz. In diesen sechs Abteilungen planen die jeweiligen Personalverantwortlichen selbständig auf Basis der Jahresplanung und den von der Geschäftsführung vorgegebenen Zielwerten für Umsatz und Stundenleistung.

Gibt es Themen, über die Sie mit der Abteilungsleitung differenzierter als zuvor sprechen können?

Grindinger: Die betriebswirtschaftliche Bedeutung von Personalaufwand, Stundenleistung und deren Beeinflussbarkeit wurde den Personalverantwortlichen stärker bewusst.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?

Grindinger: Wir messen den Erfolg nach 13 Jahren Einsatz an der Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter. Selbstverständlich auch an den betriebswirtschaftlichen Zahlen.

GARHAMMER-Fläche

Inwiefern hat die Software von SEAK dazu beigetragen, das Einkaufserlebnis der Kunden zu verbessern?

Grindinger: Unser Haus lebt von unserer hohen Beratungs- und Servicekompetenz. SEAK unterstützt uns dabei, unser gut geschultes Personal in ausreichender Zahl auf der Fläche zu haben, wenn der Kunde es benötigt. Dies spürt der Kunde.

Auf welchen Medien nutzen Sie die SEAK-Lösungen?

Grindinger: Hauptsächlich auf unseren betrieblichen Desktop-PCs. Lediglich das Mitarbeiter Service Portal von SEAK, das für die Zeitabrechnung zum Einsatz kommt, ist für jeden Mitarbeiter mobil auf seinem Smartphone einsehbar. Darüber hinaus werden die Einsatzpläne für unsere Mitarbeiter auf unserem internen Kommunikationstool veröffentlicht.

Unsere Homeoffice-Arbeitsplätze im Personalbereich haben selbstverständlich Zugriff auf SEAK.

Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeiter mit den Erwartungen der Kunden hinsichtlich Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?

Grindinger: Das funktioniert. Natürlich ist dies stark von der Qualität der Abteilungsleitung abhängig.

Was gefällt Ihnen besonders gut an der Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsplanung von SEAK?

Grindinger: Bei der Einsatzplanung ist es der automatische Besetzungsvorschlag für den jeweiligen Tagestyp. Bei der Bedarfsplanung liefert SEAK die zur Verfügung stehende Brutto- und Nettoarbeitszeit für den gesamten Planungszeitraum. Feiertage, Urlaube und Krankheit werden automatisch berücksichtigt. So kann eine vorhandene Über- und Unterbesetzung festgestellt werden und wir erhalten wichtige Erkenntnisse.

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Grindinger: Da wir ein großes Haus mit ca. 450 Mitarbeitern sind, ist die Regelsicherheit für uns eine Grundvoraussetzung, um das System verwenden zu können.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit der SEAK-Hotline und dem Support ?

Grindinger: Der Service von SEAK, insbesondere das Support-Team, begeistert mich. Im Kontakt mit dem SEAK-Team fallen Freundlichkeit, die hohe fachliche Kompetenz und Schnelligkeit auf.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Grindinger: Der kompetente Support.

Was planen Sie für die Zukunft? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Grindinger: Wir werden uns im zweiten Halbjahr 2022 intensiver als bisher mit den Möglichkeiten des Mitarbeiter Service Portal von SEAK beschäftigen.


Alexander Grindinger GARHAMMER
Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung

Wir bedanken uns bei Alexander Grindinger für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Modehaus GARHAMMER GmbH / Innenarchitektur Blocher Partners

„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall 1000 668 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall

Was macht eigentlich die Qualität eines Software-Lieferanten im Bereich Workforce Management aus? Folgt man den Beobachtungen von Alice Nachtigall, Personalreferentin beim Schuhhersteller LLOYD, dann ist es die Kombination von intelligenten IT-Lösungen mit nicht zu unterschätzenden „weichen Faktoren“, wie zum Beispiel Verlässlichkeit. Versprechen einhalten. Tun, was man sagt. Freude am eigenen Tun. Bei LLOYD setzt man bei Zeitwirtschaft sowie Planung von Personalbedarf und -einsatz auf die Expertise von SEAK Software.

Erstklassige Handwerkskunst, ausgesuchte Materialien, exzellente Passformen und Design: Das sind die Faktoren, die aus der 1888 in Bremen gegründeten H. F.-Meyer-Schuhfabrik im Laufe der Zeit einen internationalen Marktführer im Segment „Premium-Businessschuhe“ gemacht haben (Umsatz: 83 Mio. Euro). 1927 wurde das Unternehmen in Lloyd umbenannt. Die Liebe zum Schuh-Detail blieb.

1942 wurde der Firmensitz nach Sulingen (südlich von Bremen) verlegt. Von dort wird bis heute das Schuh-Business der Marke LLOYD gesteuert, darunter der Export (30 Prozent des Umsatzes) in 48 Länder.

Mit seinen 13 Tochtergesellschaften beschäftigt das Unternehmen weltweit ca. 1.500 Mitarbeitende, davon gut 400 in Deutschland. Die hochwertigen Schuhe werden in rund 2.800 Verkaufsstellen im Handel angeboten. Hinzu kommen im deutschen Markt 29 Concept Stores sowie weitere 8 Factory Outlets. Diese beiden Vertriebsschienen mit 200 Mitarbeitenden werden von LLOYD in Eigenregie geführt.

Mit dem Start eigener Retail-Aktivitäten wurde das einstige lupenreine Industrieunternehmen mit Themen konfrontiert, die vor allem im Handel für Kopfzerbrechen sorgen. Beispiel: ein Personaleinsatz, der sich möglichst präzise an Kundenfrequenz und Planumsatz orientiert.

Hinzu kommt – aus aktuellem Anlass – die pandemiebedingte Abwanderung von Verkaufsmitarbeitenden in andere Branchen. Stichwort: Kurzarbeit. Als Folge gewinnt ein intelligenter Einsatz der Mitarbeitenden zusätzlich an Bedeutung.

Zur Lösung der damit verbundenen Steuerungsaufgaben setzt LLOYD auf das Know-how von SEAK Software. Fragen an die LLOYD-Personalreferentin Alice Nachtigall zu den Erfahrungen mit den IT-Lösungen von SEAK.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz?

Alice Nachtigall: Wir planen den Personalbedarf und den Personaleinsatz mit Lösungen von SEAK Software. Hinzu kommt die Zeitwirtschaft.

Wie war die Ausgangslage? Welche Probleme sollten mit Software von SEAK gelöst werden?

Nachtigall: Wir wollten grundsätzlich einen Schritt in Richtung Digitalisierung machen. Schnellere, einfachere Prozesse waren das Ziel. Für unsere Einsatzplanungen verwendeten wir seinerzeit Excel. Das bedeutete reichlich manuelle Arbeit.

Wir gingen außerdem davon aus, dass wir Personalstunden verplanten, die mit Blick auf Frequenz und Umsatz nicht gerechtfertigt waren.

LLOYD Stuttgart

Wann und wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Nachtigall: Das war im Jahre 2016. Wir schrieben eine ganze Reihe von Anbietern an, die anschließend ihre Systeme vorstellten. SEAK Software war jedoch in der Zentrale des LLOYD-Konzerns bereits bekannt und genoss einen guten Ruf.

Wie haben sich die Planungsprozesse nach Einführung dieser Lösung verändert?

Nachtigall: Zuvor gab es Planungen für Personalbedarf und Personaleinsatz je Monat mit jeweils einer monatlichen Korrektur. Heute arbeiten wir mit einer Jahresplanung, die eine tägliche Umsatzprognose auf Basis historischer Daten umfasst.

Das System macht der Store-Leitung Vorschläge für eine optimale Verteilung des Personaleinsatzes im Tagesverlauf, die angepasst werden können. Damit sind wir mit unseren Planungen einerseits viel näher am jeweiligen Verkaufstag und können Planungskorrekturen mühelos wöchentlich vornehmen. Andererseits können wir jetzt bequem zwei bis drei Monate im Voraus die Besetzung in den Stores festlegen.

Von welchen Verbesserungen können Sie berichten?

Nachtigall: Es gab vorher so etwas wie eine Standardplanung nach dem Motto „Es müssen immer mindestens vier Verkaufsmitarbeiter auf der Fläche sein.“ Nur: Das stimmt so nicht. In Zeiten schwacher Frequenz ist das eine Überbesetzung.

Aber weil es keine Ausrichtung der Planung an den zu erwartenden Umsätzen gab, folgte man dieser Vorgabe.
Tatsächlich ließ sich der Personaleinsatz in umsatzschwachen Zeiten spürbar verringern.

Die Mitarbeitenden im Einsatz sind jetzt mehr gefordert, profitieren aber von mehr Planungssicherheit für ihre Freizeit, denn der Personaleinsatz wird jetzt auch über einen längeren Zeitraum im Voraus geplant.

Wie verändert der Einsatz dieser Softwarelösungen die Kommunikation mit den Store-Managern und dem Team in den Filialen?

Nachtigall: Auswertungen sind schnell und einfach zu erstellen und zu verstehen. Das steigert die Transparenz und erleichtert die Gespräche.

Woran messen Sie den Erfolg der Investition in Software von SEAK?

Nachtigall: Wir verkaufen jetzt eindeutig mehr Schuhe pro eingesetzter Personal-Stunde.

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich besonders relevant?

Nachtigall: Zeitprotokolle und Urlaubslisten. Vor allem aber die „Gerechtigkeitsstatistik“. Sie hilft dabei, die bei den Mitarbeitenden tendenziell ungeliebten Einsatzzeiten oder Einsatztage gerecht zu verteilen.

Nutzen Sie die SEAK-Lösungen auch auf mobilen Endgeräten?

Nachtigall: Wir denken darüber nach. Insbesondere der Mobile Dienstplan von SEAK, mit dem Mitarbeitende per Smartphone auf den aktuellen Dienstplan zugreifen und über Planänderungen informiert werden können, ist eine interessante Lösung.

LLOYD Ludwigsburg

Was gefällt an Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft von SEAK besonders gut?

Nachtigall: Im Vergleich zu anderen Softwareanbietern ist die Anwenderfreundlichkeit dieser Systeme besonders gut. Die Sprache, die verwendeten Begriffe sind leicht verständlich. Das scheint banal, ist aber leider keine Selbstverständlichkeit.

Was noch?

Nachtigall: Die Möglichkeiten, Auswertungen nach eigenen Wünschen anzupassen, ist sehr umfassend. Dabei sind die von SEAK vorgeschlagenen Auswertungsvarianten meist schon ausreichend. Unsere Filialleitungen arbeiten sehr gerne mit den Standard-Auswertungen des Systems.

Ist die Regelssicherheit, die die Personaleinsatzplanung von SEAK bietet, für Sie ein relevantes Thema?

Nachtigall: Auf jeden Fall. Das entspannt und erleichtert die Kommunikation mit dem Betriebsrat.

Pandemiebedingt sind Mitarbeitende aus dem Handel in Branchen abgewandert, die von Schließungen weniger betroffen waren. Wie konnten Sie diese Situation managen?

Nachtigall: SEAK reagierte schnell und stellte ein spezielles Modul zum Thema Kurzarbeit zur Verfügung. Das konnten wir zeitnah nutzen.

Über welche Erfahrungen mit dem SEAK Support-Team bzw. der SEAK-Hotline können Sie berichten?

Nachtigall: Ich erinnere mich an ein Telefongespräch mit dem Support, als wir Kurzarbeit einführen mussten und es um die Nutzung des neuen SEAK-Moduls ging. Man konnte uns schnell helfen. Ein absolut reibungsloser Kontakt. Superfreundlich. Das hatte ich bis dahin nur selten erlebt.

Was hat Sie in der Zusammenarbeit mit SEAK bislang am meisten überrascht?

Nachtigall: Der Support. Das leisten die meisten anderen mir bekannten Softwareanbieter so nicht. Der Support war von Beginn an herausragend und daran hat sich bis heute nichts geändert.

Was ist aus Ihrer Sicht „typisch SEAK“?

Nachtigall: Die sind unkompliziert in jeglicher Hinsicht. Außerdem: Verlässlichkeit. Man hält, was man verspricht.


LLOYD Personalreferentin Alice Nachtigall

Wir bedanken uns bei Alice Nachtigall für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © LLOYD Shoes GmbH

Familie Bäckerei Remke
„Hat sich in kurzer Zeit gerechnet“ SEAK bei Bäckerei und Konditorei Remke – Interview mit Andreas Remke 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Hat sich in kurzer Zeit gerechnet“ SEAK bei Bäckerei und Konditorei Remke – Interview mit Andreas Remke

Selbst in Filialkonzepten mit vergleichsweise kleinen Filialverkaufs-Teams, wie sie typisch für die Bäckereibranche sind, kann es bei konventioneller Einsatzplanung rasch zu Über- und Unterbesetzungen kommen. Fatal, wenn es keiner merkt. Andreas Remke, Geschäftsführer der Recker Landbäckerei (Recke), hatte es zumindest geahnt, dass bei der Einsatzplanung seiner rund 160 Filialmitarbeiterinnen lange Zeit nicht alles optimal lief und sich für die Investition in IT-Lösungen von SEAK Software entschieden. Der Erfolg dieser Maßnahme lässt sich in Euro und Cent beziffern.

Es war im Juli 1970, als die Eheleute Josef und Ursula Remke das Lebensmittelgeschäft Rieke inklusive einer dazugehörenden Bäckerei in Recke-Espel (Nähe Osnabrück) übernahmen. Zum Geschäftsmodell der Familie Remke gehörte von Beginn an eine Angebotspalette, die mehr als nur das tägliche Brot umfasste: Die große Vielfalt an Brot und Brötchen wurden mit leckeren Torten und Kuchen ergänzt. Schnell wurde die Backstube Remke über die Gemeindegrenzen hinaus bekannt und beliebt. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen, das in zweiter Generation von den Brüdern Andreas und Michael Remke geführt wird, rund 200 Mitarbeiter, davon 160 in den 19 Filialen in der Region.

Zum unternehmerischen Denken der Remkes gehört ein leidenschaftliches Bekenntnis zur handwerklichen Backtradition mit eigenen Rezepturen, eigenen Teigmischungen, eigenem Sauerteig sowie viel Zeit für Teigruhe und -reife. Dazu kommt der Einsatz moderner Technik in der Backstube.

Doch auch bei den Prozessen „im Hintergrund“ kommt Technologie zum Einsatz, die Maßstäbe setzt: zum Beispiel in den Bereichen Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung. Hier nutzt man Workforce Management-Lösungen von SEAK Software. Das gilt auch für Prozesse rund um Zeiterfassung und -korrekturen sowie Urlaubs- oder Abwesenheitsbeantragung, die mit der mobil einsetzbaren Software SEAK Teams einen Effizienzsprung erfahren haben.

Fragen an den Firmenchef Andreas Remke:

Was war der Anlass für die Einführung der Softwarelösungen von SEAK?

Andreas Remke: Vor allem wollten wir unsere Personalkosten in den Filialen in den Griff bekommen. Für die Investition in die Lösungen von SEAK haben wir uns dann im Jahre 2019 entschieden.

Haben Sie lange nach einem IT-Partner gesucht?

Remke: Nein. Das ging ganz einfach. In einer Bäckerei-Fachzeitung haben wir die Information gefunden, dass ein Betrieb in Ludwigshafen mit SEAK Software arbeitet. Ich kenne dieses Unternehmen. Das ist eine sehr gute Adresse. Deshalb haben wir nicht lange weiter gesucht und den Kontakt mit SEAK aufgenommen.

Bäckermeister Michael Remke
Bäckermeister Michael Remke in der Produktion

Was läuft jetzt anders und besser?

Remke: Früher wurde die Personaleinsatzplanung „per Hand“ in den Filialen gemacht. Das bedeutete jede Menge lästigen Papierkram für die Planung und die Lohnbuchhaltung. Vor allem aber ging es uns darum, unnötige Personaleinsätze, die nichts mit der Frequenz im Laden zu tun hatten, zu vermeiden.

Früher lief das beispielsweise so: Von 6 bis 12 Uhr waren einer Filiale zwei Verkäuferinnen zugeteilt, von 12 bis 18 Uhr dann drei. Doch das wurde kaum einmal hinterfragt. Ein anderes Beispiel ist Heiligabend. Da wurden in manchen Filialen fünf Verkäuferinnen eingeplant. Dabei ist dieser Tag in punkto Frequenz kaum anders einzuordnen als ein normaler Samstag. Vier Verkäuferinnen reichen auch an diesem Tag. Doch diese Über- oder Unterbesetzungen wurden damals nicht sichtbar.

Jetzt haben wir Klarheit. Das alles funktioniert jetzt wesentlich besser, auch weil die dazu gehörenden Entscheidungen und Genehmigungen mittlerweile zentralisiert sind. Unterm Strich geht das schneller und einfacher als die ganze Zettelwirtschaft.

Was macht es so einfach?

Remke: Innerhalb der Bedarfsplanung und der Einsatzplanung folgen wir dem System. Das macht es so einfach. Bei der Personalbedarfsplanung wird der Stunden- und Personalbedarf unter Berücksichtigung unserer Ziele wie Umsatz, Personalkosten und Stundenproduktivität ermittelt. Natürlich werden die Wochentage in „stark“ und „schwach“ unterschieden. Auch der Frequenzverlauf innerhalb eines Tages wird berücksichtigt.

Das System macht automatische Planvorschläge. Mitarbeiterwünsche können viel einfacher berücksichtigt werden.

Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?

Remke: Wir konnten die Personalkosten um drei bis vier Prozent senken. Damit hat sich die Investition bereits in kurzer Zeit gerechnet.

Wo kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz, und wer arbeitet damit?

Remke: Die Einsatzplanung erfolgt weiterhin in den Filialen, aber nach klaren Vorgaben der Zentrale. Abweichungen von den Vorgaben müssen genehmigt werden. Die Zeiterfassung findet an den Kassen in den Filialen statt. Die Verkäuferinnen melden sich per Touch-Key an und ab. Die Daten werden über eine Schnittstelle an die Buchhaltung zur Abrechnung übergeben.

Das System macht es einfach, Personalengpässe in einer Filiale zu erkennen und eine Mitarbeiterin aus einer anderen Filiale dort einzuplanen.

Welche Auswertungen sehen Sie sich besonders intensiv an?

Remke: Das Fehlen wegen Krankmeldungen. Das System macht es einfach, Auffälligkeiten zu entdecken, die den Verdacht nahelegen, dass jemand nicht ganz ehrlich ist.

Urlaubs- und Abwesenheitsanträge können mobil eingereicht werden. Wie kommt das Angebot bei den Mitarbeitern an?

Remke: Nicht nur das. Auch die Einsatzpläne und die Abrechnung der Zeiterfassung bekommen die Filialmitarbeiterinnen aufs Handy. Sie erhielten vorab umfangreiche schriftliche Informationen, wie’s funktioniert und wurden zusätzlich geschult. Mein Eindruck ist, dass diese mobile Lösung gut ankommt.

Vor allem aber sieht jeder auf einfache Weise, wie denn der Stand der Urlaubsplanung ist. Das macht manche Diskussion überflüssig. Denn wenn Mitarbeiter A Urlaub geplant hat und der genehmigt wurde, kann Mitarbeiter B in der Zeit keinen Urlaub machen. Punkt.

Filiale Bäckerei Remke
Ein Blick in eine Filiale der Bäckerei-Konditorei Remke

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Remke: Das war nicht kaufentscheidend, ist aber eine feine Sache. Denn im Alltag werden Rechtsfragen und die damit zusammenhängenden Kontrollen der Behörden immer wichtiger.

Haben Sie schon einmal den SEAK-Support in Anspruch genommen, und hat man Ihr Anliegen gelöst?

Remke: Bislang haben wir den Support nur selten benötigt. Aber wenn, dann erreicht man sofort jemand, der weiterhilft.

Wie beurteilen Sie Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK?

Remke: Mir gefällt, dass es immer eine Lösung gibt und dass Ankündigungen und Versprechen eingehalten werden. Man tut, was man sagt.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Remke: Die sind immer gut drauf. Da ruft man gerne an.


Wir bedanken uns bei Andreas Remke für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Recker Landbäckerei Josef Remke GmbH & Co. KG

„Weniger Nachfragen rund um die Zeitabrechnung“ SEAK bei MEIN FISCHER – Interview mit Stephanie Jähnig und Jens Feike-Herrmann 1024 615 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Weniger Nachfragen rund um die Zeitabrechnung“ SEAK bei MEIN FISCHER – Interview mit Stephanie Jähnig und Jens Feike-Herrmann

Die annähernd 200 Jahre alte Firmen-Historie Fischer (Taucha, Nähe Leipzig) ist geprägt von unternehmerischem Mut, Überlebensfähigkeit in schwierigsten Zeiten sowie Gestaltungs- und Wachstumswille im Modehandel. Sich im Wandel der Zeit immer wieder neu zu erfinden, dafür braucht es Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit – auch bei der Optimierung von Back Office-Prozessen. SEAK Software unterstützt das Unternehmen dabei. Seit nunmehr 10 Jahren.

April 1832: Der Leinenwebermeister Carl Ernst Fischer aus der Nähe von Nürnberg, zog nach Taucha bei Leipzig und eröffnete eine Werkstatt, die gleichzeitig auch Wohn- und Verkaufsraum war. Zunächst handelte Fischer mit selbst produzierten Leinenwaren und mit Flachsgarnen. Nach drei Jahren waren die Geschäfte so erfolgreich, dass im selben Haus ein Ladengeschäft eingerichtet werden konnte.

Sein Unternehmer-Gen muss Carl Ernst Fischer vererbt haben, denn Ende des 19. Jahrhunderts verkauften die Fischers nicht nur im eigenen Laden, sondern fuhren über die benachbarten Dörfer und boten das Sortiment direkt auf den Bauernhöfen und bei firmeneigenen Verkaufsmessen in Gasthöfen an.

Mit Geschick und Hartnäckigkeit führten die Nachfolgegenerationen das Unternehmen durch die Höhen und Tiefen des vergangenen Jahrhunderts. Dann, nach der deutschen Wiedervereinigung, wuchs das Unternehmen rasant. Mittlerweile wird das Unternehmen in 6. Familiengeneration von Ulrich Fischer (seit 2010) geleitet. MEIN FISCHER SEIT 1832 zählt 17 Modegeschäfte in Mitteldeutschland und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter.

Eng verbunden mit dem Wachstumsschub um das Jahr 2010 ist der Einstieg von SEAK als Software-Partner bei MEIN FISCHER SEIT 1832. Personalreferentin Stephanie Jähnig und IT-Leiter Jens Feike-Herrmann berichten von ihren Erfahrungen mit den SEAK-Lösungen.

Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?

Jens Feike-Herrmann: Wir arbeiteten eigentlich nur mit Papier, mit Stundenzettel für jeden Monat. In den Filialen gab es einen Wochendienstplan, der mit Bleistift ausgefüllt wurde. Insgesamt war die Planung des Personaleinsatzes recht unsystematisch.

Stephanie Jähnig: Es ließ sich auch nicht nachvollziehen, ob ein Mitarbeiter im Verkauf oder aber für eine Nebentätigkeit wie beispielsweise Dekoration eingesetzt worden war und ob der Einsatz sinnvoll war. Natürlich gab es auch keine Kennzahlen auf Mausklick.

Welche SEAK-Systeme kommen heute zum Einsatz?

Feike-Herrmann: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiter Service Portal (MSP). Hinzu kommt ein Besucherzähler, dessen Daten wir in die SEAK-Lösung importieren, um beispielsweise auch die Käuferquote berechnen zu können.

Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Feike-Herrmann: SEAK wurde uns von einem befreundeten Unternehmen empfohlen.

Was läuft jetzt anders? Was wurde verändert?

Feike-Herrmann: Das lässt sich kaum mehr miteinander vergleichen. Die Personaleinsatzplanung ist jetzt wesentlich effizienter als zuvor. Die Zentrale erstellt unter Berücksichtigung der Daten aus dem Vorjahr dabei für jede Filiale einen Jahresplan und definiert monatliche Umsatzziele. Auf dieser Basis und mit Hilfe der Vorschläge des Systems erstellt die Filialleitung dann die Einsatzplanung für jeden Tag.

Einblick in ein MEIN FISCHER – Modehaus

Was läuft jetzt besser?

Jähnig: Besser läuft die Übermittlung der korrekten Stunden und der diversen Abwesenheiten an die Lohnbuchhaltung sowie die Berechnung der Umsatzbeteiligung für unsere Mitarbeiter, da wir die Umsätze den jeweiligen Mitarbeitern je Kostenstelle zuordnen können.

Feike-Herrmann: In der Vergangenheit haben wir zu häufig Geld verbrannt. Oft wurde einfach die Einsatzplanung aus dem Vorjahr kopiert – und fertig. Mit der Software von SEAK erkennen wir schneller und einfacher, wo die Einsatzplanung nicht optimal ist. Auch die Mitarbeiter, die sich an der Kasse an- und abmelden, sind zufriedener, weil die Planung transparenter ist. Sie erhalten den Dienstplan vier Wochen im Voraus. Es gibt kaum Diskussionen.

Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?

Feike-Herrmann: Wir verzeichnen seit dem Einsatz der Lösungen von SEAK Jahr für Jahr steigende Stundenleistungen. Auch die Kennzahl „Teile pro Bon“ entwickelt sich erfreulich. Zuvor ließ sich diese Kennzahl nicht berechnen, denn man wusste nicht, wieviel Zeit ein Mitarbeiter tatsächlich auf der Verkaufsfläche im Einsatz war. Wir brauchen aber diese Kennzahlen und entsprechende Auswertungen auch, um leistungsabhängige Bonus-Zahlungen berechnen zu können.

Hat sich Ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, die mit SEAK arbeiten, verändert? Gibt es jetzt Themen, über die Sie differenzierter sprechen können?

Jähnig: Die Gespräche über die Produktivität oder Boni haben mehr Fundament. Details und Gründe für Kostenstellenwechsel lassen sich nachvollziehen. Man weiß, wo der Umsatz entstanden ist.

Feike-Herrmann: Es wird nicht mehr auf einem Blatt Papier herumradiert. Stattdessen kann sich jeder seine Daten im MSP ansehen.

Gibt es Auswertungen, die Sie sich besonders gern ansehen?

Jähnig: Mich interessieren neben den Stammdaten besonders die Statistiken zu Überstunden bzw. Minusstunden sowie der Anteil der Krankmeldungen. Mitarbeiter im Handel fehlen im Jahresdurchschnitt 10,9 Tage wegen Krankheit. Unser Wert ist niedriger. Sollte er über den Branchendurchschnitt steigen, wäre das ein Alarmzeichen. Fatal wäre es zudem, wenn wegen Krankheit und Urlaub die Mindestbesetzung nicht mehr gewährleistet werden kann. Auch diesen Aspekt behalte ich im Auge.

Auf welchen Medium werden die SEAK-Lösungen genutzt?

Feike-Herrmann: Bislang noch nicht auf mobilen Endgeräten. Allerdings wünschen sich die Filialleiter ein Tablet im Pausenraum, damit die Erfassung der Arbeitszeiten nicht mehr an der Kasse erfolgen muss und die Unterbrechung von Kassiervorgängen vermieden wird.

„Denn es ist nicht schwer und führte zu weniger Nachfragen und Diskussionen rund um die Zeiterfassung und Abrechnung.“

Stephanie Jähnig, Personalreferentin bei MEIN FISCHER

Für Ihre Mitarbeiter sollte sich seit SEAK-Einführung der Arbeitsalltag positiv verändert haben. Fällt Ihnen das auf?

Jähnig: Es gab bei der Einführung des MSP ältere Mitarbeiter, die nicht so technikaffin sind und die der Umgang mit der Lösung etwas verunsicherte. Aber das hat sich schnell gewandelt. Denn es ist nicht schwer und führte zu weniger Nachfragen und Diskussionen rund um die Zeiterfassung und Abrechnung.

Feike-Herrmann: Bei der Personaleinsatzplanung von SEAK ist die Akzeptanz auch darauf zurückzuführen, dass das System Gerechtigkeitsaspekte berücksichtigt.

Stephanie Jähnig und Jens Feike-Herrmann von MEIN FISCHER SEIT 1832

Haben Sie schon mal bei dem SEAK-Support Team in der Hotline angerufen? Konnte man Ihr Anliegen zeitnah klären?

Jähnig: Die SEAK-Lösungen sind weitestgehend selbsterklärend. Und wenn doch einmal eine Frage offen ist, dann erreicht man die SEAK-Hotline immer.

Feike-Herrmann: Wir sind gelegentlich auch betriebsblind. Deshalb sind die Tipps und Hinweise von SEAK so wertvoll. So weist man uns oft auf Potenziale hin, die wir übersehen oder noch nicht ausgeschöpft haben.

Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team in Vertrieb, Support, Beratung, Schulung etc. aus?

Feike-Herrmann: Bei SEAK kommt keine Hektik auf. Sie lösen Anliegen Schritt für Schritt. Ich fühle mich im Kontakt mit dem SEAK-Team gut aufgehoben.

Jähnig: Ich habe immer das Gefühl, dass die mich verstehen und wissen, was ich brauche. Dabei sind sie auch noch sehr sympathisch, nett und hilfsbereit.

Was hat Sie im Kontakt mit SEAK am meisten überrascht?

Jähnig: Da war einmal eine Frage zum Thema Urlaub und Zeitgutschrift in der SEAK-Planung. Man nahm sich für diese Frage fast eine Stunde Zeit, um das Problem zu lösen. Auch das Potenzial, das diese Software hat, überrascht mich immer wieder.

Was wünschen Sie sich außerdem von SEAK?

Jähnig: Die eine oder andere Auswertung würde ich gerne noch individueller anlegen können. Zum Beispiel würde ich gerne die Überstunden je Filiale per Mausklick angezeigt bekommen.

Was sind die künftigen Themen? Was planen Sie? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Jähnig: Eine digitale Personalakte mit Schnittstelle zu der Software von SEAK.

Wir bedanken uns bei Stephanie Jähnig und Jens Feike-Herrmann für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © MEIN FISCHER GmbH & Co KG

„Alles viel schneller und transparenter als zuvor“ SEAK bei Modehaus MAAS – Interview mit Silvia Blumenthal und Paul Schulz 1024 676 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Alles viel schneller und transparenter als zuvor“ SEAK bei Modehaus MAAS – Interview mit Silvia Blumenthal und Paul Schulz

Der Unternehmer Michael Maas steuert seine vier Mode-Fachgeschäfte mit einer Zeitwirtschaft sowie Personaleinsatzplanung von SEAK Software. Die Begeisterung bei der Einführung der Systeme hat sich in der MAAS-Verwaltung bis heute gehalten. Grund ist die Transparenz auf Knopfdruck und Details der IT-Lösung, die Konflikte bei Einsatzplanung und Abrechnung erst gar nicht entstehen lassen.

Es war im Jahr 1920: Gottlieb Maas und seine Ehefrau Meta eröffneten in Bassum, einem Städtchen südlich von Bremen, ein Textil-Etagengeschäft. Das „Haus ohne Schaufenster“ besaß damals eine Verkaufsfläche von lediglich 16 Quadratmetern.

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Bäckerei Sipl | www.seak.de
„Ohne Papierkram und für alle Beteiligten sehr transparent“ SEAK bei Bäckerei SIPL – Interview mit Franz Sipl, Geschäftsführung 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Ohne Papierkram und für alle Beteiligten sehr transparent“ SEAK bei Bäckerei SIPL – Interview mit Franz Sipl, Geschäftsführung

Wie das oberbayrische Bäckereiunternehmen SIPL mit IT-Unterstützung von SEAK den Einsatz von rund 600 Mitarbeitern steuert.

Sipl in Denkendorf, das ist Bäcker-Tradition im besten Sinne: Als im Jahr 1914 Franz Sipl aus dem Altmühltal nach Denkendorf kam, erwarb er ein kleines Häuschen, in dem er Backwaren und Lebensmittel verkaufte. Heute, mehr als einhundert Jahre danach, widmet sich die vierte Sipl-Generation immer noch mit Hingabe dem Backhandwerk – ganz ohne Fertigbackmischungen und Tiefkühlware.

Als die alte Backstube im Denkendorfer Ortszentrum im Jahr 1998 zu klein wurde, errichteten Luise und Franz Sipl sen. im Gewerbegebiet eine moderne Produktionsstätte, die bis zum Jahr 2017 mehrmals vergrößert wurde. Heute finden auf 4.000 Quadratmetern neben Bäckerei und Konditorei (mit mehr als 500 Rezepten für Kuchen und Torten) auch Verwaltung und Logistik ausreichend Platz.

Neben den eigenen 50 Filialen im Altmühltal von Eichstätt bis Kelheim sowie im Umkreis von Ingolstadt und Regensburg beliefert SIPL mittlerweile zahlreiche Märkte und Feinkostgeschäfte. Auch als Arbeitgeber ist das Unternehmen eine wichtige regionale Größe: Rund 600 Angestellte zählen zur Sipl Familie, darunter acht eigene Fahrer und ein Haustechnik- und Reinigungsteam.

Dass die Sipls zur Steuerung dieser großen Anzahl an Mitarbeitern eine ausgefeilte Software-Unterstützung benötigen, liegt auf der Hand. Seit rund 20 Jahren vertraut man dabei auf die Expertise von SEAK Software, Reinbek. Zum Einsatz kommen die Lösungen SEAKproHR sowie der Mobile Dienstplan und die Mobile Einsatzplanung. Fragen an den Firmenchef Franz Sipl.

Welche Probleme sollten mit Software von SEAK gelöst werden?

Franz Sipl: Ich erinnere mich noch an Zeiten, in denen wir mit Excel-Tabellen planten. Dann gab es eine selbstgestrickte Softwarelösung. Wir benötigten aber eine skalierbare Lösung, die zuverlässig mit unserem Unternehmen mitwächst.

In welchen Bereichen und Abteilungen kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz?

Sipl: Produktionsleitung, Verkaufsleitung, betriebswirtschaftliche Leitung, Geschäftsleitung, Verwaltung und Lohnabteilung nutzen SEAKproHR als Software für die Personaleinsatzplanung. Der Mobile Dienstplan mit Monats-, Wochen- und Tagesübersicht wird von allen Mitarbeitern genutzt. Den Filialbetreuern und Abteilungsleitern werden darin zusätzlich die Filialbesetzung sowie die freien und damit einsetzbaren Mitarbeiter angezeigt. In den Filialen wird die Mobile Einsatzplanung auf Tablets genutzt.

„Das alles läuft weitgehend ohne Papierkram und ist für alle Beteiligten sehr transparent.“

Franz Sipl, Geschäftsführung Bäckerei Sipl

Wie haben die Softwarelösungen von SEAK die betrieblichen Prozesse verändert?

Sipl: Die Planung über mehrere Hierarchieebenen wurde massiv erleichtert. Die Filialen bekommen aus der Zentrale eine Vorgabe. Diese basiert auf einer tagesgenauen Umsatzplanung. Der Personaleinsatz richtet sich dabei nach der zu erwartenden Kundenfrequenz je nach Tages- bzw. Uhrzeit. Die Einsatzplanung der Mitarbeiter erfolgt komfortabel auf einem Tablet direkt in der Filiale.

In der Produktion gibt die Betriebsleitung den Personalbedarf vor. Der Abteilungsleiter erstellt die Einsatzplanung. Anschließend wird diese Planung von der Produktionsleitung überprüft und zur Genehmigung vorgelegt. Über den ganzen Prozess hat die Betriebsleitung wichtige Kennziffern im Blick.

Das alles läuft weitgehend ohne Papierkram und ist für alle Beteiligten sehr transparent. Den endgültigen Dienstplan können die Mitarbeiter live auf ihrem Smartphone einsehen.

Mobiler Dienstplan | www.seak.de
Die Mobile Einsatzplanung auf dem Tablet.

Was läuft besonders gut?

Sipl: Auf Seiten der Mitarbeiter herrscht Zufriedenheit, weil die Dienstpläne frühzeitig und schnell verfügbar sind. Auch der Faktor „Gerechtigkeit“ lässt sich bei der Einsatzplanung ohne großen Aufwand berücksichtigen. Darüber hinaus lässt sich die Produktivität einfach, schnell und präzise planen.

Wie beeinflusst die Software von SEAK die Kommunikation mit den Mitarbeitern?

Sipl: Die Filial- und Abteilungsleiter kennen die Ziele, die sie erreichen sollen. Die tatsächlichen Leistungskennzahlen werden für jeden Tag schnell und transparent dargestellt. Die Stundenprotokolle zeigen die tatsächlich aufgewendeten Stunden. Das erleichtert die Gespräche nachhaltig.

Gibt es so etwas wie eine Lieblings-Auswertung, die Sie sich besonders gerne ansehen?

Sipl: Das sind Soll/Ist-Vergleiche, bei denen wir die Planungsqualität checken, aber auch Statistiken zu Zeitabrechnung und Abwesenheit. Im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung interessieren auch der Wert der aufgelaufenen Mehr- oder Minderstunden und der Urlaube.

Auf welchen Medien nutzen Sie die Lösungen?

Sipl: SEAKproHR nutze ich auf meinem Desktop-PC. Den Mobilen Dienstplan auch auf meinem Smartphone und die Mobile Einsatzplanung auf dem Tablet.

SEAK hat den Anspruch, Ziele von Unternehmen und Mitarbeitern mit den Erwartungen der Kunden an Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?

Sipl: Das funktioniert sehr gut.

Welche Bedeutung hat die Rechtssicherheit, die die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Sipl: Es ist ein gutes Gefühl, wenn auch rechtliche Aspekte umfassend abgedeckt sind.

Ein Wort zum SEAK-Support.

Sipl: Der Service ist vorbildlich. Bei uns, wie in den meisten Unternehmen, kommen Systeme unterschiedlicher IT-Lieferanten zum Einsatz. In diesem Vergleich steht SEAK bei uns an Nummer Eins der Zufriedenheitsskala.

Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team aus?

Sipl: Gleichbleibende Ansprechpartner, keine Sprachbox, bei Bedarf schnelle Unterstützung. Genau das, was wir uns wünschen.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Sipl: Durchdachte Lösung, guter Service.

Welche Pläne haben Sie und wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Sipl: Wir wollen die Möglichkeiten der mobilen SEAK-Lösungen noch weiter ausschöpfen. Da ist noch Potenzial.

Wir bedanken uns bei Franz Sipl für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.

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Foto © Bäckerei Sipl GmbH

A Schuhhandel Förstemann store | www.seak.de
„Genau die richtigen Maßnahmen ergreifen.“ SEAK bei Schuhhandel Förstemann – Interview mit Daniel Förstemann 900 617 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Genau die richtigen Maßnahmen ergreifen.“ SEAK bei Schuhhandel Förstemann – Interview mit Daniel Förstemann

So wird ein Schuh draus: Wie IT-Lösungen von SEAK Software in den 18 Rieker-Stores der Familie Förstemann die Personaleinsatzplanung vereinfacht, die Zahl der Mitarbeiter auf der Fläche der Frequenz entsprechend optimiert und mit smarten Analyse-Tools weitere Verbesserungsoptionen auf einen Blick sichtbar macht.

Die „Schuh-Familie“ Förstemann (Firmensitz: Ahnatal bei Kassel) betreibt in Deutschland 18 Monomarken-Stores der Marke Rieker. Kerstin und Jürgen Förstemann sowie Sohn Daniel und Tochter Nina bilden die Geschäftsleitung, zu der als einziges Nicht-Familienmitglied auch Jonas Roth gehört, der den Bereich Controlling leitet.

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