Unternehmen, die sich annähernd 140 Jahre am Markt behaupten, die den Veränderungen in Politik und Gesellschaft standhalten und den Umbrüchen der Zeit durch Anpassungsfähigkeit begegnen, dürfen sich zu Recht als „Institution“ bezeichnen. Horstmann + Sander, 1884 in Hannover als Sattlerei gegründet und mit der Fabrikation und dem Verkauf von Koffern gestartet, ist eine solche Institution. Das Familienunternehmen wird seit 2004 in 4. Generation geführt.
Seit dem letzten Großumbau im Jahr 1999 ist Horstmann + Sander in seinem Haupthaus mit 2.000 Quadratmetern Verkaufsfläche nicht mehr nur eine der ersten Adressen in der Region in den Bereichen Taschen, Schuhe, Reisegepäck und Accessoires, sondern auch „Platzhirsch“ für Mode und Lifestyle-Produkte in den oberen und obersten Preislagen.
Die Anforderungen von Horstmann + Sander an die Lieferanten sind entsprechend groß, die Erwartungen an die Produkte und Dienstleistungen von Softwareanbietern ebenfalls. In den Bereichen Personaleinsatzplanung, -bedarfsplanung und Zeitwirtschaft für die rund 80 Mitarbeitenden kommen die Lösungen von SEAK Software zum Einsatz. Fragen zu den Erfahrungen mit den SEAK-Lösungen an Michael Zotter, Leiter Rechnungswesen bei Horstmann + Sander.
Wie sind Sie auf SEAK Software aufmerksam geworden?
Michael Zotter: Das war auf der Messe CEBIT im Jahr 2005. Bei Horstmann + Sander gab es zu dieser Zeit noch keine EDV für Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Ich besuchte den Stand der Firma DATEV, ein Softwareanbieter für Steuerberater. Mich interessierte der digitale Datentransfer an die DATEV und fragte nach Softwareanbietern aus dem Bereich Zeitwirtschaft, die eine Schnittstelle zu DATEV hatten. Man nannte mir SEAK Software.
Wie ging es dann weiter?
Zotter: Zunächst einmal gar nicht.
Warum nicht?
Zotter: Weil man bei Horstmann + Sander schlechte Erfahrungen mit der Zeitwirtschaft eines anderen Anbieters gemacht hatte. Erst 2012 gab es grünes Licht.
Welche Probleme gab es? Was wollen Sie mit der Unterstützung von SEAK Software ändern?
Zotter: Wir führten die Zeitwirtschaft von SEAK Software ein, dazu zeitgleich auch die Lösungen für Personaleinsatz- und -bedarfsplanung. Vorrangig sahen wir aber Verbesserungsbedarf in punkto Zeitwirtschaft. Bis dahin arbeiteten wir mit Stundenkarten, auf denen die geleisteten Arbeitszeiten handschriftlich festgehalten wurden. Der Aufwand war einfach viel zu groß und fehleranfällig. Hinzu kamen gelegentlich auch Ärger und Verstimmungen, wenn etwa eine Stundenkarte verlorenging.
Was läuft mit SEAK besser?
Zotter: Die Mitarbeiterzufriedenheit ist massiv gestiegen. Die haben jetzt einfach einen besseren Überblick über die geleisteten Stunden. Hinzu kommt die Schnelligkeit bei der monatlichen Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Vorher waren mehrere Personen damit beschäftigt, tagelang die handschriftlich notierten Arbeitszeiten abzutippen und vielleicht sogar zu korrigieren. Jetzt erfolgt die Abrechnung per Mausklick. Dieser Prozess wurde richtig schön verschlankt. Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiter spätestens am 2. Arbeitstag jeden Monats ihr Geld auf dem Konto haben – drei bis fünf Tage früher als zuvor.
Welche Erfahrungen machten Sie mit der Personaleinsatz- und bedarfsplanung von SEAK?
Zotter: Wir waren zunächst etwas skeptisch. Unsere Einsatzplanung mit Excel-Tabellen, so unser Eindruck, funktionierte einfach und schnell. Hinzu kam, dass das volle Potenzial der Software erst mit detaillierten Umsatzzahlen ausgeschöpft werden konnte. Die hatten wir in der erforderlichen Tiefe anfangs nicht. Deshalb dauerte es eine Weile, bis wir die Früchte ernten konnten.
Was läuft jetzt besser?
Zotter: Die Abteilungsleiter berichten, dass die Software vor allem die Einsatzplanung für Tage erleichtert, an denen eine hohe Kundenfrequenz erwartet wird. Speziell dann sind die Besetzungsvorschläge, die das System anbietet, eine große Erleichterung.
Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?
Zotter: Die Personalkosten konnten um einen zweistelligen Prozentsatz gesenkt werden – vor allem, weil der Personaleinsatz jetzt wesentlich zielgenauer erfolgt. Wie der stationäre Handel generell, verzeichnen wir rückläufige Kundenzahlen. Aber der Durchschnittsbon hat sich in den letzten Jahren kontinuierlich erhöht. Auch das führen wir auf einen passgenauen Personaleinsatz zurück.
An welchen Stellen kommt die Software von SEAK zum Einsatz?
Zotter: Die Zeitwirtschaft von SEAK kommt in der Buchhaltung zum Einsatz. Unsere sechs Abteilungsleiter nutzen die Software für die Personaleinsatzplanung. Diese wird von der Verkaufsleitung gecheckt. Unsere Verkaufsleitung nutzt außerdem für Tage mit besonders hoher Frequenz die Bedarfsplanung von SEAK.
Wie hat die Nutzung der Software die Kommunikation mit den Mitarbeitern verändert?
Zotter: Früher mussten bei der Einsatzplanung oder Planänderungen viele Telefonate geführt werden, etwa um Verfügbarkeiten abzuklären. Jetzt kommen Infos und Antworten aus dem System oder sind dort hinterlegt.
Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?
Zotter: An den Personalkosten. Die Entwicklung spricht eine deutliche Sprache.
Inwiefern leisten die Lösungen von SEAK einen Beitrag zu einer Verbesserung des Kundenerlebnisses?
Zotter: Wir können jetzt viel besser die Pausenzeiten der Mitarbeiter auf der Verkaufsfläche planen. Allein schon ein solches Detail erhöht die Zufriedenheit der Kunden. Ich persönlich glaube jedoch auch, dass eine solche Software einen Beitrag leistet, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Ziele und Erwartungen von Unternehmensleitung, Mitarbeitern und Kunden zu harmonisieren.
Was gefällt Ihnen besonders an den SEAK-Lösungen?
Zotter: Am meisten begeistert mich, dass alles so einfach ist. Das ist sogar für Laien leicht verständlich. Wenn neue Mitarbeiter in die Nutzung der Software eingewiesen werden, dann spürt man das ganz deutlich.
Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die die Personaleinsatzplanung von SEAK bietet?
Zotter: Ein wichtiges Thema. Schließlich kann der Zoll jederzeit im Laden stehen, um zu kontrollieren. Da ist es extrem beruhigend, dass die wichtigsten Infos aus der Software abgerufen werden können.
Wie hat man bei Horstmann + Sander die Corona-Zeit erlebt und welchen Beitrag leisteten die SEAK-Lösungen dabei, diese zu managen?
Zotter: Zeitweise wurden fast alle der rund 80 Mitarbeiter in die Kurzarbeit geschickt. Es wurde nichts mehr geplant, aber auch niemand entlassen. Die Einsatzplanung von SEAK war dann von Nutzen, als es darum ging, Mindestbesetzungen zu steuern, die unbedingt garantiert sein mussten. Das gilt auch heute noch. Denn wie fast überall ist gutes Personal knapp.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem SEAK-Support und der Hotline?
Zotter: Wirklich Spitze! Ich habe bisher keine bessere Hotline kennen gelernt. Die von SEAK haben immer eine Lösung oder wissen, welcher Kollege helfen kann.
Ein Wort zu Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK.
Zotter: Großes Lob. Alle unsere Wünsche werden erfüllt. Es gibt keinen Grund, nach einem anderen System zu suchen. Seit wenigen Tagen nutzen wir SEAK aus der Cloud. Die Umstellung verlief bemerkenswert reibungslos. Nur zwei Tage nach Umstellung lief alles wieder perfekt.
Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit von SEAK-Vertrieb, -Support, -Beratung und -Schulung?
Zotter: Die Verzahnung dieser Bereiche ist gut organisiert. Unsere Informationen, Anregungen und Wünsche werden über den Vertrieb an die Zentrale weitergegeben. Antworten und Angebote erreichen uns zeitnah.
Gab es Überraschungen in den Jahren der Zusammenarbeit mit SEAK Software?
Zotter: Ja. Die Urlaubsplanung mit der SEAK-Lösung. Das Thema stand anfangs nicht im Fokus. Aber die Lösung hat für mehr Betriebsfrieden und Mitarbeiterzufriedenheit gesorgt. Das hatten wir in diesem Ausmaß nicht erwartet. Eine weitere positive Überraschung war die Transparenz, die dafür sorgte, dass bei Bedarf Mitarbeiter mit günstigeren Stundenlöhnen priorisiert eingesetzt werden können.
Gibt es etwas, das aus Ihrer Sicht den Spirit von SEAK kennzeichnet?
Zotter: SEAK ist typisch nordisch.
Was meinen Sie damit?
Zotter: Da ist dieser Hamburger Dialekt, verbunden mit einer supernetten Freundlichkeit. Sympathische Menschen. Das verbindet, macht Spaß.
Ein Blick nach vorn: Welche Pläne haben Sie?
Zotter: Wir haben ein Projekt zur Kundenfrequenzmessung gestartet. Ziel ist es, die Frequenzen auf Abteilungsebene messen zu können. Bis es so weit ist, dauert es noch etwas. Perspektivisch sollen diese Daten dann auch in die Bedarfs- und Einsatzplanung einfließen.
Wir bedanken uns bei Michael Zotter für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Horstmann & Sander GmbH & Co. KG