Qualifizierte und leistungsbereite Mitarbeitende zu finden und zu binden, gehört aktuell zu den großen Herausforderungen im Einzelhandel. Einer der Gründe sind die aus Sicht des Arbeitnehmenden oft unattraktiven Geschäftsöffnungszeiten. Zu den Unternehmen, die diesem Umstand offensiv und erfolgreich begegnen, zählt Rudnick in Aurich.
Das Unternehmen Rudnick, gegründet 1953, unterhält drei Geschäfte mit Mode, Babyausstattung sowie Möbel und Küchen auf 15.000 Quadratmetern. Rudnick hat 2018 mit dem SEAK-System von manuellen Prozessen auf digitales Workforce Management umgestellt.
Seinen 125 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen eine Vier-Tage-Woche sowie höchst individuelle Arbeitszeitvereinbarungen. Die Wünsche und Bedürfnisse der Angestellten in punkto Stundenzahl, Arbeitszeiten und Einsatztage werden in besonderem Maße berücksichtigt.
Fragen an die Personalleiterin Iris Dannholz.
Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?
Iris Dannholz: Speziell die Zeitabrechnung für rund 125 Mitarbeiter sollte effizienter gestaltet werden. Wir wollten den Papierkram durch eine digitale Lösung ersetzen.
Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?
Dannholz: Wir haben zunächst im Internet recherchiert und Angebote verglichen. Hinzu kamen Empfehlungen aus Verbänden und deren Mitglieder. So sind wir bei SEAK gelandet.
Welche Prozesse wurden mit der Einführung der Zeitwirtschaft und der Personaleinsatzplanung von SEAK verändert?
Dannholz: Alle. Denn vorher wurde alles händisch erledigt. Seit der Einführung der SEAK-Lösungen läuft alles digital. Viele Prozesse werden per Mausklick erledigt. Natürlich wussten wir auch vorher, was zu tun ist. Aber jetzt rechnet das System. Das ist vor allem eine massive Zeitersparnis in der Personalabteilung.
Was läuft seitdem besser?
Dannholz: Ich habe viel mehr Zeit für andere Tätigkeiten. Außerdem gibt es jetzt keine Diskussionen mehr über tatsächlich geleistete Arbeitszeiten. Denn das System bietet eine schnelle und leicht verständliche Dokumentation. Wer schummeln will, hat schlechte Karten.
Ein Blick in das Modehaus Rudnick. Auf insgesamt 15.000 qm bietet Rudnick Möbel, Küchen und Babyausstattung.
Wer arbeitet bei Ihnen mit der Software von SEAK?
Dannholz: Die Personalleitung ist die Kontrollinstanz und nutzt vor allem die Zeitwirtschaft von SEAK. Hinzu kommen fünf Bereichsleiter, die für die Wochenplanung des Personaleinsatzes verantwortlich sind. Dabei gibt es eine vordefinierte Basisplanung, die individuell je nach Bedarf und Situation ergänzt wird.
Gibt es Themen, über die dank Softwareunterstützung differenzierter als zuvor gesprochen werden kann?
Dannholz: Es ist die Übersichtlichkeit der Datenaufbereitung, die die Gespräche effizienter macht.
Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?
Dannholz: Wir arbeiten seit 2018 mit SEAK. Als dann die Corona-Pandemie kam, war die Softwareunterstützung Gold wert. Denn für die Personalabteilung bedeutete die Corona-Zeit einen hohen zusätzlichen administrativen Aufwand.
Was meinen Sie genau?
Dannholz: Speziell die Zeitabrechnungen. Denn da gab es Mitarbeiter, die zu einhundert Prozent unter die Kurarbeitsregelungen fielen, andere wiederum nur zum Teil, etwa wenn sie zur Arbeit erschienen, dann aber oft wegen fehlender Kundenfrequenz nach Hause geschickt wurden. Und dann gab es noch die Phase, in der unsere Geschäfte komplett geschlossen blieben.
Alle Auswertungen zur Meldung des Kurzarbeitszeitausgleichs und der Krankstunden mussten an die Agentur für Arbeit gemeldet werden. Fehlermeldungen konnten wir mit der SEAK-Lösung mühelos identifizieren und korrigieren.
Die Behörden haben anschließend unsere Meldungen akribisch überprüft. Es gab keine Beanstandung. Jedes noch so kleine Detail war rechtskonform. Das hätten wir ohne die Software von SEAK nicht lösen können.
Auf welchen Medien nutzen Sie die SEAK-Lösungen?
Dannholz: Nur auf meinem Rechner.
Was gefällt Ihnen besonders gut an der Personaleinsatzplanung von SEAK?
Dannholz: Die Möglichkeit, höchst unterschiedliche Arbeitszeitvereinbarungen abzubilden. Wir bieten unseren Mitarbeitern eine Vier-Tage-Woche, also zwei freie Wochentage. Ein freier Tag ist fix, der andere variiert je nach aktueller Situation und Bedarf, beispielsweise aufgrund von Krankmeldungen und Urlaubszeiten.
Der Wochenplan, Zeitabrechnung, aber auch Urlaubsplan werden per Email zugesandt.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit der SEAK-Hotline und dem Support?
Dannholz: Ich bin total zufrieden.
Ein Wort zu Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK.
Dannholz: Keine Beanstandungen.
Iris Dannholz, Personalleiterin bei der Ludwig Rudnick GmbH & Co. KG
Wir bedanken uns bei Iris Dannholz für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Ludwig Rudnick GmbH & Co. KG