Software für Personalbedarfsplanung im Einzelhandel von SEAK
Die SEAK Personalbedarfsplanung ist eine ganzheitliche Lösung. Sie umfasst die Analyse der aktuellen Ist-Situation, bietet eine einzigartige Potenzialanalyse und die Jahresplanung. Die detaillierten Statistiken unterstützen insbesondere Führungskräfte beim Controlling.
Jedes Unternehmen im Handel hat den Anspruch, je nach zu erwartender Kundenfrequenz und Umsatzziel, die optimale Anzahl an Verkaufsmitarbeitenden einzusetzen. Dies kann nur mit einer für den Einzelhandel passenden Personalbedarfsplanung erreicht werden.
Doch was ist Personalbedarfsplanung? Unter Personalbedarfsplanung versteht man vor allem die präzise Ermittlung des effektiven Stunden- und Personalbedarfs unter Berücksichtigung der Ziele und Vorgaben der Unternehmensleitung.
Damit gemeint sind etwa Ziele wie Umsatz, Personalkosten und Stundenproduktivität.
Die Personalbedarfsplanung von SEAK umfasst die vier Bausteine
- Personal-Engpass-Analyse (SEAK PEA)
- Jahresplanung
- Bedarfsorientierte Besetzung
- Controlling
„Die Qualität unserer Einsatzplanung hat sich um Klassen verbessert, seit wir vor einem Jahr die Personalplanungssoftware von SEAK eingeführt haben!
Schon vor SEAK funktionierte die Einsatzplanung in einigen Filialen gut, jetzt erreichen wir jedoch ein zuverlässig hohes Niveau in allen Häusern.“
„Die Softwarelösungen sind extrem handelsorientiert. Ich kenne viele andere Anbieter. Aber in Breite und Tiefe hat keiner so viel Wissen wie die Menschen, die bei SEAK arbeiten.“
„SEAK Software ermöglicht schlauere, schnellere und effizientere Prozesse und Abläufe. Keiner der Filialleiter nutzt mehr Papier und Stift für die Einsatzplanung, sondern ausschließlich das SEAK-System.“
„SEAK Software ist für Unternehmen unserer Branche eigentlich konkurrenzlos und für unser Unternehmen mittlerweile unverzichtbar.“
„Wir können jetzt Überbesetzungen besser vermeiden und setzen in den Zeiten mit Spitzen-Frequenz noch mehr Mitarbeiter als zuvor ein.
Wir bieten also noch mehr Service und Bedienungsqualität und erzielen mehr Umsatz. Ich hätte nicht gedacht, dass sich die Wirkung so schnell erzielen lässt.“
„Wir haben Mitarbeiter in andere Filialen versetzt oder sind Wünschen nach verringerter Arbeitszeit nachgekommen. Es fand somit ein Ausgleich statt.
Das bewirkte steigende Umsätze, weniger Kosten und eine Verbesserung der Arbeitsabläufe.“
„Das Vertrauen der Mitarbeiter ist spürbar gewachsen. Sie fühlen sich ernst genommen, weil sie ihre eigenen Wünsche auf einfache Weise miteinbringen können und ihre Anliegen zum Teil selbst verwalten und erledigen können.“
„Fest steht, dass unsere Mitarbeiterpräsenz und damit der Kundenservice besser geworden sind. Das wissen wir auch aus Rückmeldungen und Bewertungen unserer Kunden aus unserem hausinternen Qualitize-System.“
„Wir wussten, dass die Software auch in anderen, uns bekannten Unternehmen der Branche verwendet wird und haben die Kollegen darauf angesprochen.
Aufgrund der positiven Resonanz war es an dieser Stelle für uns klar, dass wir uns für die Personaleinsatzplanung von SEAK entscheiden werden.“
„Dank des Einsatzes des SEAK-Systems konnten wir die Überstunden um 80 Prozent senken – und das schon im ersten Jahr und bei gleicher Anzahl der Mitarbeiter.“
„Die Einsatzplanung für einen ganzen Monat dauert nur noch 30 bis 60 Minuten anstatt zwei bis drei Stunden.
Besonders wichtig ist, dass die Servicequalität gestiegen ist. Denn wir setzen im Vergleich zu früher mehr Mitarbeiter in frequenzstarken Zeiten ein.“
Jahresplanung
Die Jahresplanung bildet die Grundlage für eine optimale Einsatzplanung.
Sie umfasst die Umsatzplanung, tägliche Umsatzprognose, Vorgabe der Produktivitätsziele sowie die Berechnung des jährlichen Stundenbedarfs und der effektiv verfügbaren Stunden der Mitarbeitenden.
Alternativ zum Umsatz können auch andere Treiber wie Kunden, Stückzahlen etc. herangezogen werden.
Die Berechnung des Personalbedarfs lässt sich mit Hilfe der Jahressimulation, die speziell für Unternehmen im Einzelhandel entwickelt wurde, mühelos für das komplette Geschäftsjahr durchführen.
Die Jahresplanung als wichtiger Teil der Personalbedarfsplanung stellt den Stundenbedarf im Jahresverlauf unter Berücksichtigung der saisonalen Schwankungen dar.
Berücksichtig werden
- Ziel-Stundenproduktivität
- Umsatzplanung
- effektiv verfügbare Stunden der Mitarbeitenden
- angemessene Mindestbesetzung und Öffnungszeiten
- unterschiedlich starke und schwache Tage
- Marketingaktionen
- Ferien, Feiertage und Brückentage
- aktuelle Ereignisse
Bedarfsorientierte Besetzung
Die bedarfsorientierte Besetzung macht die optimale Verteilung des Personaleinsatzes im Tagesverlauf sichtbar.
So wird deutlich, wann unnötiger Personaleinsatz vermieden werden und in welchen Zeiten mit mehr Mitarbeitenden auf der Fläche das volle Umsatzpotenzial ausgeschöpft werden kann.
Berücksichtigt werden
- das verfügbare Stundenbudget
- die Personalstruktur in den jeweiligen Planungszonen
- die unterschiedlichen Wochentage
- die unterschiedlich starken und schwachen Wochentage
- der Frequenzverlauf (Besucher, Kunden, Umsatz, Stückzahl)
- Ferien, Feiertage und Brückentage
- Marketingaktionen