Zeitwirtschaft im Handel
Mit der SEAK Zeitwirtschaft zu mehr Rechtssicherheit. Arbeitszeiten genau erfassen und berechnen.
Mit der Zeitwirtschaft von SEAK können Sie Arbeitszeiten sicher und genau erfassen. Dies unterstützt Sie u. a. bei der Nachweispflicht nach dem Mindestlohngesetz.
Aktuelle Zeitsalden auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresebene bleiben mit der Zeitwirtschaft immer im Blick. Die Urlaubskonten der einzelnen Mitarbeiter lassen sich ganz einfach verfolgen.
Integrierte Schnittstellen sorgen für eine problemlose Übergabe der Arbeitszeiten an Ihr Lohn- & Gehaltsystem.
Personalverantwortliche werden durch das MSP (Mitarbeiter Service Portal) entlastet. Mit dem Employee Self Service können online Arbeitszeiten gebucht und Urlaub beantragt werden. Auch Buchungskorrekturen können Ihre Mitarbeiter einfach über das MSP beantragen.
Zeiterfassung und Zeitabrechnung
Zeiten erfassen
Die Zeiterfassung mit SEAK kann aktiv über Buchungsterminals und Kassen erfolgen, mobil über das Internet, passiv aus der Arbeitszeit aus der PEP und bei Vertrauensarbeitszeit aus der Regelarbeitszeit.
Die Terminalbedienung entspricht den konkreten Anforderungen im Handel (z. B. Wechsel von Abteilungen) und wurde speziell von SEAK entwickelt.
Bei passiver Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten aus der PEP übernommen. Abweichungen vom Plan werden per Korrektur erfasst.
Bei Vertrauensarbeitszeit ergibt sich die Arbeitszeit automatisch aus der vertraglichen Regelarbeitszeit.
Zeiten berechnen
Die Berechnung der Arbeitszeiten erfolgt unter Berücksichtigung der aktuell geltenden gesetzlichen, tariflichen und individuellen Regelungen, u. a.:
- Feiertagsregelungen
- Gutschriften für Abwesenheiten und Fehlzeiten
- Basis-Stunden und Zuschläge
Bei Gesetzesänderungen gewährleisten wir die entsprechenden Anpassungen in Ihrem System.
Berührungsloses Buchen und Identifizieren mit Chipkarte oder Transponder
Biometrische Zeiterfassung mit Fingerabdruck
- Stand der Urlaubstage anzeigen
- Arbeitszeit-Saldo anzeigen
- Wechsel von Abteilungen, Kostenstellen und Tätigkeiten
- Auswahl von Abwesenheitsgründen
Eine der Grundfunktionen der SEAK Zeitwirtschaft ist die Stammdatenverwaltung. Hier werden alle Mitarbeiterdaten abgelegt, die zur Abrechnung der Arbeitzeiten benötigt werden. Zum Beispiel vertragliche Regelungen oder Arbeitszeitregelungen.
Der Zugriff auf die Stammdaten wird über Bedienerrechte geregelt.
Für die eindeutige Zuordnung von Personen und Standorten bildet SEAK die Organisationsstruktur des Unternehmens ab. So spiegeln sich alle Abteilungen, Kostenstellen, Filialen und Firmen/Mandanten auch systemseitig wider. Dies ist Grundlage für ein optimales Kostencontrolling und die Personaleinsatzplanung.
Zu den vertraglichen Regelungen, die für jeden Mitarbeiter in der Arbeitzeitabrechnung berücksichtigt werden (wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind), gehören u.a.:
- vertraglich vereinbarte Stundenanzahl
- Regelungen zu Arbeitszeiten und Einsatztagen
- Urlaubsanspruch (Tarif)
- Einsatzbereiche des Mitarbeiters
- persönliche Daten (z. B. Geburtstag, Qualifikationen, Anschrift, Notizen, Termine/Jubiläen)
Der Zugriff auf die Stammdaten wird für die verschiedenen Mitarbeitergruppen (Personalabteilung, Planer, Management) in unterschiedlichem Umfang (nur bestimmte Information, Lese- und Schreibrechte) über Bedienerrechte geregelt.
Außerdem steht ein Bediener-Logbuch zur Verfügung, um jegliche Änderungen nachverfolgen zu können.
Zu den Arbeitszeitregelungen, die für jeden Mitarbeiter in der Arbeitszeitabrechnung berücksichtigt werden (wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind), gehören u.a.:
- alle gängigen Arbeitszeitmodelle für Vollzeit und Teilzeit
- individuelle Schichtmodelle (2/3/4)
- gesetzliche, tarifliche und individuelle Zuschläge
- Kappungsregelungen
Systeminterne Kalenderfunktionen sorgen dafür, dass der Großteil an Terminen, auf die sowohl in der Zeitwirtschaft als auch in der Einsatzplanung zugegriffen wird, systemseitig automatisch vorliegt.
Dies sind u.a. Kalender für
- Feiertage,
- Ferien und
- Berufsschulzeiten (Einsatz der Auszubildenden).
Anträge und Korrekturen im Mitarbeiter Service Portal
Mithilfe des Mitarbeiter Service Portals (MSP) erfassen Sie Arbeitszeiten, Zeitkorrekturen und Urlaubsanträge digital und online!
- Alle Anträge für Urlaub und Freizeit
- Alle Buchungskorrekturen (vergessene oder doppelte Buchungen)
- Alle Buchungen für Abwesenheiten, wie Krankmeldungen und Kuren
Sie legen fest, ob Anträge durch Mitarbeiter oder ihre Vorgesetzten erfasst werden. Alle Vorgänge durchlaufen einen Antrags- und Genehmigungsworkflow. Die Freigabe der Anträge und Korrekturen erfolgt über separate mehrstufige Workflows.
Dem Planer steht eine komplette Jahresübersicht mit allen Mitarbeitern des Planbereichs zur Verfügung. Per Zoom hat er die Übersicht für das gesamte Jahr, einzelne Monate und Tage. Die Planung erfolgt wahlweise per Maus (Drag & Drop) oder über die Tastatur. In der Summenzeile werden die An- und Abwesenden ausgewiesen.
In Kombination mit der Einsatzplanung werden zusätzlich auch der Personalbedarf und die Über-/Unterdeckung angezeigt.
Im Mitarbeiter Service Portal (MSP) können die Mitarbeiter für ein vorgegebenes Zeitfenster ihren Urlaube vorplanen. Dabei haben Sie die Übersicht über die gesamte Abteilung/Filiale.
Urlaubsanträge werden über ein mehrstufiges Genehmigungs- und Freigabeverfahren komplett digital beantragt und verarbeitet.
- Filial-, Abteilungs- und Gesamtübersichten
- Individuelle Jahreskarteikarten
- Rückstellungsliste inkl. stündlicher und monetärer Bewertung
- Detailübersichten mit allen Details zur Entwicklung der Urlaubskonten, inkl. Datumsangaben, verfallenem und vergütetem Urlaub
Anbindung aller gängigen Lohn + Gehalt-Systeme (Auswahl sh. rechts) für den bidirektionalen Datenaustausch. Austausch über standardisierte Schnittstellen.
Automatisierter Import und Abgleich der Personalstammdaten mit dem bestehenden Lohn- + Gehaltssystem
Import + Export von Kommen-/Gehen-Buchungen
Import + Export von Abwesenheiten
Export Stunden je Lohnart
Alle Auswertungen können zusätzlich zur Bildschirmanzeige ausgedruckt oder als PDF exportiert werden. Außerdem können die Auswertungen per Mail versendet oder nach Excel exportiert werden. Die Auswertungen können manuell abgerufen oder automatisiert versendet werden.
- Unvollständige Buchungen
- „Kommt“ nach Planzeit
- Planzeitkappung bei „Geht“
- Zeitabrechnung individuell
- Summen + Salden der Zeitabrechnung und Urlaube nach Abteilungen, Kostenstellen, Filialen und Mitarbeiterstatus
- Aktuelle +/- Stunden
- Entwicklungen