Personalplanung mit System

Zeitwirtschaft im Handel

Zeitwirtschaft im Handel

Arbeitszeiten genau erfassen und berechnen.

Mit der Zeitwirtschaft von SEAK können Sie Arbeitszeiten sicher und genau erfassen. Dies unterstützt Sie u. a. bei der Nachweispflicht nach dem Mindestlohngesetz.

Aktuelle Zeitsalden auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresebene bleiben mit der Zeitwirtschaft immer im Blick. Die Urlaubskonten der einzelnen Mitarbeiter lassen sich ganz einfach verfolgen.

Integrierte Schnittstellen sorgen für eine problemlose Übergabe der Arbeitszeiten an Ihr Lohn- & Gehaltsystem.

Personalverantwortliche werden durch das MSP (Mitarbeiter Service Portal) entlastet. Mit dem Employee Self Service können online Arbeitszeiten gebucht und Urlaub beantragt werden. Auch Buchungskorrekturen können Ihre Mitarbeiter einfach über das MSP beantragen.

Zeiten erfassen und berechnen

Zeiterfassung und Zeitabrechnung

Zeiten erfassen

Die Zeiterfassung mit SEAK kann aktiv über Buchungsterminals und Kassen erfolgen, passiv aus der Regelarbeitszeit und mobil über das Internet.

Die Terminalbedienung entspricht den konkreten Anforderungen im Handel (z. B. Abteilungswechsel) und wurde speziell von SEAK entwickelt.

Bei passiver Zeiterfassung kommen die Arbeitszeiten direkt aus der Personaleinsatzplanung.

Unsere Systempartner >

Zeiten berechnen

Die Berechnung der Arbeitszeiten erfolgt unter Berücksichtigung der aktuell geltenden gesetzlichen, tariflichen und individuellen Regelungen, u. a.:

  • Feiertagsregelungen
  • Gutschriften für Abwesenheiten und Fehlzeiten
  • Basis-Stunden und Zuschläge

Bei Gesetzesänderungen gewährleisten wir die entsprechenden Anpassungen in Ihrem System.

Zeitwirtschaft Terminal SEAK
Arbeitszeiten erfassen mit Chip oder Fingerprint

Berührungsloses Buchen und Identifizieren mit Chipkarte oder Transponder

Biometrische Zeiterfassung mit Fingerprint

Informationen und Eingaben direkt am Terminal
  • Stand der Urlaubstage anzeigen
  • Arbeitszeit-Saldo anzeigen
  • Abteilungs- / Kostenstellen-  und Tätigkeitswechsel
  • Auswahl von Abwesenheitsgründen
Stammdaten, Regelungen + Organisationsstruktur abbilden

Basisdaten

Stammdaten der Mitarbeiter

Eine der Grundfunktionen der SEAK Zeitwirtschaft ist die Stammdatenverwaltung. Hier werden alle  Mitarbeiterdaten abgelegt, die zur Abrechnung der Arbeitzeiten benötigt werden. Zum Beispiel vertragliche Regelungen oder Arbeitszeitregelungen.

Der Zugriff auf die Stammdaten wird über Bedienerrechte geregelt.

Organisationsstruktur

Für die eindeutige Zuordnung von Personen und Standorten bildet SEAK die Organisationsstruktur des Unternehmens ab. So spiegeln sich alle Abteilungen, Kostenstellen, Filialen und Firmen/Mandanten auch systemseitig wider. Dies ist Grundlage für ein optimales Kostencontrolling und die Personaleinsatzplanung.

Vertragliche Regelungen

Zu den vertraglichen Regelungen, die für jeden Mitarbeiter in der Arbeitzeitabrechnung berücksichtigt werden (wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind), gehören u.a.:

  • vertraglich vereinbarte Stundenanzahl
  • Regelungen zu Arbeitszeiten und Einsatztagen
  • Urlaubsanspruch (Tarif)
  • Einsatzbereiche des Mitarbeiters
  • persönliche Daten (z. B. Geburtstag, Qualifikationen, Anschrift, Notizen, Termine/Jubiläen)

Bedienerrechte

Der Zugriff auf die Stammdaten wird für die verschiedenen Mitarbeitergruppen (Personalabteilung, Planer, Management) in unterschiedlichem Umfang (nur bestimmte Information, Lese- und Schreibrechte) über Bedienerrechte geregelt.

Außerdem steht ein Bediener-Logbuch zur Verfügung, um jegliche Änderungen nachverfolgen zu können.

Arbeitszeitregelungen

Zu den Arbeitszeitregelungen, die für jeden Mitarbeiter in der Arbeitszeitabrechnung berücksichtigt werden (wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind), gehören u.a.:

  • alle gängigen Arbeitszeitmodelle für Vollzeit und Teilzeit
  • individuelle Schichtmodelle (2/3/4)
  • gesetzliche, tarifliche und individuelle Zuschläge
  • Kappungsregelungen

Kalender

Systeminterne Kalenderfunktionen sorgen dafür, dass der Großteil an Terminen, auf die sowohl in der  Zeitwirtschaft als auch in der Einsatzplanung zugegriffen wird, systemseitig automatisch vorliegt.

Dies sind u.a. Kalender für

  • Feiertage,
  • Ferien und
  • Berufsschulzeiten (Einsatz der Auszubildenden).
Digital + ortsunabhängig

Anträge und Korrekturen

Erfassen Sie Arbeitszeiten, Zeitkorrekturen und Urlaubsanträge digital und online!

  • Alle Anträge für Urlaub, Freizeit, Buchungskorrekturen (vergessene oder doppelte Buchungen)
  • Alle Buchungen für Abwesenheiten wie Krankmeldungen und Kuren

Sie legen fest, ob Anträge durch Mitarbeiter oder ihre Vorgesetzten erfasst werden. Alle Vorgänge durchlaufen einen Antrags- und Genehmigungsworkflow. Die Freigabe der Anträge und Korrekturen erfolgt über separate mehrstufige Workflows.

Es können Begründungen für Anträge und Ablehnungen hinterlegt werden.

Jederzeit ist die Statusübersicht der Anträge einsehbar.

Zeitwirtschaft: Urlaub und Korrekturen online beantragen
Zeitwirtschaft: Urlaub und Korrekturen online beantragen
Urlaubsplanung im SEAK System

Urlaubsplanung

Jahresplanung

Dem Planer steht eine komplette Jahresübersicht mit allen Mitarbeitern des Planbereichs zur Verfügung. Per Zoom hat er die Übersicht für das gesamte Jahr, einzelne Monate und Tage. Die Planung erfolgt wahlweise per Maus (Drag & Drop) oder über die Tastatur. In der Summenzeile werden die An- und Abwesenden ausgewiesen.

In Kombination mit der Einsatzplanung werden zusätzlich auch der Personalbedarf und die Über-/Unterdeckung angezeigt.

Zur Personaleinsatzplanung >

Individuelle Planung

Im Mitarbeiter Service Portal (MSP) können die Mitarbeiter für ein vorgegebenes Zeitfenster ihren Urlaube vorplanen. Dabei haben Sie die Übersicht über die gesamte Abteilung/Filiale.

Urlaubsanträge werden über ein mehrstufiges Genehmigungs- und Freigabeverfahren komplett digital beantragt und verarbeitet.

Übersicht Urlaubsstände

  • Filial-, Abteilungs- und Gesamtübersichten
  • Individuelle Jahreskarteikarten
  • Rückstellungsliste inkl. stündlicher und monetärer Bewertung
  • Detailübersichten mit allen Details zur Entwicklung der Urlaubskonten, inkl. Datumsangaben, verfallenem und vergütetem Urlaub
Systemintegration

Datenaustausch mit Lohn + Gehalt

Anbindung aller gängigen Lohn + Gehalt-Systeme (Auswahl sh. rechts) für den bidirektionalen Datenaustausch. Austausch über standardisierte Schnittstellen.

Automatisierter Import und Abgleich der Personalstammdaten mit dem bestehenden Lohn- + Gehaltssystem

Import + Export von Kommen-/Gehen-Buchungen

Import + Export von Abwesenheiten

Export Stunden je Lohnart

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Lohn+Gehalt-Schnittstellen der SEAK Zeitwirtschaft
Berichte über Zeitkonten, Buchungsqualität, Fehlzeiten

Analyse + Reporting

Alle Auswertungen können zusätzlich zur Bildschirmanzeige ausgedruckt oder als PDF exportiert werden. Außerdem Mail-Versand per Excel-Export. Auswertungen starten automatisch, manuell oder zeitgesteuert über einen Dienst.

Buchungsqualität

  • Unvollständige Buchungen
  • „Kommt“ nach Planzeit
  • Planzeitkappung bei „Geht“

Entwicklung Zeitkonten und Urlaube

  • Zeitabrechnung individuell
  • Summen + Salden der Zeitabrechnung und Urlaube nach Abteilungen, Kostenstellen, Filialen und Mitarbeiterstatus
  • Aktuelle +/- Stunden
  • Entwicklungen

Anrede
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