Workforce Management mit System

Mit der Zeitwirtschaft von SEAK können Sie Arbeitszeiten sicher und genau erfassen. Dies unterstützt Sie u. a. bei der Nachweispflicht nach dem Mindestlohngesetz.

Aktuelle Zeitsalden auf Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresebene bleiben mit der Zeitwirtschaft immer im Blick. Die Urlaubskonten der einzelnen Mitarbeiter lassen sich ganz einfach verfolgen.

Integrierte Schnittstellen sorgen für eine problemlose Übergabe der Arbeitszeiten an Ihr Lohn- & Gehaltsystem.

Personalverantwortliche werden durch das MSP (Mitarbeiter Service Portal) entlastet. Mit dem Employee Self Service können online Arbeitszeiten gebucht und Urlaub beantragt werden. Auch Buchungskorrekturen können Ihre Mitarbeiter einfach über das MSP beantragen.

Eine der Grundfunktionen der SEAK Zeitwirtschaft ist die Stammdatenverwaltung. Hier werden alle  Mitarbeiterdaten abgelegt, die zur Abrechnung der Arbeitzeiten benötigt werden. Zum Beispiel vertragliche Regelungen oder Arbeitszeitregelungen.

Der Zugriff auf die Stammdaten wird über Bedienerrechte geregelt.

Für die eindeutige Zuordnung von Personen und Standorten bildet SEAK die Organisationsstruktur des Unternehmens ab. So spiegeln sich alle Abteilungen, Kostenstellen, Filialen und Firmen/Mandanten auch systemseitig wider. Dies ist Grundlage für ein optimales Kostencontrolling und die Personaleinsatzplanung.

Zu den vertraglichen Regelungen, die für jeden Mitarbeiter in der Arbeitzeitabrechnung berücksichtigt werden (wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind), gehören u.a.:

• vertraglich vereinbarte Stundenanzahl
• Regelungen zu Arbeitszeiten und Einsatztagen
• Urlaubsanspruch (Tarif)
• Einsatzbereiche des Mitarbeiters
• persönliche Daten (z. B. Geburtstag, Qualifikationen, Anschrift, Notizen, Termine/Jubiläen)

Der Zugriff auf die Stammdaten wird für die verschiedenen Mitarbeitergruppen (Personalabteilung, Planer, Management) in unterschiedlichem Umfang (nur bestimmte Information, Lese- und Schreibrechte) über Bedienerrechte geregelt.

Außerdem steht ein Bediener-Logbuch zur Verfügung, um jegliche Änderungen nachverfolgen zu können.

Zu den Arbeitszeitregelungen, die für jeden Mitarbeiter in der Arbeitszeitabrechnung berücksichtigt werden (wenn sie in den Stammdaten hinterlegt sind), gehören u.a.:

• alle gängigen Arbeitszeitmodelle für Vollzeit und Teilzeit
• individuelle Schichtmodelle (2/3/4)
• gesetzliche, tarifliche und individuelle Zuschläge
• Kappungsregelungen

Systeminterne Kalenderfunktionen sorgen dafür, dass der Großteil an Terminen, auf die sowohl in der  Zeitwirtschaft als auch in der Einsatzplanung zugegriffen wird, systemseitig automatisch vorliegt.

Dies sind u.a. Kalender für

• Feiertage,
• Ferien und
• Berufsschulzeiten (Einsatz der Auszubildenden).

Erfassen Sie Arbeitszeiten, Zeitkorrekturen und Urlaubsanträge digital und online!

• Alle Anträge für Urlaub, Freizeit, Buchungskorrekturen (vergessene oder doppelte Buchungen)
• Alle Buchungen für Abwesenheiten wie Krankmeldungen und Kuren

Sie legen fest, ob Anträge durch Mitarbeiter oder ihre Vorgesetzten erfasst werden. Alle Vorgänge durchlaufen einen Antrags- und Genehmigungsworkflow. Die Freigabe der Anträge und Korrekturen erfolgt über separate mehrstufige Workflows.

Es können Begründungen für Anträge und Ablehnungen hinterlegt werden.

Jederzeit ist die Statusübersicht der Anträge einsehbar.

Anbindung aller gängigen Lohn + Gehalt-Systeme (Auswahl sh. rechts) für den bidirektionalen Datenaustausch. Austausch über standardisierte Schnittstellen.

Automatisierter Import und Abgleich der Personalstammdaten mit dem bestehenden Lohn- + Gehaltssystem

Import + Export von Kommen-/Gehen-Buchungen

Import + Export von Abwesenheiten

Export Stunden je Lohnart

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Alle Auswertungen können zusätzlich zur Bildschirmanzeige ausgedruckt oder als PDF exportiert werden. Außerdem können die Auswertungen per Mail versendet oder nach Excel exportiert werden. Die Auswertungen können manuell abgerufen oder automatisiert versendet werden.