Personalplanung mit System

Personaleinsatzplanung im Handel

Personaleinsatzplanung im Handel

Mitarbeiter bedarfsgerecht einplanen. Arbeitszeiten einhalten. Flexibel reagieren.

Mit einer Personaleinsatzplanung, die Ihre historischen Daten analysiert, Ihre Vorgaben berücksichtigt und Sie mit automatischen Planvorschlägen unterstützt, richten Sie Ihren Personaleinsatz konsequent nach Ihrem Bedarf aus.

Mitarbeiter werden nur dann eingesetzt, wenn sie auf der Fläche gebraucht werden. Die Einsatzplanung wird flexibler und effektiver, außerdem bewirkt die höhere Verfügbarkeit der Verkaufsmitarbeiter eine Steigerung des Kundenservices.

Individuell angepasste Einsatzpläne und Gerechtigkeitsfaktoren tragen maßgeblich zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Durch praktische Hilfsfunktionen in SEAK können Sie schnell und richtig auf Änderungen im Einsatzplan reagieren, z. B. mit der Mitarbeiter-Ersatzsuche.

Je nach Einstellung erhält der Planer bei einer Überschreitung der rechtlichen oder tariflichen Regelungen (z. B. maximale tägliche, wöchentliche oder monatliche Arbeitszeit) Hinweise auf die Überschreitung.

Gemeinsamer Datenpool und technische Unterstützung

Systemintegration

Voraussetzungen für eine ganzheitliche Betrachtung der Personaleinsatzplanung und den täglichen Plan-/Ist-Abgleich

Datenpool
  • Mitarbeiter-Stammdaten
  • Einsatzplanung
  • Zeiterfassung
  • Urlaub und Abwesenheiten
  • Warenwirtschaft/Kasse
  • Besucherzähler

Unsere Systempartner >

Unterstützung
  • Durchgängig digitale Erfassung und Bearbeitung aller relevanten Daten
  • Vernetzung aller Beteiligten und Daten
  • Mobil, orts- und zeitunabhängig
  • Automatisierter Datenabgleich
Personaleinsatzplanung: Benchmark mit Zielvorgabe im T.P.M.
Position, Potenzial und Zielsetzung

Bedarfsplanung

In der Personaleinsatzplanung ist das Ziel der Bedarfsplanung die Ermittlung des effektiven Stunden- und Personalbedarfs. Hierbei werden Treiber wie Umsatz, Teile, Kunden oder Besucher, die vorgegebene (Jahres-) Zielproduktivität und Personalkosten berücksichtigt.

Dabei steht das Management vor der Herausforderung, die „richtigen“ Vorgaben zu liefern. Wir unterstützen Sie hierbei mit unserem geführten Optimierungsprozess, der Sie in 3 Stufen zu mehr Klarheit über Ihre aktuelle Position, Ihr Potenzial und die zu Ihrem Geschäftsmodell passenden Zielvorgaben führt.

A) Positionsbestimmung

Analyse der aktuellen Ist-Situation: Wo stehen Sie aktuell zum Plan/Ziel und Vorjahr?

Ausgewertet werden die Bereiche

  • Stundenleistungen
  • Mitarbeiterziele
  • Flächenabdeckung
  • Käuferquote
  • Zusatzverkäufe
  • Regeleinhaltung (Regeltreue)

B) Potenzialanalyse

Potenzial: Wo könnten Sie stehen?

Unter Berücksichtigung Ihrer

  • Umsatzplanung
  • Mindestbesetzung
  • Unterschiedlich starken/schwachen Tage
  • Kunden- und Besucherfrequenzen
  • Effektiv vorhandenen MA-Stunden
  • Durchschnitt und Topleistungen der Abteilungen/Filialen

erfolgt eine Bedarfssimulation mit Anzeige der Über-/ Unterdeckung.

C) Zentrale Zielsetzung

Unternehmensziele
  • Umsatzplanung
  • Zielproduktivität
  • Stundenbedarf nach Tätigkeiten
  • Personalkosten
  • Flächenabdeckung
Individuelle Mitarbeiterziele
  • Umsatz
  • Umsatz/Stunde
  • Teile/Bon
  • % Zusatzverkäufe vom Gesamtumsatz
Kundenziele
  • Kunden
  • Zeit pro Besucher/Kunde
  • Käuferquote
  • Abdeckungsgrad der Frequenzen
  • Zusatzverkäufe (Teile/Bon)
Vorgaben und Umgang mit Abweichungen

Vertragliche/betriebliche Regelungen

  • +/- Stunden
  • Resturlaub und Urlaubsplanung

Gesetzliche Regelungen

  • Ruhetage
  • Ruhezeiten
  • Max Arbeitszeiten (Tag, Woche, 24 Wochen)
  • Maximale Arbeitstage pro Woche

Gerechtigkeit der Einsätze im Vergleich

  • Anzahl und Verteilung der freien Tage
  • Anzahl und Verteilung der Einsatztage
  • Einsatzzeiten
  • Entwicklung der Zeitkonten
  • Entwicklung der Urlaubskonten
Umsatzprognose, Stundenverteilung, Urlaubsplanung

Jahresgrobplanung und Urlaubsplanung

Jahresgrobplanung
Die Jahresgrobplanung als wichtiger Teil der Personaleinsatzplanung prognostiziert und verteilt den Stunden- und Personalbedarf auf die einzelnen Tage in der Zukunft auf Basis des jeweiligen Treibers, der Zielvorgaben und der Monats- bzw. Jahresplanung.
So werden beispielsweise beim Treiber „Umsatz“ die tagesbezogenen Umsatzprognosen auf Basis der historischen Umsatzverläufe und unter Berücksichtigung von Feiertagen, Ferien, Werbeaktionen (Marketingkalender) sowie der monatlichen Umsatzplanung ermittelt.
Urlaubsplanung

Vollständige Integration aller Urlaubskonten, inkl. Anspruch, Rest, genommen und geplant.

Zur Unterstützung der Urlaubsplanung wird der tagesbezogene Personalbedarf im Jahresverlauf angezeigt.

Es besteht außerdem die Möglichkeit der direkten Eingabe in der Planung.

Zielkontrolle in der Personaleinsatzplanung SEAK
Praktische Umsetzung der Zielsetzung in der Planung

Wochen- / Monatsplanung

Planer werden in der Personaleinsatzplanung von SEAK umfangreich unterstützt, um tägliche Abläufe besonders einfach und komfortabel zu gestalten.
So erhalten sie beispielsweise für jeden Tag einen automatischen Bedarfsvorschlag für die benötigten Stunden und Mitarbeiter im Tagesverlauf, inkl. der benötigten Qualifikationen/Funktionen der Mitarbeiter. Mit einem weiteren Knopfdruck werden die Mitarbeiter automatisch verplant.
Die Anpassung der Planung ist ebenso einfach. Alle Regelungen werden automatisch im Hintergrund geprüft und nachgehalten.
Frequenzabdeckung
  • Besucher-/Kundenfrequenz
  • Tagesprognosen
  • Mindestbesetzung
Transparenz der Ziele + Vorgaben
  • Abdeckungsgrad der Frequenzen
  • Benötigte Mitarbeiterqualifikation
  • Geplanter Umsatz
  • Stundenbudget
  • Stundenleistung
  • Wöchentliche und monatliche Ziele, Entwicklung und Hochrechnung
Mitarbeiterinteressen
  • Präferenzen anmelden
  • Vertragliche Stunden berücksichtigen
  • Gerechte Verteilung der Einsätze und freien Tage
Hinweise bei Regelverstößen
  • Berücksichtigung der Vorgaben zur Einhaltung der Regeln (Vertrag, Gesetz, Gerechtigkeit)
  • Anzeige von Warnhinweisen und Eingabebeschränkungen
Einsatzpläne verfügbar machen
  • Mobil auf dem Smartphone
  • Per Ausdruck
  • Per Web
  • Per E-Mail
Unternehmens-, Mitarbeiter- und Kundenziele auswerten

Analyse und Reporting

Darstellung
  • Bildschirm
  • Mobil
  • Drucker
  • PDF
  • Mail-Versand
  • Excel-Export

Auswertungen starten automatisch, manuell oder zeitgesteuert über einen Dienst.

Analyse-Möglichkeiten
  • Vergleiche zum Ziel und Plan
  • Vergleiche zum Vorjahr
  • Entwicklungen
  • Hochrechnungen
  • Potenzialanalyse
  • grafisch / tabellerisch
Analyse-Gruppen
Planungsqualität
  • Genauigkeit der Umsatzprognose
  • Einhaltung des vorgegebenen Stundenbudgets
  • Vollständigkeit der Planung
Unternehmensziele
  • Umsatzplanung
  • Zielproduktivität
  • Stundenbedarf nach Tätigkeiten
  • Personalkosten
  • Flächenabdeckung
Individuelle Mitarbeiterziele
  • Umsatz
  • Umsatz/Stunde
  • Teile/Bon
  • % Zusatzverkäufe vom Gesamtumsatz
Kundenziele
  • Kunden
  • Zeit pro Besucher/Kunde
  • Käuferquote
  • Abdeckungsgrad der Frequenzen
  • Zusatzverkäufe (Teile/Bon)

Anrede
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