Tara-M ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation. Zum Team gehören aktuell 275 Mitarbeitende in 20 Filialen in Nordrhein-Westfalen. Das Damenmode-Angebot umfasst Marken wie OPUS, s.Oliver, MAC, Tommy Hilfiger sowie ESPRIT oder Street One. Im Bereich Herrenmode sind BRAX, ETERNA oder Jack & Jones wichtige Namen.
Tara-M ist einer jener „kleinen Riesen“ im deutschen Modehandel, für die in einem wettbewerbsintensiven Markt die Themen Digitalisierung und automatisierte Prozesse ganz oben auf der Agenda stehen. Deshalb hat sich Tara-M bereits 2018 für SEAK Software entschieden.
Fragen an Matthias Gleis (Geschäftsführung), Barbara Kubitza (Verkaufsleitung), Nicole Schlusemann (Personal) und Marion Schlautmann (Personal).
Welche Systeme von SEAK Software nutzen Sie?
Matthias Gleis: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung sowie die mobilen Tools zur Urlaubsplanung, für Abwesenheitsanträge und Zeitkorrekturen. Nach einer erfolgreichen Testphase von August bis Dezember 2018 haben wir die Systeme in allen Filialen eingeführt.
Welche Verbesserungen hatten Sie sich davon versprochen?
Matthias Gleis: Mehr Transparenz und mehr Effizienz dank Digitalisierung bei Einsatz- und Bedarfsplanung. Unter- oder Überbesetzungen waren zuvor nicht erkennbar.
Jetzt sind für jeden Tag die Planumsätze hinterlegt und die Zahl der Mitarbeiterinnen auf der Fläche entspricht der erwarteten Kundenfrequenz. In Spitzenzeiten ist jetzt die komplette Mannschaft einer Filiale im Einsatz. Das war früher nicht so.
Was noch?
Matthias Gleis: Eine Erfassung der Arbeitszeiten ohne Stift und Papier. Dank der Digitalisierung ist das jetzt möglich. Die Filialmitarbeiter melden sich per Fingerprint an der Kasse oder im Aufenthaltsraum an und ab.
Barbara Kubitza: Bei Urlaubs- oder Abwesenheitsanträgen oder bei Zeitkorrekturen gibt es jetzt wesentlich weniger Rückfragen als zuvor. Das ist eine massive Entlastung für die Zentrale.
Wie kam der Kontakt mit SEAK Software zustande?
Matthias Gleis: Der Tipp kam von der Firma Prohandel, ein Anbieter von Warenwirtschaftssystemen und Kassentechnologie. Von SEAK wussten wir zuvor bereits, dass ihre Lösungen in namhaften Unternehmen des Einzelhandels genutzt wurden.
Wie verlief die Phase der Einführung der SEAK-Lösungen?
Barbara Kubitza: Ein Großteil der Kolleginnen und Kollegen in den Filialen war durchaus skeptisch. Es gab Gegenwind. Das änderte sich allerdings ziemlich schnell. Jetzt sind alle happy. Die mobilen Lösungen will man nicht mehr missen.
Außerdem macht die Software flexiblere Einsatzzeiten erst möglich. Davon profitieren alle.
Wer arbeitet bei Tara-M mit den SEAK-Lösungen für die Einsatz- und Bedarfsplanung?
Barbara Kubitza: Die Filialleitung. In der Software sind historische Umsatzdaten hinterlegt und die Vorgaben der Zentrale berücksichtigt. Die Planer erhalten aus der Software automatische Planvorschläge. So kann der Personaleinsatz konsequent am Bedarf ausgerichtet werden.
Nicole Schlusemann: In der Zentrale findet mit Hilfe der Softwarelösung außerdem ein Monitoring der Krankmeldungen statt.
Wie hat sich nach diesem Schritt in Richtung Digitalisierung die Kommunikation mit den Filialteams verändert?
Marion Schlautmann: Es ist heute einfach weniger Kommunikation notwendig als früher, weil viele Informationen digital zur Verfügung stehen und per Mausklick abgerufen werden können.
Woran messen Sie den Erfolg der Investition in die Software von SEAK?
Matthias Gleis: An der Transparenz. Wir haben grundsätzlich einen besseren Überblick über Personaleinsatz und Personalreserven als zuvor. Ein weiterer Maßstab ist die Zahl der Überstunden. Die konnten wir spürbar senken.
Hinzu kommen Fortschritte in punkto Digitalisierung: Die mobilen Tools mit ihren papierlosen Prozessen kommen bei den Mitarbeitenden in den Filialen und in der Zentrale sehr positiv an.
Wie hat sich der Arbeitsalltag der Filial-Teams verändert?
Barbara Kubitza: Alle freuen sich über mehr Einsatzgerechtigkeit. Hinzu kommt, dass sich nun auch die eigene Freizeit langfristiger planen lässt und jetzt sogar häufiger als zuvor ein „langes Wochenende“ möglich ist.
Gibt es Auswertungen, die für Sie von besonderer Bedeutung sind? Welche?
Barbara Kubitza: Summe und Salden, um die Mehr-oder Minderarbeitszeit aktuell einzusehen, sowie Zeitabrechnungsbelege, um entsprechend der Sollzeiten zu kontrollieren, wie die Mitarbeiter letztendlich eingesetzt wurden. Hinzu kommen Auswertungen zur Verteilung der Schichten und zur Einsatzgerechtigkeit an unattraktiven Arbeitszeiten.
Was gefällt Ihnen besonders an Personaleinsatzplanung von SEAK?
Barbara Kubitza: Die Übersicht über alle zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden. Das macht es einfach, auf einen kurzfristig geänderten Bedarf zu reagieren. Lästiges Telefonieren, um zu erfahren, wer, wo und wann zur Verfügung steht, entfällt komplett. Das hat uns nicht zuletzt in der Corona-Zeit sehr geholfen.
Wie denn?
Barbara Kubitza: Wenn aus einer geplanten Filialbesetzung von drei Mitarbeitenden gleichzeitig zwei am Corona-Virus erkrankt waren, dann bedeutete das erheblichen Stress. In diesen Situationen kam uns zugute, dass das SEAK-System einfach und schnell anzeigte, wer einspringen konnte.
Wie oft haben Sie seit Einführung der Software den SEAK-Support in Anspruch nehmen müssen?
Marion Schlautmann: Relativ selten
Ihr Eindruck?
Marion Schlautmann: Sehr positiv. SEAK ist fast immer erreichbar oder aber man erhält zeitnah einen Rückruf.
Was kennzeichnet die Zusammenarbeit mit SEAK?
Matthias Gleis: Einfach und unkompliziert. Ein Selbstläufer. Und wenn es einmal läuft, dann läuft’s.
Was ist aus Ihrer Sicht „typisch SEAK“?
Barbara Kubitza: Genauigkeit bis ins Detail und Transparenz.
Gibt es weitere Pläne, und wo sehen Sie aktuell Handlungsbedarf?
Matthias Gleis: Wir sind in der Verwaltung weitgehend „durchdigitalisiert“.
Wir bedanken uns bei Matthias Gleis, Barbara Kubitza, Nicole Schlusemann und Marion Schlautmann für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Modeladen Hillenbach GmbH