Bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, ein besserer Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse rund um Einsatzplanung und Zeitwirtschaft sind die positiven Effekte beim Einsatz von SEAK-Lösungen bei Bormuth, Darmstadt, ein Bäckereibetrieb mit eigener Produktion und gut 20 Filialen. Doch damit nicht genug: Wie es heißt, hat sich mit Einführung der SEAK-Systeme auch die Datenqualität deutlich verbessert.
Als Philipp und Marie Bormuth im Jahre 1913 ihre Bäckerei im Darmstädter Johannesviertel eröffneten, waren es neben der Qualität der Ware vor allem Fleiß und Sparsamkeit, die das Unternehmen Schritt für Schritt wachsen ließen. Heute, mehr als 100 Jahre danach, steuert die vierte Generation die Geschicke des Unternehmens, und die fünfte ist auch bereits aktiv mit dabei.
Das Firmenmotto: Tun, was die Vorfahren gelehrt haben. Das bedeutet, ein guter Handwerksbäcker zu sein, der ehrliche Qualität nach Familienrezepten tagtäglich frisch auf Ihren Tisch bringt. Details:
- Naturbelassene Zutaten
- Verzicht auf künstliche Aromen und Geschmacksverstärker
- Snacks und Salate aus eigener Herstellung
- genügend Zeit und Ruhe für den Brotteig
- Verzicht auf industrielle Vorprodukte oder Fertigungsmethoden
- Herzlichkeit und Wärme im Kundenkontakt
Dass diese Strategie funktioniert, steht fest. Denn heute ist Bormuth in Darmstadt und Umgebung mit 22 Läden vertreten und beschäftigt rund 200 Mitarbeitende, davon etwa 50 in der Produktion.
Doch das kontinuierliche Firmenwachstum sorgte auch für neue Herausforderungen: „Zum Beispiel in der Personalsteuerung und -kontrolle“, weiß Ina Bormuth (5. Generation), die im Familienunternehmen unter anderem alle Digitalisierungsprojekte begleitet.
Vor diesem Hintergrund wurde zu Beginn des Jahres 2020 die Zeitwirtschaftslösung von SEAK Software eingeführt – zunächst im Verkauf und ein halbes Jahr später auch in der Produktion. Im gleichen Jahr folgte die Personaleinsatzplanung SEAKproHR und im Jahre 2021 die mobile Lösung der Personaleinsatzplanung sowie der Mobile Dienstplan.
Fragen an die Expertin.
Vor welchen Herausforderungen stand das Unternehmen?
Ina Bormuth: Wir mussten die Organisation der Planung auf neue Beine stellen. Unsere Bereichsleiter hatten die Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter vor allem in ihren Köpfen. Das führte zu Problemen, wenn ein Bereichsleiter kurzfristig ausfiel.
Dann wusste niemand genau, zu welchen Zeiten man auf Aushilfen zurückgreifen konnte. Außerdem befanden sich personalrelevante Daten auf zwei unterschiedlichen Systemen, was die Verwaltungsprozesse ineffizient machte.
Was hat sich mit Einführung der Software von SEAK verändert?
Bormuth: Unsere Planungsprozesse sind transparenter und schneller geworden. Zudem befinden sich die Daten nun an einem Ort und werden zentral verwaltet. Damit verfügen wir über eine wesentlich bessere Datenqualität als zuvor. Hinzu kommen eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie eindeutig bessere Auswertungsmöglichkeiten.
Was läuft jetzt besser?
Bormuth: Vor allem unsere Personaleinsatz- und Urlaubsplanung. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden ist übersichtlich dargestellt. Das war gerade in der Corona-Zeit wichtig. Es gab krankheitsbedingt viel mehr Ausfälle als üblich. Hinzu kam das Thema Kurzarbeit und Personalverschiebungen. Dank SEAK war alles transparent und nachvollziehbar. Wenn wir alles mit Papier und Stift hätten lösen müssen, wären wir in einer Organisationskatastrophe gelandet.
Mit dem SEAK-System behielten wir aber den Überblick. Generell sind jetzt weniger Telefonate und weniger Absprachen nötig. Alles geht einfacher und schneller, und arbeitszeitrelevante Themen sind schon bei der Planung sichtbar.
Ein Beispiel, bitte.
Bormuth: Wenn der Einsatzplaner die vorgeschriebene Ruhezeit eines Mitarbeitenden nicht korrekt berücksichtigt, erhält der Planer eine Warnmitteilung aus dem System heraus. Gleiches gilt, wenn Aushilfen über die vereinbarten oder vorgeschriebenen Arbeitszeiten hinaus eingeplant werden.
Welche Rolle spielt der Mobile Dienstplan?
Bormuth: Der ist eine massive Entlastung für die Planer, denn die Mitarbeitenden können den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen. Fast alle Mitarbeitenden nutzen das. Deshalb ist einfach viel weniger Kommunikation als zuvor nötig.
Wie sind die Erfahrungen der Filialleiter mit der Personaleinsatzplanung von SEAK Software?
Bormuth: Sie nutzen die mobile Version der Personaleinsatzplanung auf einem Tablet. Der Mobile Dienstplan ist extrem einfach und intuitiv zu bedienen. Aufgrund seines Stundenplan-Charakters ist er zudem sehr übersichtlich. Auf den Einsatzplan konnten zunächst auch die Verkaufsmitarbeiter zugreifen. Auf beiden Seiten gab es Skepsis bei Einführung dieser Lösung. Diese schwand jedoch schnell durch die Nutzung des Mobilen Dienstplanes.
Wie ist die Rückmeldung Ihres Teams nach Einführung der SEAK-Systeme?
Bormuth: Besonders positiv ist die Reaktion der Führungskräfte. Die haben jetzt einen wesentlich besseren Überblick. Mit dem Mobilen Dienstplan punkten wir als Arbeitgeber vor allem bei neuen Mitarbeitenden für den Verkauf, die darin ein attraktives Tool sehen.
Was gefällt Ihnen an der Zeitwirtschaft von SEAK?
Bormuth: Die gut nachvollziehbare und detaillierte Darstellung von Zuschlagsberechnungen.
Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software und lässt sich dieser mit Zahlen belegen?
Bormuth: Monetär lässt sich der Nutzen nicht ausdrücken. Das liegt an den Pandemie-Jahren, die Vergleiche kaum zulassen. Der Erfolg ist aber qualitativ zu benennen: Unsere Planungsqualität und deren Schnelligkeit hat sich erheblich verbessert. Zudem verfügen wir jetzt über bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, einen besseren Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse.
Welche Auswertungen sind für Sie persönlich relevant?
Bormuth: Überstunden, Urlaubsstatistik und Arbeitszeitverletzungen.
Nutzen Sie selbst SEAKproHR auch auf mobilen Endgeräten unterwegs oder zuhause?
Bormuth: Noch nicht. Ich habe erst vor kurzem erfahren, dass das geht (lacht).
Was kennzeichnet aus Ihrer Sicht den SEAK-Spirit?
Bormuth: Herausragend vor allem, wenn es um die mobilen Lösungen geht.
Wie geht es jetzt weiter? Wo sehen Sie bei Bormuth Handlungsbedarf?
Bormuth: Wir sind gut aufgestellt und wollen jetzt das Potenzial der SEAK-Lösungen komplett ausschöpfen. Von SEAK wünschen wir uns, dass der mobile Einsatzplan noch weiter ausgebaut wird, damit die Planer noch unabhängiger vom Hauptsystem werden
Wir bedanken uns bei Ina Bormuth für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Bormuth GmbH