GARHAMMER, Waldkirchen, 1896 gegründet, gilt in der deutschen Fashion-Welt als „Vorzeigehaus“. Da ist zum einen das umfassende Angebot von Freizeit-, Business- und Anlassbekleidung, Young Fashion, Schuhe, Accessoires und Wäsche, mit dem man modisch punktet. Hinzu kommt ein Höchstmaß an Kunden- und Serviceorientierung, das GARHAMMER seit Jahrzehnten zur Top-Adresse im textilen Fachhandel macht.
Mit rund 450 Mitarbeitern und 20 Auszubildenden ist man einer der größten Arbeitgeber im Dreiländereck Deutschland, Tschechien und Österreich. Weltstädte wie München, Prag und Wien sind in wenigen Autostunden erreichbar. Damit ist klar: Die geografische Lage im Städtchen Waldkirchen mit seinen gut 10.000 Einwohnern hat GARHAMMER zu keiner Zeit begünstigt. Umso beeindruckender ist die unternehmerische Leistung einer jeder der bislang vier Familiengenerationen, die die Geschicke des Unternehmens führten und führen.
Die Liste der Awards und Ehrungen, mit denen GARHAMMER im Laufe der Jahrzehnte ausgezeichnet wurde, ist lang. Gelobt und bewundert wird dabei immer wieder aufs Neue die Verbindung von unternehmerischem Denken mit dem Bewusstsein für den „Faktor Mensch“. Gemeint sind sowohl Kunden, denen man mit einem Höchstmaß an Serviceorientierung begegnet, als auch die Mitarbeiter, ohne deren Kompetenz und Engagement vieles nicht möglich gewesen wäre.
Kundenorientierung und Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren, sind denn auch zentrale Aspekte bei der Personalbedarfs- und -einsatzplanung. GARHAMMER nutzt dafür seit 2008 die Lösungen von SEAK Software.
Fragen zu den Erfahrungen an Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung.
Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?
Alexander Grindinger: Bis zum Jahr 2008 wurde die Personalbedarfsplanung jährlich durch einen externen Berater durchgeführt. Dieser setzte die Vorgaben der Geschäftsführung auf Abteilungsbasis um und pflegte diese in die vorhandene PEP-Software ein. Doch die Kosten für diese Beratung waren sehr hoch.
Zudem fehlte dem Berater das umfassende Verständnis für die Abläufe und den Serviceanspruch unseres Hauses. Das Ergebnis dieser Planung gab den Personalverantwortlichen zudem lediglich grobe Richtwerte für die tägliche Einsatzplanung vor und unterstützte sie nicht wirklich.
Was genau passte nicht?
Grindinger: Die Rahmen wurden so weit gefasst, dass ein Personalcontrolling nicht sinnvoll war. Denn die Personalverantwortlichen konnten die Vorgaben auch ohne Anstrengungen erfüllen, zumal geringfügig Beschäftigte bei der Anrechnung komplett außen vor blieben. Dies galt es, abzustellen.
Außerdem wollten wir das Know-how im Hause haben und das Verständnis für eine betriebswirtschaftlich vertretbare Personaleinsatzplanung in die Fläche tragen.
Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?
Grindinger: Durch Online-Recherchen sind wir auf SEAK gestoßen. Die vorhandenen Referenzen sowie die Informationen von befreundeten Unternehmen, die die Software von SEAK bereits im Einsatz hatten, gaben den Ausschlag.
Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar. Damit verbunden waren wichtige Erkenntnisse für die Gesamthausplanung. Entscheidungen aus dem Bauch heraus gehören seither der Vergangenheit an.
Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung
Welche Prozesse wurden mit der Einführung dieser Softwarelösungen verändert?
Grindinger: Mit der Einführung dieser Software wurden sämtliche Prozesse der Einsatzplanung überarbeitet.
Die Personalverantwortlichen jeder Abteilung wurden geschult und auch gefordert. Ein Umdenken fand statt. Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar. Damit verbunden waren wichtige Erkenntnisse für die Gesamthausplanung. Entscheidungen aus dem Bauch heraus gehören seither der Vergangenheit an.
Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität – was lief danach besser?
Grindinger: Die Produktivität wurde deutlich verbessert. Damit sank die Personalkostenquote. Die Kundenzufriedenheit blieb auf dem bekannten hohen Niveau. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg, weil seit dem die Einsatzplanung gerechter ist.
Insbesondere die Anzahl der freien Samstage kann ohne großen Aufwand für alle gleich gestaltet werden.
Lassen sich die Verbesserungen in Zahlen ausdrücken?
Grindinger: Im Jahr der Einführung konnte die Personalaufwandquote um 0,7 Prozent und im Folgejahr um weitere 0,6 Prozent reduziert werden. Das bedeutete eine Einsparung von 650.000 Euro allein in den ersten beiden Jahren nach Einführung. Und dies ohne Einbußen in der Servicequalität.
Wer arbeitet bei Ihnen mit der Software von SEAK?
Grindinger: Wir haben die Personaleinsatzplanung in unseren Verkaufsabteilungen im Einsatz. In diesen sechs Abteilungen planen die jeweiligen Personalverantwortlichen selbständig auf Basis der Jahresplanung und den von der Geschäftsführung vorgegebenen Zielwerten für Umsatz und Stundenleistung.
Gibt es Themen, über die Sie mit der Abteilungsleitung differenzierter als zuvor sprechen können?
Grindinger: Die betriebswirtschaftliche Bedeutung von Personalaufwand, Stundenleistung und deren Beeinflussbarkeit wurde den Personalverantwortlichen stärker bewusst.
Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?
Grindinger: Wir messen den Erfolg nach 13 Jahren Einsatz an der Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter. Selbstverständlich auch an den betriebswirtschaftlichen Zahlen.
Inwiefern hat die Software von SEAK dazu beigetragen, das Einkaufserlebnis der Kunden zu verbessern?
Grindinger: Unser Haus lebt von unserer hohen Beratungs- und Servicekompetenz. SEAK unterstützt uns dabei, unser gut geschultes Personal in ausreichender Zahl auf der Fläche zu haben, wenn der Kunde es benötigt. Dies spürt der Kunde.
Auf welchen Medien nutzen Sie die SEAK-Lösungen?
Grindinger: Hauptsächlich auf unseren betrieblichen Desktop-PCs. Lediglich das Mitarbeiter Service Portal von SEAK, das für die Zeitabrechnung zum Einsatz kommt, ist für jeden Mitarbeiter mobil auf seinem Smartphone einsehbar. Darüber hinaus werden die Einsatzpläne für unsere Mitarbeiter auf unserem internen Kommunikationstool veröffentlicht.
Unsere Homeoffice-Arbeitsplätze im Personalbereich haben selbstverständlich Zugriff auf SEAK.
Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeiter mit den Erwartungen der Kunden hinsichtlich Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?
Grindinger: Das funktioniert. Natürlich ist dies stark von der Qualität der Abteilungsleitung abhängig.
Was gefällt Ihnen besonders gut an der Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsplanung von SEAK?
Grindinger: Bei der Einsatzplanung ist es der automatische Besetzungsvorschlag für den jeweiligen Tagestyp. Bei der Bedarfsplanung liefert SEAK die zur Verfügung stehende Brutto- und Nettoarbeitszeit für den gesamten Planungszeitraum. Feiertage, Urlaube und Krankheit werden automatisch berücksichtigt. So kann eine vorhandene Über- und Unterbesetzung festgestellt werden und wir erhalten wichtige Erkenntnisse.
Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?
Grindinger: Da wir ein großes Haus mit ca. 450 Mitarbeitern sind, ist die Regelsicherheit für uns eine Grundvoraussetzung, um das System verwenden zu können.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit der SEAK-Hotline und dem Support ?
Grindinger: Der Service von SEAK, insbesondere das Support-Team, begeistert mich. Im Kontakt mit dem SEAK-Team fallen Freundlichkeit, die hohe fachliche Kompetenz und Schnelligkeit auf.
Was ist für Sie „typisch SEAK“?
Grindinger: Der kompetente Support.
Was planen Sie für die Zukunft? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?
Grindinger: Wir werden uns im zweiten Halbjahr 2022 intensiver als bisher mit den Möglichkeiten des Mitarbeiter Service Portal von SEAK beschäftigen.
Wir bedanken uns bei Alexander Grindinger für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Modehaus GARHAMMER GmbH / Innenarchitektur Blocher Partners