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Besuchen Sie uns auf der südback 2024! 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
Besuchen Sie uns auf der südback 2024!

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Wir unterstützen Bäckereien dabei, ihre Produktivität und Effizienz zu steigern sowie nachhaltig erfolgreich zu sein. Als Spezialist für Workforce Management in Bäckereien präsentieren wir auf der südback 2024 unsere hierfür wegweisenden Lösungen:

  • Einsatzplanung mit automatischen Planvorschlägen
  • Zeiterfassung nach EuGH
  • eAU-Workflow vollautomatisiert und zertifiziert, inkl. Vorerkrankungsabfrage
  • Digitale Dienstpläne für Mitarbeitende und Filialen
  • Anträge per App durch die Mitarbeitenden

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Wir freuen uns auf Sie!

„So unkompliziert wie kein anderer” SEAK in der Bäckerei Niehaves– Interview mit Martin und Hermann Niehaves 1024 682 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„So unkompliziert wie kein anderer” SEAK in der Bäckerei Niehaves– Interview mit Martin und Hermann Niehaves

Die Integration von sechs Softwarelösungen unterschiedlicher Anbieter auf einen Schlag gilt als komplexe Aufgabenstellung. Bei der Bäckerei-Konditorei Niehaves mit Sitz in Wickede (Westfalen) verlief dieser Prozess sogar noch komplexer als erwartet. Einige Abläufe waren schwieriger darzustellen als andere und daher lief am Anfang nicht direkt alles rund. Es hakte und knirschte gelegentlich. „Gut, dass SEAK mit dabei war“, erinnern sich die Firmenchefs Martin und Hermann Niehaves. „Die sind sehr lösungsorientiert. Das hat uns gerade am Anfang maßgeblich nach vorne gebracht.“

Niehaves – das ist Backkultur seit 1978. Damals legten die Eltern der heutigen Geschäftsführer mit einer Backstube samt dazugehörendem Geschäftslokal den Grundstein für den Erfolg des Unternehmens. Heute arbeiten rund 600 Menschen bei Niehaves, davon mehr als 500 in den 63 Filialen (Stand: Juni 2024).

Das Geheimnis des Erfolges liegt in der Kombination von Leidenschaft fürs Handwerk mit modernster Technologie. Das ist das Credo von Hermann und Martin Niehaves und dies kann zu radikalen Entscheidungen führen. So war es auch 2019 und 2020.

Damals entschied sich Niehaves für den Umstieg von Software aus einer Hand, die in vielen Bereichen zum Einsatz kam, auf unterschiedliche IT-Lösungen für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Davon erhoffte sich das Unternehmen einen weiteren Effizienzsprung.

Heute lässt sich sagen: Ziel erreicht. Doch bis dahin gab es eine Reihe von Hürden zu nehmen und Lernprozesse zu durchlaufen. Fragen an Martin und Hermann Niehaves.

Welche Herausforderungen sollten mit der Einführung neuer Softwaretechnologie gelöst werden?

Martin Niehaves: Die Softwarelösungen für Kassen, Warenwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Versand kamen alle aus einer Hand. Grundsätzlich lief alles sehr gut.

Als wir dann aber Verbesserungen in Einkauf und Produktion anstrebten, mehr als 100 Kassen gegen eine modernere Lösung austauschen und den Bereich Retouren mit anbinden wollten, wurde das zum Problem. Denn der Softwareanbieter war nicht bereit, mit anderen Softwarehäusern zu kooperieren und Schnittstellen, die bis dahin nicht notwendig waren, einzurichten.

Wie ging es dann weiter?

Martin Niehaves:  Unser neuer Kassenlieferant kannte SEAK und brachte das Unternehmen mit ins Spiel. Damals waren die Lösungen von SEAK in der Bäckereibranche noch nicht so weit verbreitet. Aber Marco Pirker aus dem SEAK-Team brachte Branchenkenntnisse mit. Das war wichtig.

So kam es, dass wir uns mit diesen beiden Anbietern und weiteren Softwarespezialisten für die Bereiche Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft und Versand an einen Tisch setzten. Dabei kam es zu der Grundsatzentscheidung „Ja, wir wollen zusammenarbeiten.“ Danach erstellten wir ein Pflichtenheft für alle Beteiligten.

Die Lösungen von SEAK sollten vor allem die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung in den Filialen vereinfachen und effizienter machen. Wir wollten weg von Papierkram und Zettelwirtschaft. Damit verbunden war die Absicht, unsere Einsatzplanung zu zentralisieren.

Hört sich nach einem komplexen Vorhaben an.

Hermann Niehaves: Das war es. Wir haben die Komplexität sogar unterschätzt, da wir viele Nutzungsmöglichkeiten von SEAK erst bei der Umsetzung richtig wahrgenommen haben. Hinzu kamen Probleme bei der Datenübertragung vom alten System auf die neue Lösung.

Martin Niehaves: Alle Beteiligten mussten zusammenarbeiten und natürlich musste am Ende alles funktionieren. Speziell für SEAK war das aber überhaupt kein Problem. Zum Beispiel, als es um die Programmierung von Schnittstellen ging: Ich habe dabei noch nie so etwas Unkompliziertes kennengelernt wie SEAK. Es gab dabei aber auch für uns eine wichtige Erkenntnis.

Welche?

Martin Niehaves: Nicht an alten Zöpfen festhalten. Oft gibt es die Neigung, trotz neuer, leistungsfähiger IT an alten Prozessen festzuhalten, weil man es gewohnt ist. Das wollten wir vermeiden. Dabei half die Erkenntnis, dass die SEAK-Lösungen weit mehr bieten, als man anfangs vermutet.

Welche Prozesse wurden verändert?

Hermann Niehaves: Angefangen haben wir in der Produktion, weil wir dort bereits eine Software für die Personaleinsatzplanung im Einsatz hatten. Die Daten konnten wir eins-zu-eins übertragen. Das war völlig unspektakulär. Schwieriger wurde es im Bereich Verkauf, also in den Filialen.

An welche Schwierigkeiten denken Sie?

Hermann Niehaves: Da war zunächst die Entscheidung, wer denn künftig für die Einsatzplanung verantwortlich sein sollte. Bis dahin wurde der Personaleinsatz von der Filialleitung geplant und der Plan in Papierform an die Zentrale geschickt.

Eine Zentralisierung dieses Prozesses erschien uns logisch. Das allerdings war eine Belastung für unsere Verwaltung mit ihren beschränkten personellen Kapazitäten. Folglich übertrugen wir diese Aufgabe auf die Bezirksleiter. Doch dann stellte sich die Frage, wo und bei wem sich jemand aus der Filiale krank melden muss. Das wurde vorher innerhalb des Filialteams geregelt. Und jetzt? Beim Bezirksleiter? In der Zentrale?

Wie haben Sie das gelöst?

Martin Niehaves: Wir haben zum Teil wieder dezentralisiert. Dabei halfen uns SEAK TEAMS und SEAK MSP. Damit können wir Krankmeldungen, aber auch Zeitkorrekturen, Urlaubsanträge etc. digital abbilden. Die Verwaltung wird dadurch entlastet und wir, unsere Bezirksleiter, die Filialleitung und die Verkaufsteams sind besser informiert.

Außerdem können unsere Verkaufsteams den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen, Änderungen nachverfolgen und sogar sehen, mit wem der Einsatz geteilt wird. Verwirrung und Überraschung nach dem Motto „Was machst du denn hier? Heute müsste doch eigentlich Frau X oder Herr Y arbeiten“ kommen nicht mehr vor.

Probleme gab es lediglich mit der Anbindung an die Lohnbuchhaltungssoftware, deren Anbieter in dieser Situation nicht einfach erreichbar war, was die Kommunikation etwas schwierig machte. Sogar hier ist SEAK unterstützend tätig geworden.

Gab es bei Einführung von SEAK TEAMS keine Vorbehalte auf Seiten der Verkaufsteams?

Martin Niehaves: Wenn man etwas ändert, gibt es immer einen Teil der Betroffenen, der skeptisch ist. Da ist die Angst vor Verlust von Flexibilität, vor Kontrolle oder vor einer neuen Technik. Aber die meisten haben schnell die Vorteile erkannt. Hinzu kommt, dass eine gute Personaleinsatzplanung die Filialen stärkt und damit Arbeitsplätze sichert. Das ist ein starkes Argument in der Kommunikation mit den Verkaufsteams.

Wie ist heute die Einsatzplanung organisiert?

Martin Niehaves: Es gibt grobe Planvorgaben, die von der Zentrale an die Filialen übermittelt werden. Dabei ist jede Filiale einer Umsatzgrößenklasse zugeordnet. Für jeden Tag gibt es Planumsätze. Das System weiß, wie viel Personal für diesen Umsatz eingesetzt werden soll. Es sucht automatisch diejenigen verfügbaren Teammitglieder mit der notwendigen Kompetenz.

Das Ganze erfolgt mit einem Vorlauf von zwei Wochen. Diese Pläne können von der Filialleitung eigenverantwortlich angepasst werden. Die Bezirksleitung ist informiert, hat den Überblick und greift nur in Ausnahmefällen ein.

Hermann Niehaves: Die SEAK-Lösung erstellt den Einsatzplan automatisch. Wir mussten umdenken und uns daran gewöhnen, dass vieles jetzt einfacher war als zuvor.

Es ist wichtig, sich nicht an alte Prozesse zu klammern und zu verstehen, dass SEAK nicht nur den Papierkram ersetzt, sondern viel mehr kann. Zum Beispiel die Berechnung der Stundenleistung im Verkauf: Die ist jetzt viel zuverlässiger und präziser als zuvor.

Können Sie in einem Vorher/Nachher-Vergleich die Verbesserung nach Einführung der SEAK-Lösungen in Zahlen ausdrücken?

Hermann Niehaves: Für unser großes Repertoire an Auswertungen nutzen wir Power BI. Hier werden Zahlen aus unterschiedlichen Datenbanken zusammengeführt und zur Steuerung des Unternehmens verwendet. Wir registrieren steigende Stundenleistungen in den Filialen.

Manche Vergleiche sind aber auch schwierig, da während unserer Einführung von insgesamt sechs neuen Systemen die Corona-Pandemie kam. Fest steht aber: Ohne SEAK und mit einer Kommunikation auf Papierbasis wäre Corona zu einer Katastrophe für uns geworden.

Welche Auswertungen sind für Sie von besonderer Bedeutung? 

Martin Niehaves: Aus SEAK kommen natürlich alle Personaldaten wie Altersstruktur, Fluktuation, Krankenstand, Arbeitszeiten usw. In die Power BI tragen wir dann die Daten aus allen Programmen zusammen, so dass wir für alle Arbeitsbereiche die richtigen Kennzahlen haben.

Das Gute daran: Die Auswertungen werden automatisch erstellt. Dadurch können wir schneller für unsere Mitarbeiter reagieren und an den richtigen Stellen helfen. Denn wir wollen als zuverlässiger Arbeitgeber wahrgenommen werden, bei dem man gerne arbeitet.

Sind die Erfahrungen aus den Filialen identisch mit den Erfahrungen in der Produktion?

Martin Niehaves: Ja, definitiv. Wir haben eine bessere Übersicht und der Mitarbeiter hat mehr Planungssicherheit.

Nutzen Sie die SEAK-Lösungen auch auf mobilen Endgeräten?

Hermann Niehaves: Ja, auf meinem Smartphone. So weiß ich immer genau, was in jeder beliebigen Filiale gerade los ist.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem SEAK-Support?

Martin Niehaves: Ich kenne kein Unternehmen, das einen besseren Support hat als SEAK.

Ihre Meinung zu Zuverlässigkeit, Termintreue, Kompetenz von SEAK?

Hermann Niehaves: Einhundert Prozent.

Was wünschen Sie sich außerdem von SEAK?

Martin Niehaves: Wir wollen das System noch besser bedienen können. Wenn etwas neu installiert wird, dann funktioniert es oft erst einmal nur langsam, da man auch intern die Personalstruktur anpassen muss. Die Möglichkeiten, die uns SEAK bietet, beschränken sich nicht nur auf die Zeitdaten.

Daher muss man entscheiden, ob man eventuell zusätzliche Ressourcen zur Verfügung stellt. Wir haben das für uns erkannt und unser Team erweitert.

Blick nach vorn: Was planen Sie für die Zukunft? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Martin Niehaves: Wir wollen unsere Auswertungen weiter verbessern und werden dabei auf die SEAK Power BI setzen. Diese soll uns helfen, Personalengpässe und Potenziale frühzeitig zu identifizieren.

Hermann Niehaves: Außerdem wollen wir bei den einzelnen Arbeitsplätzen in den Filialen noch präziser nach den jeweiligen Tätigkeiten unterscheiden, um bessere Entscheidungen zum Beispiel bei Anschaffungen und Abläufen treffen zu können und auch weiterhin die Arbeitsplätze unserer Mitarbeiter zu verbessern.

Hermann und Martin Niehaves

Hermann und Martin Niehaves, Geschäftsführer der Bäckerei Konditorei Niehaves GmbH & Co KG

Wir danken Martin und Hermann Niehaves für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Bäckerei Konditorei Niehaves GmbH & Co KG

Durchgehende Digitalisierung in der Bäckerei Niehaves 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
Durchgehende Digitalisierung in der Bäckerei Niehaves

Die Bäckerei Niehaves – ein westfälisches Familienunternehmen mit rund 60 Bäckereifilialen und Konditorei-Cafés – hat seine Systemlandschaft einer umfassenden Erneuerung unterzogen.

Der Grund hierfür war u. a., dass die Geschäftsführer Hermann und Martin Niehaves, anlässlich eines Kassensystemtauschs, alle Abläufe hinterfragen und neu überdenken wollten und sich schließlich für eine durchgehende Digitalisierung der Geschäftsabläufe entschieden.

Niehaves‘ neue, digitalisierte Systemlandschaft besteht aus 4 Software-Komponenten:

  • Das SEAK-System überzeugte Niehaves mit den Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung.
  • Als zentrales Steuerungssystem entschied sich das Unternehmen für die integrierte Bäckerei-Software OrgaBack, eine Partnerlösung, die Signum gemeinsam mit WinBack entwickelt hat.
  • Für die Filialen wählte die Bäckerei das cloudbasierte Kassensystem von copago aus.
  • Für die Kommissionierung entschied sich Niehaves für die Firma toolbox.

„Wir machen in SEAK mittlerweile die komplette Personaleinsatzplanung, ob Produktion oder Verkauf. Wir können in SEAK die Personaleinsätze auch entsprechend der Umsätze planen. Einen Großteil der Mitarbeiter planen wir automatisch nach den Einstellungen in SEAK, wie viele Stunden ein Mitarbeiter hat, welche Schichten ihr oder ihm am liebsten sind, wann jemand freie Tage oder Urlaub hat.

Das können Sie alles im Programm hinterlegen, was am Anfang mit viel Pflegeaufwand verbunden ist, aber einem nachher die Einsatzplanung der Mitarbeiter erleichtert.“

Martin Niehaves, Geschäftsführer Bäckerei-Konditorei Niehaves

Lesen Sie hier die Success Story von Niehaves und der Integration aller vier Softwarekomponenten, die uns freundlicherweise von dem Unternehmen Signum zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt wurde.

Bäckerei Bormuth
„Planungsqualität hat sich erheblich verbessert“ SEAK bei Bäckerei Bormuth – Interview mit Ina Bormuth 1000 666 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Planungsqualität hat sich erheblich verbessert“ SEAK bei Bäckerei Bormuth – Interview mit Ina Bormuth

Bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, ein besserer Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse rund um Einsatzplanung und Zeitwirtschaft sind die positiven Effekte beim Einsatz von SEAK-Lösungen bei Bormuth, Darmstadt, ein Bäckereibetrieb mit eigener Produktion und gut 20 Filialen. Doch damit nicht genug: Wie es heißt, hat sich mit Einführung der SEAK-Systeme auch die Datenqualität deutlich verbessert.

Als Philipp und Marie Bormuth im Jahre 1913 ihre Bäckerei im Darmstädter Johannesviertel eröffneten, waren es neben der Qualität der Ware vor allem Fleiß und Sparsamkeit, die das Unternehmen Schritt für Schritt wachsen ließen. Heute, mehr als 100 Jahre danach, steuert die vierte Generation die Geschicke des Unternehmens, und die fünfte ist auch bereits aktiv mit dabei.

Das Firmenmotto: Tun, was die Vorfahren gelehrt haben. Das bedeutet, ein guter Handwerksbäcker zu sein, der ehrliche Qualität nach Familienrezepten tagtäglich frisch auf Ihren Tisch bringt. Details:

  • Naturbelassene Zutaten
  • Verzicht auf künstliche Aromen und Geschmacksverstärker
  • Snacks und Salate aus eigener Herstellung
  • genügend Zeit und Ruhe für den Brotteig
  • Verzicht auf industrielle Vorprodukte oder Fertigungsmethoden
  • Herzlichkeit und Wärme im Kundenkontakt

Dass diese Strategie funktioniert, steht fest. Denn heute ist Bormuth in Darmstadt und Umgebung mit 22 Läden vertreten und beschäftigt rund 200 Mitarbeitende, davon etwa 50 in der Produktion.

Doch das kontinuierliche Firmenwachstum sorgte auch für neue Herausforderungen: „Zum Beispiel in der Personalsteuerung und -kontrolle“, weiß Ina Bormuth (5. Generation), die im Familienunternehmen unter anderem alle Digitalisierungsprojekte begleitet.

Vor diesem Hintergrund wurde zu Beginn des Jahres 2020 die Zeitwirtschaftslösung von SEAK Software eingeführt – zunächst im Verkauf und ein halbes Jahr später auch in der Produktion. Im gleichen Jahr folgte die Personaleinsatzplanung SEAKproHR und im Jahre 2021 die mobile Lösung der Personaleinsatzplanung sowie der Mobile Dienstplan.

Fragen an die Expertin.

Vor welchen Herausforderungen stand das Unternehmen?

Ina Bormuth: Wir mussten die Organisation der Planung auf neue Beine stellen. Unsere Bereichsleiter hatten die Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter vor allem in ihren Köpfen. Das führte zu Problemen, wenn ein Bereichsleiter kurzfristig ausfiel.

Dann wusste niemand genau, zu welchen Zeiten man auf Aushilfen zurückgreifen konnte. Außerdem befanden sich personalrelevante Daten auf zwei unterschiedlichen Systemen, was die Verwaltungsprozesse ineffizient machte.

Was hat sich mit Einführung der Software von SEAK verändert?

Bormuth: Unsere Planungsprozesse sind transparenter und schneller geworden. Zudem befinden sich die Daten nun an einem Ort und werden zentral verwaltet. Damit verfügen wir über eine wesentlich bessere Datenqualität als zuvor. Hinzu kommen eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie eindeutig bessere Auswertungsmöglichkeiten.

Was läuft jetzt besser?

Bormuth: Vor allem unsere Personaleinsatz- und Urlaubsplanung. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden ist übersichtlich dargestellt. Das war gerade in der Corona-Zeit wichtig. Es gab krankheitsbedingt viel mehr Ausfälle als üblich. Hinzu kam das Thema Kurzarbeit und Personalverschiebungen. Dank SEAK war alles transparent und nachvollziehbar. Wenn wir alles mit Papier und Stift hätten lösen müssen, wären wir in einer Organisationskatastrophe gelandet.

Mit dem SEAK-System behielten wir aber den Überblick. Generell sind jetzt weniger Telefonate und weniger Absprachen nötig. Alles geht einfacher und schneller, und arbeitszeitrelevante Themen sind schon bei der Planung sichtbar.

Ein Beispiel, bitte.

Bormuth: Wenn der Einsatzplaner die vorgeschriebene Ruhezeit eines Mitarbeitenden nicht korrekt berücksichtigt, erhält der Planer eine Warnmitteilung aus dem System heraus. Gleiches gilt, wenn Aushilfen über die vereinbarten oder vorgeschriebenen Arbeitszeiten hinaus eingeplant werden.

Welche Rolle spielt der Mobile Dienstplan?

Bormuth: Der ist eine massive Entlastung für die Planer, denn die Mitarbeitenden können den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen. Fast alle Mitarbeitenden nutzen das. Deshalb ist einfach viel weniger Kommunikation als zuvor nötig.

Wie sind die Erfahrungen der Filialleiter mit der Personaleinsatzplanung von SEAK Software?

Bormuth: Sie nutzen die mobile Version der Personaleinsatzplanung auf einem Tablet. Der Mobile Dienstplan ist extrem einfach und intuitiv zu bedienen. Aufgrund seines Stundenplan-Charakters ist er zudem sehr übersichtlich. Auf den Einsatzplan konnten zunächst auch die Verkaufsmitarbeiter zugreifen. Auf beiden Seiten gab es Skepsis bei Einführung dieser Lösung. Diese schwand jedoch schnell durch die Nutzung des Mobilen Dienstplanes.

Wie ist die Rückmeldung Ihres Teams nach Einführung der SEAK-Systeme?

Bormuth: Besonders positiv ist die Reaktion der Führungskräfte. Die haben jetzt einen wesentlich besseren Überblick. Mit dem Mobilen Dienstplan punkten wir als Arbeitgeber vor allem bei neuen Mitarbeitenden für den Verkauf, die darin ein attraktives Tool sehen.

Was gefällt Ihnen an der Zeitwirtschaft von SEAK?

Bormuth: Die gut nachvollziehbare und detaillierte Darstellung von Zuschlagsberechnungen.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software und lässt sich dieser mit Zahlen belegen?

Bormuth: Monetär lässt sich der Nutzen nicht ausdrücken. Das liegt an den Pandemie-Jahren, die Vergleiche kaum zulassen. Der Erfolg ist aber qualitativ zu benennen: Unsere Planungsqualität und deren Schnelligkeit hat sich erheblich verbessert. Zudem verfügen wir jetzt über bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, einen besseren Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse.

Bäckerei Bormuth
Blick in eine Filiale der Bäckerei Bormuth

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich relevant?

Bormuth: Überstunden, Urlaubsstatistik und Arbeitszeitverletzungen.

Nutzen Sie selbst SEAKproHR auch auf mobilen Endgeräten unterwegs oder zuhause?

Bormuth: Noch nicht. Ich habe erst vor kurzem erfahren, dass das geht (lacht).

Was kennzeichnet aus Ihrer Sicht den SEAK-Spirit?

Bormuth: Herausragend vor allem, wenn es um die mobilen Lösungen geht.

Wie geht es jetzt weiter? Wo sehen Sie bei Bormuth Handlungsbedarf?

Bormuth: Wir sind gut aufgestellt und wollen jetzt das Potenzial der SEAK-Lösungen komplett ausschöpfen. Von SEAK wünschen wir uns, dass der mobile Einsatzplan noch weiter ausgebaut wird, damit die Planer noch unabhängiger vom Hauptsystem werden


Wir bedanken uns bei Ina Bormuth für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Bormuth GmbH

Unser Interview in der back.intern. 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
Unser Interview in der back.intern.

In der Mai-Ausgabe der back.intern., dem Bäckereimagazin mit dem Schwerpunkt Marketing & Verkauf, gibt Key-Account- und Produktmanager Marco Pirker Tipps für die Einsatzplanung in Bäckereien.

Im Interview beantwortet er u. a. die Frage, wie man auch mit wenig Personal Filialen besetzen kann, und gibt Hinweise darauf, was zur Mitarbeiterzufriedenheit in Bäckereien beiträgt.

Marco Pirker startete im elterlichen Bäckereibetrieb und baute später u. a. als Bezirksleiter, Verkaufsleiter und Mitglied einer Bäckerei-Geschäftsleitung seine Erfahrungen in der Backbranche immer weiter aus.

Heute ist Marco Pirker der Fachmann für Bäckereien bei SEAK.

Veröffentlichung mit freundlicher Genehmigung des Verlages.

Erfahren Sie mehr über die Personal-Engpass-Analyse >

Familie Bäckerei Remke
„Hat sich in kurzer Zeit gerechnet“ SEAK bei Bäckerei und Konditorei Remke – Interview mit Andreas Remke 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Hat sich in kurzer Zeit gerechnet“ SEAK bei Bäckerei und Konditorei Remke – Interview mit Andreas Remke

Selbst in Filialkonzepten mit vergleichsweise kleinen Filialverkaufs-Teams, wie sie typisch für die Bäckereibranche sind, kann es bei konventioneller Einsatzplanung rasch zu Über- und Unterbesetzungen kommen. Fatal, wenn es keiner merkt. Andreas Remke, Geschäftsführer der Recker Landbäckerei (Recke), hatte es zumindest geahnt, dass bei der Einsatzplanung seiner rund 160 Filialmitarbeiterinnen lange Zeit nicht alles optimal lief und sich für die Investition in IT-Lösungen von SEAK Software entschieden. Der Erfolg dieser Maßnahme lässt sich in Euro und Cent beziffern.

Es war im Juli 1970, als die Eheleute Josef und Ursula Remke das Lebensmittelgeschäft Rieke inklusive einer dazugehörenden Bäckerei in Recke-Espel (Nähe Osnabrück) übernahmen. Zum Geschäftsmodell der Familie Remke gehörte von Beginn an eine Angebotspalette, die mehr als nur das tägliche Brot umfasste: Die große Vielfalt an Brot und Brötchen wurden mit leckeren Torten und Kuchen ergänzt. Schnell wurde die Backstube Remke über die Gemeindegrenzen hinaus bekannt und beliebt. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen, das in zweiter Generation von den Brüdern Andreas und Michael Remke geführt wird, rund 200 Mitarbeiter, davon 160 in den 19 Filialen in der Region.

Zum unternehmerischen Denken der Remkes gehört ein leidenschaftliches Bekenntnis zur handwerklichen Backtradition mit eigenen Rezepturen, eigenen Teigmischungen, eigenem Sauerteig sowie viel Zeit für Teigruhe und -reife. Dazu kommt der Einsatz moderner Technik in der Backstube.

Doch auch bei den Prozessen „im Hintergrund“ kommt Technologie zum Einsatz, die Maßstäbe setzt: zum Beispiel in den Bereichen Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung. Hier nutzt man Workforce Management-Lösungen von SEAK Software. Das gilt auch für Prozesse rund um Zeiterfassung und -korrekturen sowie Urlaubs- oder Abwesenheitsbeantragung, die mit der mobil einsetzbaren Software SEAK Teams einen Effizienzsprung erfahren haben.

Fragen an den Firmenchef Andreas Remke:

Was war der Anlass für die Einführung der Softwarelösungen von SEAK?

Andreas Remke: Vor allem wollten wir unsere Personalkosten in den Filialen in den Griff bekommen. Für die Investition in die Lösungen von SEAK haben wir uns dann im Jahre 2019 entschieden.

Haben Sie lange nach einem IT-Partner gesucht?

Remke: Nein. Das ging ganz einfach. In einer Bäckerei-Fachzeitung haben wir die Information gefunden, dass ein Betrieb in Ludwigshafen mit SEAK Software arbeitet. Ich kenne dieses Unternehmen. Das ist eine sehr gute Adresse. Deshalb haben wir nicht lange weiter gesucht und den Kontakt mit SEAK aufgenommen.

Bäckermeister Michael Remke
Bäckermeister Michael Remke in der Produktion

Was läuft jetzt anders und besser?

Remke: Früher wurde die Personaleinsatzplanung „per Hand“ in den Filialen gemacht. Das bedeutete jede Menge lästigen Papierkram für die Planung und die Lohnbuchhaltung. Vor allem aber ging es uns darum, unnötige Personaleinsätze, die nichts mit der Frequenz im Laden zu tun hatten, zu vermeiden.

Früher lief das beispielsweise so: Von 6 bis 12 Uhr waren einer Filiale zwei Verkäuferinnen zugeteilt, von 12 bis 18 Uhr dann drei. Doch das wurde kaum einmal hinterfragt. Ein anderes Beispiel ist Heiligabend. Da wurden in manchen Filialen fünf Verkäuferinnen eingeplant. Dabei ist dieser Tag in punkto Frequenz kaum anders einzuordnen als ein normaler Samstag. Vier Verkäuferinnen reichen auch an diesem Tag. Doch diese Über- oder Unterbesetzungen wurden damals nicht sichtbar.

Jetzt haben wir Klarheit. Das alles funktioniert jetzt wesentlich besser, auch weil die dazu gehörenden Entscheidungen und Genehmigungen mittlerweile zentralisiert sind. Unterm Strich geht das schneller und einfacher als die ganze Zettelwirtschaft.

Was macht es so einfach?

Remke: Innerhalb der Bedarfsplanung und der Einsatzplanung folgen wir dem System. Das macht es so einfach. Bei der Personalbedarfsplanung wird der Stunden- und Personalbedarf unter Berücksichtigung unserer Ziele wie Umsatz, Personalkosten und Stundenproduktivität ermittelt. Natürlich werden die Wochentage in „stark“ und „schwach“ unterschieden. Auch der Frequenzverlauf innerhalb eines Tages wird berücksichtigt.

Das System macht automatische Planvorschläge. Mitarbeiterwünsche können viel einfacher berücksichtigt werden.

Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?

Remke: Wir konnten die Personalkosten um drei bis vier Prozent senken. Damit hat sich die Investition bereits in kurzer Zeit gerechnet.

Wo kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz, und wer arbeitet damit?

Remke: Die Einsatzplanung erfolgt weiterhin in den Filialen, aber nach klaren Vorgaben der Zentrale. Abweichungen von den Vorgaben müssen genehmigt werden. Die Zeiterfassung findet an den Kassen in den Filialen statt. Die Verkäuferinnen melden sich per Touch-Key an und ab. Die Daten werden über eine Schnittstelle an die Buchhaltung zur Abrechnung übergeben.

Das System macht es einfach, Personalengpässe in einer Filiale zu erkennen und eine Mitarbeiterin aus einer anderen Filiale dort einzuplanen.

Welche Auswertungen sehen Sie sich besonders intensiv an?

Remke: Das Fehlen wegen Krankmeldungen. Das System macht es einfach, Auffälligkeiten zu entdecken, die den Verdacht nahelegen, dass jemand nicht ganz ehrlich ist.

Urlaubs- und Abwesenheitsanträge können mobil eingereicht werden. Wie kommt das Angebot bei den Mitarbeitern an?

Remke: Nicht nur das. Auch die Einsatzpläne und die Abrechnung der Zeiterfassung bekommen die Filialmitarbeiterinnen aufs Handy. Sie erhielten vorab umfangreiche schriftliche Informationen, wie’s funktioniert und wurden zusätzlich geschult. Mein Eindruck ist, dass diese mobile Lösung gut ankommt.

Vor allem aber sieht jeder auf einfache Weise, wie denn der Stand der Urlaubsplanung ist. Das macht manche Diskussion überflüssig. Denn wenn Mitarbeiter A Urlaub geplant hat und der genehmigt wurde, kann Mitarbeiter B in der Zeit keinen Urlaub machen. Punkt.

Filiale Bäckerei Remke
Ein Blick in eine Filiale der Bäckerei-Konditorei Remke

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Remke: Das war nicht kaufentscheidend, ist aber eine feine Sache. Denn im Alltag werden Rechtsfragen und die damit zusammenhängenden Kontrollen der Behörden immer wichtiger.

Haben Sie schon einmal den SEAK-Support in Anspruch genommen, und hat man Ihr Anliegen gelöst?

Remke: Bislang haben wir den Support nur selten benötigt. Aber wenn, dann erreicht man sofort jemand, der weiterhilft.

Wie beurteilen Sie Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK?

Remke: Mir gefällt, dass es immer eine Lösung gibt und dass Ankündigungen und Versprechen eingehalten werden. Man tut, was man sagt.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Remke: Die sind immer gut drauf. Da ruft man gerne an.


Wir bedanken uns bei Andreas Remke für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Recker Landbäckerei Josef Remke GmbH & Co. KG

Bäckerei Sipl | www.seak.de
„Ohne Papierkram und für alle Beteiligten sehr transparent“ SEAK bei Bäckerei SIPL – Interview mit Franz Sipl, Geschäftsführung 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Ohne Papierkram und für alle Beteiligten sehr transparent“ SEAK bei Bäckerei SIPL – Interview mit Franz Sipl, Geschäftsführung

Wie das oberbayrische Bäckereiunternehmen SIPL mit IT-Unterstützung von SEAK den Einsatz von rund 600 Mitarbeitern steuert.

Sipl in Denkendorf, das ist Bäcker-Tradition im besten Sinne: Als im Jahr 1914 Franz Sipl aus dem Altmühltal nach Denkendorf kam, erwarb er ein kleines Häuschen, in dem er Backwaren und Lebensmittel verkaufte. Heute, mehr als einhundert Jahre danach, widmet sich die vierte Sipl-Generation immer noch mit Hingabe dem Backhandwerk – ganz ohne Fertigbackmischungen und Tiefkühlware.

Als die alte Backstube im Denkendorfer Ortszentrum im Jahr 1998 zu klein wurde, errichteten Luise und Franz Sipl sen. im Gewerbegebiet eine moderne Produktionsstätte, die bis zum Jahr 2017 mehrmals vergrößert wurde. Heute finden auf 4.000 Quadratmetern neben Bäckerei und Konditorei (mit mehr als 500 Rezepten für Kuchen und Torten) auch Verwaltung und Logistik ausreichend Platz.

Neben den eigenen 50 Filialen im Altmühltal von Eichstätt bis Kelheim sowie im Umkreis von Ingolstadt und Regensburg beliefert SIPL mittlerweile zahlreiche Märkte und Feinkostgeschäfte. Auch als Arbeitgeber ist das Unternehmen eine wichtige regionale Größe: Rund 600 Angestellte zählen zur Sipl Familie, darunter acht eigene Fahrer und ein Haustechnik- und Reinigungsteam.

Dass die Sipls zur Steuerung dieser großen Anzahl an Mitarbeitern eine ausgefeilte Software-Unterstützung benötigen, liegt auf der Hand. Seit rund 20 Jahren vertraut man dabei auf die Expertise von SEAK Software, Reinbek. Zum Einsatz kommen die Lösungen SEAKproHR sowie der Mobile Dienstplan und die Mobile Einsatzplanung. Fragen an den Firmenchef Franz Sipl.

Welche Probleme sollten mit Software von SEAK gelöst werden?

Franz Sipl: Ich erinnere mich noch an Zeiten, in denen wir mit Excel-Tabellen planten. Dann gab es eine selbstgestrickte Softwarelösung. Wir benötigten aber eine skalierbare Lösung, die zuverlässig mit unserem Unternehmen mitwächst.

In welchen Bereichen und Abteilungen kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz?

Sipl: Produktionsleitung, Verkaufsleitung, betriebswirtschaftliche Leitung, Geschäftsleitung, Verwaltung und Lohnabteilung nutzen SEAKproHR als Software für die Personaleinsatzplanung. Der Mobile Dienstplan mit Monats-, Wochen- und Tagesübersicht wird von allen Mitarbeitern genutzt. Den Filialbetreuern und Abteilungsleitern werden darin zusätzlich die Filialbesetzung sowie die freien und damit einsetzbaren Mitarbeiter angezeigt. In den Filialen wird die Mobile Einsatzplanung auf Tablets genutzt.

„Das alles läuft weitgehend ohne Papierkram und ist für alle Beteiligten sehr transparent.“

Franz Sipl, Geschäftsführung Bäckerei Sipl

Wie haben die Softwarelösungen von SEAK die betrieblichen Prozesse verändert?

Sipl: Die Planung über mehrere Hierarchieebenen wurde massiv erleichtert. Die Filialen bekommen aus der Zentrale eine Vorgabe. Diese basiert auf einer tagesgenauen Umsatzplanung. Der Personaleinsatz richtet sich dabei nach der zu erwartenden Kundenfrequenz je nach Tages- bzw. Uhrzeit. Die Einsatzplanung der Mitarbeiter erfolgt komfortabel auf einem Tablet direkt in der Filiale.

In der Produktion gibt die Betriebsleitung den Personalbedarf vor. Der Abteilungsleiter erstellt die Einsatzplanung. Anschließend wird diese Planung von der Produktionsleitung überprüft und zur Genehmigung vorgelegt. Über den ganzen Prozess hat die Betriebsleitung wichtige Kennziffern im Blick.

Das alles läuft weitgehend ohne Papierkram und ist für alle Beteiligten sehr transparent. Den endgültigen Dienstplan können die Mitarbeiter live auf ihrem Smartphone einsehen.

Mobiler Dienstplan | www.seak.de
Die Mobile Einsatzplanung auf dem Tablet.

Was läuft besonders gut?

Sipl: Auf Seiten der Mitarbeiter herrscht Zufriedenheit, weil die Dienstpläne frühzeitig und schnell verfügbar sind. Auch der Faktor „Gerechtigkeit“ lässt sich bei der Einsatzplanung ohne großen Aufwand berücksichtigen. Darüber hinaus lässt sich die Produktivität einfach, schnell und präzise planen.

Wie beeinflusst die Software von SEAK die Kommunikation mit den Mitarbeitern?

Sipl: Die Filial- und Abteilungsleiter kennen die Ziele, die sie erreichen sollen. Die tatsächlichen Leistungskennzahlen werden für jeden Tag schnell und transparent dargestellt. Die Stundenprotokolle zeigen die tatsächlich aufgewendeten Stunden. Das erleichtert die Gespräche nachhaltig.

Gibt es so etwas wie eine Lieblings-Auswertung, die Sie sich besonders gerne ansehen?

Sipl: Das sind Soll/Ist-Vergleiche, bei denen wir die Planungsqualität checken, aber auch Statistiken zu Zeitabrechnung und Abwesenheit. Im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung interessieren auch der Wert der aufgelaufenen Mehr- oder Minderstunden und der Urlaube.

Auf welchen Medien nutzen Sie die Lösungen?

Sipl: SEAKproHR nutze ich auf meinem Desktop-PC. Den Mobilen Dienstplan auch auf meinem Smartphone und die Mobile Einsatzplanung auf dem Tablet.

SEAK hat den Anspruch, Ziele von Unternehmen und Mitarbeitern mit den Erwartungen der Kunden an Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?

Sipl: Das funktioniert sehr gut.

Welche Bedeutung hat die Rechtssicherheit, die die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Sipl: Es ist ein gutes Gefühl, wenn auch rechtliche Aspekte umfassend abgedeckt sind.

Ein Wort zum SEAK-Support.

Sipl: Der Service ist vorbildlich. Bei uns, wie in den meisten Unternehmen, kommen Systeme unterschiedlicher IT-Lieferanten zum Einsatz. In diesem Vergleich steht SEAK bei uns an Nummer Eins der Zufriedenheitsskala.

Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team aus?

Sipl: Gleichbleibende Ansprechpartner, keine Sprachbox, bei Bedarf schnelle Unterstützung. Genau das, was wir uns wünschen.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Sipl: Durchdachte Lösung, guter Service.

Welche Pläne haben Sie und wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Sipl: Wir wollen die Möglichkeiten der mobilen SEAK-Lösungen noch weiter ausschöpfen. Da ist noch Potenzial.

Wir bedanken uns bei Franz Sipl für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.

Erfahren Sie hier mehr über Zeitwirtschaft + Einsatzplanung in Bäckereien.

Oder nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Sie!

Foto © Bäckerei Sipl GmbH

Mobiler Dienstplan SEAK
SEAK in der Back.Business: „Einsatzpläne, Stundenkorrekturen und Urlaubsanträge – Aktualität für alle“ 819 533 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
SEAK in der Back.Business: „Einsatzpläne, Stundenkorrekturen und Urlaubsanträge – Aktualität für alle“

„SEAK bietet Software-Lösungen für eine effiziente Personalbedarfsplanung, Einsatzplanung und Zeitwirtschaft, aber auch für Performance Management und die Zutrittskontrolle. Sie erleichtern und optimieren die unternehmensinterne Planung, Organisation und Kommunikation im Filialalltag von Bäckereien und schaffen Zeitersparnis.“

In der Back.Business Nr. 12 beantworten wir (fast) alle Fragen zum SEAK-System, den verschiedenen Modulen und Einsatzgebieten:

  • Mobiler Dienstplan (M.D.P.)
  • Mitarbeiter Service Portal (M.S.P.)
  • Cloud-Service und Schnittstellen
  • Digitale Lösungen in Bäckereien
  • Leistungsentwicklung mit dem T.P.M.

Außerdem:

  • Wie erfolgt die SEAK-Einführung?
  • Können mit SEAK Personalkosten eingespart werden?

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Personaleinsatzplanung für Bäckereien | SEAK Software GmbH
iba 2018 – SEAK auf der Weltmesse der Backbranche 1024 683 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
iba 2018 – SEAK auf der Weltmesse der Backbranche

Besuchen Sie uns auf der iba 2018, der Weltmesse für Bäckerei, Konditorei und Snacks!

Wann: 15. – 20.9.2018

Wo: Halle B3, Stand 576 (Partnerstand mit intratool), Messegelände München

Wie gelingt optimale Besetzung in Verkauf und Produktion?

Informieren Sie sich bei uns! Erfahren Sie am SEAK-Messestand, wie Sie

  • die optimale Besetzung im Verkauf und in der Produktion sicherstellen,
  • nachhaltig die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen steigern und
  • volle Transparenz über die wichtigsten Leistungskennzahlen gewinnen.

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Personalplanung und Zeitwirtschaft in Bäckereien
SEAK intensiviert Präsenz in der Bäckereibranche 1024 683 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
SEAK intensiviert Präsenz in der Bäckereibranche

Vom 23. bis 26. September 2017 präsentierten 700 Aussteller auf der Fachmesse südback in Stuttgart den rund 37.000 Besuchern aus dem In- und Ausland spannende Produktneuheiten, innovative Konzepte und clevere Lösungen rund um das Thema Backen. SEAK war erstmalig als Aussteller dabei.

Mehrwert für Bäckereien durch neue Kooperationen

Das SEAK-Team präsentierte sich bei seiner südback-Premiere auf dem Messestand von Samuelson, einem neuen Kooperations-Partner. Samuelson ist auf Kassen- und Warenwirtschaftssysteme für die Bäckereibranche spezialisiert. Ziel der engeren Zusammenarbeit mit spezialisierten IT-Anbietern ist der Wunsch, der Bäckereibranche die besten Mehrwerte bieten zu können. weiterlesen




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    ZeitwirtschaftPersonalbedarfsplanungFORECAST BIPersonaleinsatzplanungMobile Lösungen – SEAK TEAMS®ZutrittskontrolleSEAK MAG 2023 (PDF)



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