Bäckereien

Bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, ein besserer Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse rund um Einsatzplanung und Zeitwirtschaft sind die positiven Effekte beim Einsatz von SEAK-Lösungen bei Bormuth, Darmstadt, ein Bäckereibetrieb mit eigener Produktion und gut 20 Filialen. Doch damit nicht genug: Wie es heißt, hat sich mit Einführung der SEAK-Systeme auch die Datenqualität deutlich verbessert.

Als Philipp und Marie Bormuth im Jahre 1913 ihre Bäckerei im Darmstädter Johannesviertel eröffneten, waren es neben der Qualität der Ware vor allem Fleiß und Sparsamkeit, die das Unternehmen Schritt für Schritt wachsen ließen. Heute, mehr als 100 Jahre danach, steuert die vierte Generation die Geschicke des Unternehmens, und die fünfte ist auch bereits aktiv mit dabei.

Das Firmenmotto: Tun, was die Vorfahren gelehrt haben. Das bedeutet, ein guter Handwerksbäcker zu sein, der ehrliche Qualität nach Familienrezepten tagtäglich frisch auf Ihren Tisch bringt. Details:

• Naturbelassene Zutaten
• Verzicht auf künstliche Aromen und Geschmacksverstärker
• Snacks und Salate aus eigener Herstellung
• genügend Zeit und Ruhe für den Brotteig
• Verzicht auf industrielle Vorprodukte oder Fertigungsmethoden
• Herzlichkeit und Wärme im Kundenkontakt

Dass diese Strategie funktioniert, steht fest. Denn heute ist Bormuth in Darmstadt und Umgebung mit 22 Läden vertreten und beschäftigt rund 200 Mitarbeitende, davon etwa 50 in der Produktion.

Doch das kontinuierliche Firmenwachstum sorgte auch für neue Herausforderungen: „Zum Beispiel in der Personalsteuerung und -kontrolle“, weiß Ina Bormuth (5. Generation), die im Familienunternehmen unter anderem alle Digitalisierungsprojekte begleitet.

Vor diesem Hintergrund wurde zu Beginn des Jahres 2020 die Zeitwirtschaftslösung von SEAK Software eingeführt – zunächst im Verkauf und ein halbes Jahr später auch in der Produktion. Im gleichen Jahr folgte die Personaleinsatzplanung SEAKproHR und im Jahre 2021 die mobile Lösung der Personaleinsatzplanung sowie der Mobile Dienstplan.

Fragen an die Expertin.

Vor welchen Herausforderungen stand das Unternehmen?

Ina Bormuth: Wir mussten die Organisation der Planung auf neue Beine stellen. Unsere Bereichsleiter hatten die Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter vor allem in ihren Köpfen. Das führte zu Problemen, wenn ein Bereichsleiter kurzfristig ausfiel.

Dann wusste niemand genau, zu welchen Zeiten man auf Aushilfen zurückgreifen konnte. Außerdem befanden sich personalrelevante Daten auf zwei unterschiedlichen Systemen, was die Verwaltungsprozesse ineffizient machte.

Was hat sich mit Einführung der Software von SEAK verändert?

Bormuth: Unsere Planungsprozesse sind transparenter und schneller geworden. Zudem befinden sich die Daten nun an einem Ort und werden zentral verwaltet. Damit verfügen wir über eine wesentlich bessere Datenqualität als zuvor. Hinzu kommen eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie eindeutig bessere Auswertungsmöglichkeiten.

Was läuft jetzt besser?

Bormuth: Vor allem unsere Personaleinsatz- und Urlaubsplanung. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden ist übersichtlich dargestellt. Das war gerade in der Corona-Zeit wichtig. Es gab krankheitsbedingt viel mehr Ausfälle als üblich. Hinzu kam das Thema Kurzarbeit und Personalverschiebungen. Dank SEAK war alles transparent und nachvollziehbar. Wenn wir alles mit Papier und Stift hätten lösen müssen, wären wir in einer Organisationskatastrophe gelandet.

Mit dem SEAK-System behielten wir aber den Überblick. Generell sind jetzt weniger Telefonate und weniger Absprachen nötig. Alles geht einfacher und schneller, und arbeitszeitrelevante Themen sind schon bei der Planung sichtbar.

Ein Beispiel, bitte.

Bormuth: Wenn der Einsatzplaner die vorgeschriebene Ruhezeit eines Mitarbeitenden nicht korrekt berücksichtigt, erhält der Planer eine Warnmitteilung aus dem System heraus. Gleiches gilt, wenn Aushilfen über die vereinbarten oder vorgeschriebenen Arbeitszeiten hinaus eingeplant werden.

Welche Rolle spielt der Mobile Dienstplan?

Bormuth: Der ist eine massive Entlastung für die Planer, denn die Mitarbeitenden können den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen. Fast alle Mitarbeitenden nutzen das. Deshalb ist einfach viel weniger Kommunikation als zuvor nötig.

Wie sind die Erfahrungen der Filialleiter mit der Personaleinsatzplanung von SEAK Software?

Bormuth: Sie nutzen die mobile Version der Personaleinsatzplanung auf einem Tablet. Der Mobile Dienstplan ist extrem einfach und intuitiv zu bedienen. Aufgrund seines Stundenplan-Charakters ist er zudem sehr übersichtlich. Auf den Einsatzplan konnten zunächst auch die Verkaufsmitarbeiter zugreifen. Auf beiden Seiten gab es Skepsis bei Einführung dieser Lösung. Diese schwand jedoch schnell durch die Nutzung des Mobilen Dienstplanes.

Wie ist die Rückmeldung Ihres Teams nach Einführung der SEAK-Systeme?

Bormuth: Besonders positiv ist die Reaktion der Führungskräfte. Die haben jetzt einen wesentlich besseren Überblick. Mit dem Mobilen Dienstplan punkten wir als Arbeitgeber vor allem bei neuen Mitarbeitenden für den Verkauf, die darin ein attraktives Tool sehen.

Was gefällt Ihnen an der Zeitwirtschaft von SEAK?

Bormuth: Die gut nachvollziehbare und detaillierte Darstellung von Zuschlagsberechnungen.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software und lässt sich dieser mit Zahlen belegen?

Bormuth: Monetär lässt sich der Nutzen nicht ausdrücken. Das liegt an den Pandemie-Jahren, die Vergleiche kaum zulassen. Der Erfolg ist aber qualitativ zu benennen: Unsere Planungsqualität und deren Schnelligkeit hat sich erheblich verbessert. Zudem verfügen wir jetzt über bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, einen besseren Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse.

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich relevant?

Bormuth: Überstunden, Urlaubsstatistik und Arbeitszeitverletzungen.

Nutzen Sie selbst SEAKproHR auch auf mobilen Endgeräten unterwegs oder zuhause?

Bormuth: Noch nicht. Ich habe erst vor kurzem erfahren, dass das geht (lacht).

Was kennzeichnet aus Ihrer Sicht den SEAK-Spirit?

Bormuth: Herausragend vor allem, wenn es um die mobilen Lösungen geht.

Wie geht es jetzt weiter? Wo sehen Sie bei Bormuth Handlungsbedarf?

Bormuth: Wir sind gut aufgestellt und wollen jetzt das Potenzial der SEAK-Lösungen komplett ausschöpfen. Von SEAK wünschen wir uns, dass der mobile Einsatzplan noch weiter ausgebaut wird, damit die Planer noch unabhängiger vom Hauptsystem werden

Wir bedanken uns bei Ina Bormuth für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Bormuth GmbH

Selbst in Filialkonzepten mit vergleichsweise kleinen Filialverkaufs-Teams, wie sie typisch für die Bäckereibranche sind, kann es bei konventioneller Einsatzplanung rasch zu Über- und Unterbesetzungen kommen. Fatal, wenn es keiner merkt. Andreas Remke, Geschäftsführer der Recker Landbäckerei (Recke), hatte es zumindest geahnt, dass bei der Einsatzplanung seiner rund 160 Filialmitarbeiterinnen lange Zeit nicht alles optimal lief und sich für die Investition in IT-Lösungen von SEAK Software entschieden. Der Erfolg dieser Maßnahme lässt sich in Euro und Cent beziffern.

Es war im Juli 1970, als die Eheleute Josef und Ursula Remke das Lebensmittelgeschäft Rieke inklusive einer dazugehörenden Bäckerei in Recke-Espel (Nähe Osnabrück) übernahmen. Zum Geschäftsmodell der Familie Remke gehörte von Beginn an eine Angebotspalette, die mehr als nur das tägliche Brot umfasste: Die große Vielfalt an Brot und Brötchen wurden mit leckeren Torten und Kuchen ergänzt. Schnell wurde die Backstube Remke über die Gemeindegrenzen hinaus bekannt und beliebt. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen, das in zweiter Generation von den Brüdern Andreas und Michael Remke geführt wird, rund 200 Mitarbeiter, davon 160 in den 19 Filialen in der Region.

Zum unternehmerischen Denken der Remkes gehört ein leidenschaftliches Bekenntnis zur handwerklichen Backtradition mit eigenen Rezepturen, eigenen Teigmischungen, eigenem Sauerteig sowie viel Zeit für Teigruhe und -reife. Dazu kommt der Einsatz moderner Technik in der Backstube.

Doch auch bei den Prozessen „im Hintergrund“ kommt Technologie zum Einsatz, die Maßstäbe setzt: zum Beispiel in den Bereichen Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung. Hier nutzt man Workforce Management-Lösungen von SEAK Software. Das gilt auch für Prozesse rund um Zeiterfassung und -korrekturen sowie Urlaubs- oder Abwesenheitsbeantragung, die mit der mobil einsetzbaren Software SEAK Teams einen Effizienzsprung erfahren haben.

Fragen an den Firmenchef Andreas Remke:

Was war der Anlass für die Einführung der Softwarelösungen von SEAK?

Andreas Remke: Vor allem wollten wir unsere Personalkosten in den Filialen in den Griff bekommen. Für die Investition in die Lösungen von SEAK haben wir uns dann im Jahre 2019 entschieden.

Haben Sie lange nach einem IT-Partner gesucht?

Remke: Nein. Das ging ganz einfach. In einer Bäckerei-Fachzeitung haben wir die Information gefunden, dass ein Betrieb in Ludwigshafen mit SEAK Software arbeitet. Ich kenne dieses Unternehmen. Das ist eine sehr gute Adresse. Deshalb haben wir nicht lange weiter gesucht und den Kontakt mit SEAK aufgenommen.

Was läuft jetzt anders und besser?

Remke: Früher wurde die Personaleinsatzplanung „per Hand“ in den Filialen gemacht. Das bedeutete jede Menge lästigen Papierkram für die Planung und die Lohnbuchhaltung. Vor allem aber ging es uns darum, unnötige Personaleinsätze, die nichts mit der Frequenz im Laden zu tun hatten, zu vermeiden.

Früher lief das beispielsweise so: Von 6 bis 12 Uhr waren einer Filiale zwei Verkäuferinnen zugeteilt, von 12 bis 18 Uhr dann drei. Doch das wurde kaum einmal hinterfragt. Ein anderes Beispiel ist Heiligabend. Da wurden in manchen Filialen fünf Verkäuferinnen eingeplant. Dabei ist dieser Tag in punkto Frequenz kaum anders einzuordnen als ein normaler Samstag. Vier Verkäuferinnen reichen auch an diesem Tag. Doch diese Über- oder Unterbesetzungen wurden damals nicht sichtbar.

Jetzt haben wir Klarheit. Das alles funktioniert jetzt wesentlich besser, auch weil die dazu gehörenden Entscheidungen und Genehmigungen mittlerweile zentralisiert sind. Unterm Strich geht das schneller und einfacher als die ganze Zettelwirtschaft.

Was macht es so einfach?

Remke: Innerhalb der Bedarfsplanung und der Einsatzplanung folgen wir dem System. Das macht es so einfach. Bei der Personalbedarfsplanung wird der Stunden- und Personalbedarf unter Berücksichtigung unserer Ziele wie Umsatz, Personalkosten und Stundenproduktivität ermittelt. Natürlich werden die Wochentage in „stark“ und „schwach“ unterschieden. Auch der Frequenzverlauf innerhalb eines Tages wird berücksichtigt.

Das System macht automatische Planvorschläge. Mitarbeiterwünsche können viel einfacher berücksichtigt werden.

Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?

Remke: Wir konnten die Personalkosten um drei bis vier Prozent senken. Damit hat sich die Investition bereits in kurzer Zeit gerechnet.

Wo kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz, und wer arbeitet damit?

Remke: Die Einsatzplanung erfolgt weiterhin in den Filialen, aber nach klaren Vorgaben der Zentrale. Abweichungen von den Vorgaben müssen genehmigt werden. Die Zeiterfassung findet an den Kassen in den Filialen statt. Die Verkäuferinnen melden sich per Touch-Key an und ab. Die Daten werden über eine Schnittstelle an die Buchhaltung zur Abrechnung übergeben.

Das System macht es einfach, Personalengpässe in einer Filiale zu erkennen und eine Mitarbeiterin aus einer anderen Filiale dort einzuplanen.

Welche Auswertungen sehen Sie sich besonders intensiv an?

Remke: Das Fehlen wegen Krankmeldungen. Das System macht es einfach, Auffälligkeiten zu entdecken, die den Verdacht nahelegen, dass jemand nicht ganz ehrlich ist.

Urlaubs- und Abwesenheitsanträge können mobil eingereicht werden. Wie kommt das Angebot bei den Mitarbeitern an?

Remke: Nicht nur das. Auch die Einsatzpläne und die Abrechnung der Zeiterfassung bekommen die Filialmitarbeiterinnen aufs Handy. Sie erhielten vorab umfangreiche schriftliche Informationen, wie’s funktioniert und wurden zusätzlich geschult. Mein Eindruck ist, dass diese mobile Lösung gut ankommt.

Vor allem aber sieht jeder auf einfache Weise, wie denn der Stand der Urlaubsplanung ist. Das macht manche Diskussion überflüssig. Denn wenn Mitarbeiter A Urlaub geplant hat und der genehmigt wurde, kann Mitarbeiter B in der Zeit keinen Urlaub machen. Punkt.

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Remke: Das war nicht kaufentscheidend, ist aber eine feine Sache. Denn im Alltag werden Rechtsfragen und die damit zusammenhängenden Kontrollen der Behörden immer wichtiger.

Haben Sie schon einmal den SEAK-Support in Anspruch genommen, und hat man Ihr Anliegen gelöst?

Remke: Bislang haben wir den Support nur selten benötigt. Aber wenn, dann erreicht man sofort jemand, der weiterhilft.

Wie beurteilen Sie Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK?

Remke: Mir gefällt, dass es immer eine Lösung gibt und dass Ankündigungen und Versprechen eingehalten werden. Man tut, was man sagt.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Remke: Die sind immer gut drauf. Da ruft man gerne an.

Wir bedanken uns bei Andreas Remke für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Recker Landbäckerei Josef Remke GmbH & Co. KG