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„Monatsplanung in wenigen Minuten“ SEAK bei G. Koch – Interview mit Nils Hillert und Viktor Warkentin 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Monatsplanung in wenigen Minuten“ SEAK bei G. Koch – Interview mit Nils Hillert und Viktor Warkentin

Das Unternehmen G. Koch GmbH & Co. KG aus Westerburg (Rheinland Pfalz), ist anders als viele andere: Es vereinigt Aktivitäten in so unterschiedlichen Branchen wie Handel, Bau und Immobilien unter einem Dach. Und nicht nur das. Zum Einzelhandelsportfolio gehören Retail-Formate vom Kiosk bis zu einer Hagebaumarkt-Filiale.

Hier, im Hagebaumarkt KOCH von G. Koch, wird eine Vielzahl von Produktkategorien angeboten, die Mitarbeitende mit entsprechendem Spezialwissen erfordern. Damit verbunden sind hohe Anforderungen an Softwarelösungen für die Einsatzplanung, die die jeweiligen Prozesse abdecken, verstehen und intelligent unterstützen. G. Koch entschied sich für SEAK.

Gegründet wurde G. Koch im Jahre 1954 als Bauunternehmen. In der Folgezeit expandierte Koch in mehreren Etappen mit Umbauten, Vergrößerungen und Angebotserweiterungen. Heute ist das Unternehmen in vier Bereiche unterteilt:

  • Straßen und Tiefbau,
  • Einzelhandel,
  • Immobilien sowie
  • Verwaltung mit Services für die genannten Geschäftsfelder.

Die Handelsaktivitäten finden unter dem Dach des „Einkaufsland KOCH“ ihren Platz. Auf insgesamt 2.400 Quadratmeter steuert G. Koch ein Intersport-Geschäft, einen Mode-Store sowie eine Fläche für Jagdausstattung. Außerdem einen Kiosk („Pick up“) und eine Poststelle. Hinzu kommt ein Hagebaumarkt mit einer Fläche von 5.100 Quadratmetern, der mit dem Spielwarengeschäft (Vedes) über einen separaten Eingang erreichbar ist. Vermietete Flächen (Bäcker, Ärzte, Optiker, Restaurant, Frisör, Schmuck) ergänzen die Angebotspalette.

Es war 2018, als G. Koch anlässlich der Investition in ein neues ERP-System auch die Zeitwirtschaft modernisieren wollte. Der Leiter der Intersport Erfa-Gruppe, der Intersport Koch angehörte, empfahl damals SEAK als „den Mercedes unter den Anbietern“.

Doch zunächst entschied sich G. Koch für einen anderen Softwareanbieter, der preislich unter dem SEAK-Angebot lag. Hierbei handelte es sich um eine SaaS-Lösung, bei der, wie es heute heißt, „viel versprochen, aber nichts gehalten wurde“. Jetzt wurde klar: G. Koch braucht jemanden, der wirklich kompetent ist. Das war dann SEAK.

Fragen an Nils Hillert, Prokurist bei G. Koch, und Viktor Warkentin, Product Owner und somit Verantwortlicher für SEAK im Unternehmen.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz und seit wann?

Nils Hillert: Zwischen Januar und August 2020 implementierten wir Zeitwirtschaft, Zeiterfassung, Mitarbeiter Service Portal (MSP) und Personaleinsatzplanung von SEAK. In der Zeitwirtschaft sind 150 Mitarbeitende erfasst. Nur der Bereich Straßenbau blieb bis jetzt außen vor. Denn wir können nicht an jeder Baustelle den Zugriff auf das System garantieren. Das möchten wir perspektivisch mit SEAK lösen. Die Personaleinsatzplanung über die Software von SEAK betrifft ca. 100 Mitarbeitende.

Was waren die Probleme, die Sie mit den Lösungen von SEAK bewältigen wollten?

Hillert: Wir hatten den Eindruck, dass man einiges besser machen konnte. Da waren zum Beispiel relativ viele Stundenkonten mit Überstunden oder aber Fehlstunden. Das lag auch daran, dass die Planer keinen Einblick in die Zeitkonten hatten. Diese Übersicht hätte nur mit großem Zeitaufwand hergestellt werden können. Bis zu der Einführung von SEAK arbeiteten wir mit Saldenlisten, welche je nach der Monatsabrechnung für die Bereichsleitungen bereitgestellt wurden.

Was noch?

Hillert: Die Auswertungen und Analysen. Die wurden per Hand erstellt, was ebenfalls entsprechend zeitaufwendig war. Eine weitere Herausforderung bestand in den unterschiedlichen Handelsformaten unter einem Dach.

Was meinen Sie damit?

Hillert: Geschäfte bzw. Flächen mit abweichenden Öffnungszeiten und mit einer sehr heterogenen Anzahl von Abteilungen und Produktkategorien, die unterschiedliche Herangehensweisen bei der Einsatzplanung erfordern. Hier zeigte sich, dass SEAK nicht nur über Systemkompetenz verfügt, sondern auch die Prozesse im Handel versteht.

Was haben Sie verändert, und was läuft jetzt besser?

Hillert: Die ganze Zettelwirtschaft rund um das Thema Abwesenheitsantrag ist weggefallen. Viele Laufwege haben sich erübrigt. Unsere Auswertungen sind nun wesentlich schneller und bedarfsgerechter verfügbar, und bei der Einsatzplanung haben Planende und Mitarbeitende eine Transparenz wie nie zuvor.

Wer verantwortet die Einsatzplanung?

Hillert: Die Filialleitungen und deren Stellvertretungen. Der Einsatzplan wird bis zu einem vorgeschriebenen Stichtag allen Mitarbeitenden der jeweiligen Filiale mitgeteilt.

Viktor Warkentin: Wir haben früher drei Tage für die Monatsplanung gebraucht. Heute machen das die Teamleitungen mit der Mobilen Einsatzplanung von SEAK in wenigen Minuten. Ich selbst habe dabei lediglich eine Kontrollfunktion. Diese Aufgabe ist in einer Stunde erledigt. Besonders die Zuordnung von Mitarbeitenden zu bestimmten Flächen, Abteilungen oder Produktkategorien ist dank des SEAK-Systems inzwischen deutlich eleganter.

Wir haben früher drei Tage für die Monatsplanung gebraucht. Heute machen das die Teamleitungen mit der Mobilen Einsatzplanung von SEAK in wenigen Minuten.

Viktor Warkentin, Product Owner SEAK bei G. Koch

Was meinen Sie konkret?

Warkentin: Zum Beispiel in unserem Hagebaumarkt. Hier sprechen wir über 14 Abteilungen mit höchst unterschiedlichen Produkten von Tapeten über Sanitär bis zu Pflanzen. Wir legen Wert darauf, dass jeder Mitarbeitende in zweien dieser Bereiche richtig fit ist und zusätzlich die Kasse bedienen kann. Diese Personen stehen in Ihren jeweiligen Bereichen bei der Einsatzplanung zur Verfügung. Die ganze Palette der damit verbundenen Optionen ist im SEAK-System hinterlegt. Bei der Arbeit mit Auswertungen unterscheidet sich der Hagebaumarkt jedoch nicht von den anderen Filialen.

Woran messen Sie den Erfolg der Investition in Softwarelösungen von SEAK?

Hillert: Aufgrund der Transparenz gibt es eindeutig weniger Diskussionen mit den Mitarbeitenden. Wir registrieren zudem deutlich weniger Abweichungen der Arbeitszeiten im Plan-Ist-Vergleich und die Planungsgeschwindigkeit hat sich massiv erhöht.

Welche Auswertungen sind für Sie von besonderer Bedeutung?

Hillert: Wir vergleichen die erfassten bzw. geleisteten Arbeitsstunden mit den Planstunden, schauen uns die Urlaubslisten an und checken die An- und Abwesenheitslisten. In der Vergangenheit gab es auch Vorfälle von Zeit-Betrug. Das ist jetzt ausgeschlossen.

Können die Mitarbeitenden auch per Smartphone oder Tablet auf die SEAK-Lösung zugreifen?

Hillert: Jeder Mitarbeitende kann per Smartphone oder Tablet den Dienstplan einsehen sowie Urlaubs- und Abwesenheitsanträge ortsunabhängig stellen. In unserem Hagebaumarkt hat zudem jeder Zugriff auf einen PC, bei Intersport auf PCs und iPads. Es gibt außerdem die Überlegung, in den größeren Flächen zusätzlich Terminalstationen einzurichten.

Hagebaumarkt G. Koch
Blick in den Hagebaumarkt KOCH

Nicht zuletzt für Ihre Mitarbeitenden sollte sich der Arbeitsalltag mit Einführung der SEAK-Lösungen positiv verändern. Welche Rückmeldungen gibt es aus der Belegschaft?

Warkentin: Es gab gewisse Vorbehalte bei den Mitarbeitenden. Manch einer tat sich schwer, sich mit den digitalen Lösungen anzufreunden. Jedenfalls gab es sehr viel Erklärungsbedarf. Diese Skepsis hat sich mit der Zeit gelegt.

Warum ist das so?

Warkentin: Vor allem, weil Anträge jetzt viel unkomplizierter zu stellen sind und der Status der Antragsbearbeitung per Klick abrufbar ist. Das kommt gut an.

Was gefällt Ihnen besonders an der Personaleinsatzplanung?

Hillert: Sehr gute Übersicht, sehr gute Transparenz und inzwischen hohe Geschwindigkeit. Allerdings bedarf es für die vollumfängliche Nutzung des Systems eine gewisse Einarbeitungszeit. Das geht nicht von null auf hundert.

Wichtig ist für uns, dass die SEAK-Lösung die Planung von verschiedenen Tagestypen unterstützt, die wir für uns definiert haben. Diese Planungsmodelle orientieren sich an Kundenfrequenz und Umsatz und erfordern jeweils unterschiedliche Besetzungen. Mit Excel-Tabellen, so wie wir es früher gemacht haben, wäre eine solche Lösung nahezu unmöglich bzw. mit einem unverhältnismäßigen Arbeitsaufwand verbunden.

Die SEAK-Einführung fiel inmitten der Corona-Pandemie. Wie war das für Ihr Unternehmen und welche Rolle spielte SEAK seinerzeit?

Hillert: Einige Geschäfte waren zeitweise vollständig geschlossen, andere arbeiteten weiter, allerdings mit reduzierter Besetzung. Mit Hilfe der Software von SEAK konnten wir ein Mindestmaß an Einsatzgerechtigkeit garantieren.

Richtig ist aber auch, dass uns in dieser Zeit einige Mitarbeitende verlassen haben, um in einer anderen Branche zu arbeiten. Aber auch dabei helfen uns die Informationen aus dem SEAK-System, indem sie sehr präzise den auf Vollzeitkräfte umgerechneten Bedarf an Mitarbeitenden angeben. Diese Informationen setzen allerdings Schnittstellen zu dem ERP-System sowie eine konsequente Frequenzmessung voraus.

Welchen Eindruck haben Sie vom SEAK-Support? Wie ist Ihr Erfahrung mit der Hotline von SEAK?

Hillert: Wir sind damit sehr zufrieden. Es gibt keinen Grund zu klagen. Man wird nicht vertröstet, sondern kompetent betreut. Das gilt im Übrigen nicht nur für den Support. Die ganze Ausrichtung von SEAK ist lösungsorientiert. Da redet man nicht lange um den heißen Brei herum.

Was würden Sie als „typisch SEAK“ bezeichnen?

Hillert: Viele Softwarelösungen bieten heute keine konsequente und benutzerorientierte User Experience an. Es gibt stets Herausforderungen, wenn es beispielsweise um Rechtefreigaben geht, um Benutzern nur bestimmte Module oder Ansichten zu ermöglichen. Bei den SEAK-Lösungen ist das nicht der Fall. Hier wird für die unterschiedlichen Lösungen stets eine an die Benutzergruppen angepasste Ansicht bzw. Plattform angeboten, um das Kernsystem zu isolieren und so einen sehr hohen Schutz zu gewährleisten. Zudem sind das keine nervösen Systeme, sondern sehr angenehm zu nutzen.

Gab es in der Zusammenarbeit mit SEAK oder bei der Nutzung der Systeme Überraschungen?

Hillert: Überrascht hat uns der Preis. Wir zahlen nicht gerade wenig. Aber im Nachhinein hat sich herausgestellt, dass er fair ist, zumal nichts versprochen wurde, was bis heute nicht gehalten wurde.

Wo sehen Sie Handlungsbedarf? Welche Pläne verfolgen Sie?

Hillert: Bezüglich der mobilen Lösungen haben wir ein paar Entwicklungswünsche. Unter anderem wollen wir Exporte von Auswertungen in unser Dokumentenmanagement- und BI-System möglich machen, um eine konsistente Datenbasis gewährleisten zu können.

Wir bedanken uns bei Nils Hillert und Viktor Warkentin für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © G. Koch GmbH & Co. KG

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