Der Unternehmer Michael Maas steuert seine vier Mode-Fachgeschäfte mit einer Zeitwirtschaft sowie Personaleinsatzplanung von SEAK Software. Die Begeisterung bei der Einführung der Systeme hat sich in der MAAS-Verwaltung bis heute gehalten. Grund ist die Transparenz auf Knopfdruck und Details der IT-Lösung, die Konflikte bei Einsatzplanung und Abrechnung erst gar nicht entstehen lassen.
Es war im Jahr 1920: Gottlieb Maas und seine Ehefrau Meta eröffneten in Bassum, einem Städtchen südlich von Bremen, ein Textil-Etagengeschäft. Das „Haus ohne Schaufenster“ besaß damals eine Verkaufsfläche von lediglich 16 Quadratmetern.
Aus diesen einfachen Anfängen ist das Unternehmen in schwierigen und in guten Zeiten kontinuierlich gewachsen und blieb dabei bis heute in Familienbesitz. Michael Maas ist seit 2017 Firmenchef in vierter Generation und steuert dabei mittlerweile vier Geschäfte in der ländlich geprägten Region:
- das Modehaus MAAS (Damen- und Herrenmode sowie Young Fashion und Wäsche) am Stammsitz in Bassum mit 2.400 Quadratmeter Fläche,
- MAAS in Syke (400 Quadratmeter), spezialisiert auf Fashion für modebewusste Frauen,
- MAAS in Weyhe mit einem Angebot von Damen- und Herrenbekleidung auf rund 450 Quadratmetern sowie
- ein Geschäft in Vechta, das im März 2021 übernommen wurde und in dem auf rund 1.000 Quadratmeter die Sortimente Damen-, Herren-, Kindermode und Wäsche angeboten werden.
Damit gehört MAAS mit seinen rund 70 Mitarbeiter zu den inhabergeführten mittelständischen Modehändlern mit Familientradition.
Die lange Unternehmensgeschichte ist auch ein Beweis für die Fähigkeit, sich immer wieder neu zu erfinden. Dazu gehört nicht zuletzt auch das Gespür für den richtigen Zeitpunkt, wenn es um die Einführung neuer Technologien in der Administration des Unternehmens geht.
Für Michael Maas war es 2017 an der Zeit, in neue Lösungen für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft zu investieren. Zum Einsatz kommt seitdem die Lösung von SEAK Software.
Maßgeblich beteiligt an der Einführung der IT von SEAK war Paul Schulz, mittlerweile pensionierter Verwaltungs- und Personalleiter, der damals die Bereiche Finanz- und Lohnbuchhaltung, Controlling und Reporting verantwortete.
Heute arbeitet bei MAAS neben den Abteilungsleiter vor allem Silvia Blumenthal als Assistentin der Geschäftsleitung mit Aufgaben wie Personalstammpflege, Kundenstammpflege und Auswertungsmanagement mit der Software von SEAK.
Fragen an Silvia Blumenthal und Paul Schulz.
Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?
Paul Schulz: Wir hatten zuvor eine reine Zeitwirtschaft. Die Personaleinsatzplanung fand ausschließlich auf Papier statt. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Das Ganze sollte effizienter verlaufen und ein intelligentes Planungstool mit eingebunden werden.
Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?
Schulz: Unser Firmenchef kannte die Softwarelösungen aus seinem Kontakt mit einem befreundeten Unternehmen und war total begeistert.
Welche Prozesse wurden nach der Einführung der IT-Lösungen von SEAK verändert?
Schulz: Die ganze Personaleinsatzplanung hat sich seitdem geändert. Vorher hatte jeder Abteilungsleiter eine Liste, in der die vorgesehenen Einsatzzeiten des Verkaufspersonals notiert waren. Aber ein Überblick über Verfügbarkeiten oder aber über bereits geleistete Arbeitszeiten der Verkäuferinnen war nicht so ohne weiteres gegeben.
Jetzt erhalten die Planer für jeden Tag entsprechend der Umsatz- und Frequenzerwartung einen automatischen Bedarfsvorschlag für die benötigten Stunden und Mitarbeiter im Tagesverlauf, inklusive der benötigten Qualifikationen und Funktionen der Mitarbeiter. Alles geht jetzt viel schneller und ist viel transparenter als zuvor.
Wer arbeitet bei MAAS mit der Software für die Personaleinsatzplanung?
Silvia Blumenthal: Die Abteilungsleiter machen die Einsatzplanung. Bei mir laufen die Daten für die Zeit- und Lohnabrechnung sowie für die Urlaubsplanung zusammen.
Was bedeutet die Nutzung der Software für das MAAS-Team?
Blumenthal: Die Mitarbeiter finden das gut, weil alles viel transparenter ist als zuvor.
Im Rahmen der Zeiterfassung sind Korrekturen jetzt wesentlich leichter durchzuführen.
Wenn Einsatzzeiten reduziert werden, um Überstunden abzubauen, dann lässt sich das auf Basis eindeutiger Zahlen begründen. Konflikte entstehen erst gar nicht. Das System sendet zudem einen Warnhinweis, wenn das Stunden-Soll eines Mitarbeiters überschritten wird.
Das hat den enormen Vorteil, dass „Mehrstunden“, die nicht nur das Privatleben der Mitarbeiter beeinträchtigen würden, vermieden werden.
Was belegt den Erfolg Ihrer Investition?
Blumenthal: Die Mitarbeiter sind zufriedener als zuvor. Außerdem können wir den Personaleinsatz jetzt passgenau und zeitgerecht steuern. Hinzu kommt die Transparenz per Maus-Click.
Hat sich auch das Einkaufserlebnis der Kunden verbessert?
Blumenthal: Mit Sicherheit konnten wir die Betreuung der Kunden auf der Verkaufsfläche optimieren.
Welche Auswertungen sehen Sie sich am liebsten an?
Schulz: Es interessieren insbesondere die Daten zu Über- und Minus-Stunden sowie Informationen zu den aktuellen Urlaubsbudgets. Diese Daten schauen sich die Geschäftsleitung und die Abteilungsleiter wöchentlich an.
Auf welchem Medium nutzen Sie die SEAK-Lösungen?
Blumenthal: Bislang nur auf Desktop-PCs. Es gibt jedoch auch Überlegungen zum Einsatz der Software auf mobilen Endgeräten. Auslöser war die Corona-Zeit, die das Thema „Homeoffice“ für Verwaltungsarbeiten gepusht hat.
Welche Bedeutung hat die Rechtssicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?
Blumenthal: Das ist wichtig zur Argumentation gegenüber dem Personal. So können beispielsweise die Stempelzeiten der Mitarbeiter nicht überschrieben werden. Eine Verfälschung der Zeiten ist nicht möglich!
Haben Sie schon mal bei dem SEAK-Support Team in der Hotline angerufen? Konnte man Ihnen zeitnah helfen?
Blumenthal: Das war bislang nur selten notwendig, funktionierte dann aber sehr gut. Denn der Mitarbeiter in der SEAK-Zentrale kann sich aus der Distanz auf meinen Rechner aufschalten, so dass ich genau verfolgen kann, wie der das Problem löst.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit den Schulungen von SEAK?
Schulz: Sehr gut. Bei der Schulung zur Einführung der Personaleinsatzplanung von SEAK gab es für unsere Abteilungsleiter Vieles zu lernen. Das wurde aber so verständlich vermittelt, dass diese sehr schnell alleine sehr gut damit zurechtkamen.
Wir bedanken uns bei Silvia Blumenthal und Paul Schulz für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © Modehaus MAAS GmbH