Datenschutzhinweise für die App SEAK TEAMS®

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Produkten. Mit den Lösungen zum Workforce Management System der SEAK Software GmbH (im Folgenden: SEAK) optimieren Unternehmen ihre Prozesse, indem Mitarbeitern* der Zugriff auf wichtige Informationen und Funktionen des Workforce Management Systems per Smartphone und Tablet ermöglicht wird – unabhängig von Einsatzzeit und -ort.

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der SEAK TEAMS® App (im Folgenden „App“).  Die folgenden Datenschutzhinweise richten sich an die Endnutzer der App.

* Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

• App: Symbol bzw. Icon einschließlich Software, die Endnutzern Zugriff auf Funktionen und Informationen der Lösungen zum SEAK Workforce Management System ermöglicht.
• SEAK: Anbieter der App ist die SEAK Software GmbH.
• SEAK Workforce Management System: Standardsoftwarelösungen für effizientes Workforce Management und Personaleinsatzplanung, welche von SEAK vertrieben und an Unternehmen lizenziert wird.
• Endnutzer: Eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, die z. B. als Mitarbeiter eines Unternehmens die App nutzt.
• Unternehmen: Auftraggeber oder Arbeitgeber des Endnutzers, der die erforderlichen Lizenzen zur Nutzung der Software von SEAK für den internen Geschäftsbetrieb und für den Zugriff über die App durch die Endnutzer erworben hat.

SEAK Software GmbH
Röntgenstraße 31-33
21465 Reinbek

E-Mail:

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz in Zusammenhang mit unseren Produkten und Dienstleistungen oder der Nutzung unserer App können Sie sich jederzeit auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist unter obiger postalischer Adresse sowie unter der zuvor angegeben E-Mail-Adresse (Stichwort: „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“) erreichbar. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

Die App verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die im vom Unternehmen lizenzierten SEAK Workforce Management System durch das Unternehmen oder den Endnutzer hinterlegt wurden.

Verantwortlich für diese Daten ist allein das Unternehmen (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). SEAK verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag gemäß der mit dem Unternehmen geschlossenen Leistungsvereinbarung und Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO).

Abhängig von der Leistungsvereinbarung mit dem Unternehmen lassen sich über die App u. a. nachfolgend genannte weitere personenbezogene Daten abrufen und bearbeiten:

• Personenstammdaten und zeitwirtschaftliche Informationen
• Informationen aus der Personaleinsatzplanung
• Informationen aus dem Antragswesen
• Systembezogene Informationen

Welche Kategorien personenbezogener Daten im jeweiligen Vertrag tatsächlich verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der vom Unternehmen jeweils gewählten Konfiguration und Parametrisierung sowie der vereinbarten Modulauswahl. Relevante personenbezogene Daten können insbesondere sein:

a) Personenstammdaten und zeitwirtschaftliche Informationen

• Personalnummer
• Anrede, Name, Vorname
• Geburtsdatum
• Kartennummer(n) des/der Ausweis(e)
• Mitarbeiterkategorie (z. B. Abrechnungsmodell)
• Eintritts-, Austritts-, Umgruppierungsdaten
• Vereinbarungen zu Arbeitszeit, Beginn/Ende der Betrachtungszeiträume
• Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail, Telefonnummern)
• Mitarbeiterfoto
• Organisatorische Merkmale (z. B. Abteilung, Standort)
• Zugehörigkeit zu Regionen, Ländern, Sprachen
• Arbeitsorte, Wegezeiten
• Vorgesetzten-, Mitarbeiter-, Stellvertreterbeziehungen
• Frei definierbare personenbezogene Zusatzfelder
• Qualifikationen, Ausbildungsmaßnahmen
• Zeitsalden, Zeitkonten
• Vergütungs-, Urlaubs- und Freizeitansprüche (generelle Vereinbarungen, Werte und Salden)
• Geplante und tatsächliche Abwesenheiten
• Buchungen/Stempelungen inkl. Uhrzeit und Ort
• Tatsächliche Anwesenheits-, (Ruf-)Bereitschafts- und Arbeitszeiten
• Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten, Projekten, Aufträgen, Kostenstellen, Arbeitsplätzen inkl. geleisteter Zeiten
• Manuelle Anmerkungen zu Stamm- und Bewegungsdaten
• Systemseitige Warnungen und Fehlermeldungen bei Regelabweichungen

b) Informationen aus der Personaleinsatzplanung

• Vertragliche und planerische Verfügbarkeit
• Planungswünsche von Mitarbeitern
• Einsatzplanung und tatsächliche Arbeitszeiten
• Planänderungen
• Schichttausch-Vorgänge
• Leistungsprofile von Mitarbeitern

c) Antragswesen

• Anträge auf Abwesenheiten inkl. Genehmigungsverlauf/-stand
• Anträge zu arbeitszeit- oder dienstplanungsrelevanten Vorgängen inkl. Genehmigungsverlauf/-stand
• Systemversandte E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen

d) Zutrittsmanagement

• Zutrittsberechtigungen (Geräte, Zonen, Zeiträume)
• Zugangskennungen
• PIN-Eingaben
• Biometrische Identifikatoren (z. B. Fingerabdruck)
• Tatsächliche oder versuchte Zutritte/Verlässe inkl. Uhrzeit und Ort

e) Systembezogene Informationen

• Systemzugangsdaten
• Berechtigungen für Objekte/Interaktionen
• IP-Adressen, Paket- und URL-Informationen, Zeitstempel, Telemetriedaten, Ports (bei Nutzung von Cloud-Services)
• Browserinformationen (User Agent, Log-Daten)
• Systemeinstellungen, Präferenzen
• Angemeldete Nutzer, Anmeldeversuche
• Protokolle über Nutzerinteraktionen

f) Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

Mit Ausnahme der genannten Daten, zu deren Zugriff der Endnutzer die Berechtigung erteilt, werden keine weiteren personenbezogenen Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet.

In der App erfolgt keine Protokollierung.

Nur Berechtigungen, die für die Funktion der App zwingend erforderlich sind, werden eingefordert. Wird eine der Berechtigungen vom Endnutzer abgelehnt, stehen ggf. nicht alle Funktionen der App in vollem Umfang zur Verfügung.

Die App unterstützt die Betriebssysteme iOS und Android und benötigt die folgenden Berechtigungen:

Kamera

Zweck
Wird benötigt, um QR-Code mit URL-Daten zu scannen.

Zugriff auf personenbezogene Daten möglich?
Nein

Steuerungsmöglichkeiten des Zugriffs durch Endnutzer
Der Endnutzer kann beim ersten Start der Funktion „Kamera“ nach Installation der App zustimmen oder ablehnen, ob die App auf die Kamera seines mobilen Endgerätes zugreifen darf.

Die App verwaltet keine eigenen Nutzerkonten. Die Löschung erfolgt ausschließlich durch das Unternehmen.

Im Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten haben betroffene Endnutzer gegen Ihr Unternehmen als Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO die folgenden Rechte und können diese gegenüber ihrem Unternehmen geltend machen:

• Recht auf Widerruf ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 21 DSGVO);
• Recht auf Auskunft über ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung ihrer bei uns unrichtig gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Beschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit ihrer personenbezogenen Daten (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit zu ändern und Änderungen bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten nachzupflegen. Die aktuelle Fassung der Datenschutzhinweise ist innerhalb der App abrufbar.