Die annähernd 200 Jahre alte Firmen-Historie Fischer (Taucha, Nähe Leipzig) ist geprägt von unternehmerischem Mut, Überlebensfähigkeit in schwierigsten Zeiten sowie Gestaltungs- und Wachstumswille im Modehandel. Sich im Wandel der Zeit immer wieder neu zu erfinden, dafür braucht es Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit – auch bei der Optimierung von Back Office-Prozessen. SEAK Software unterstützt das Unternehmen dabei. Seit nunmehr 10 Jahren.
April 1832: Der Leinenwebermeister Carl Ernst Fischer aus der Nähe von Nürnberg, zog nach Taucha bei Leipzig und eröffnete eine Werkstatt, die gleichzeitig auch Wohn- und Verkaufsraum war. Zunächst handelte Fischer mit selbst produzierten Leinenwaren und mit Flachsgarnen. Nach drei Jahren waren die Geschäfte so erfolgreich, dass im selben Haus ein Ladengeschäft eingerichtet werden konnte.
Sein Unternehmer-Gen muss Carl Ernst Fischer vererbt haben, denn Ende des 19. Jahrhunderts verkauften die Fischers nicht nur im eigenen Laden, sondern fuhren über die benachbarten Dörfer und boten das Sortiment direkt auf den Bauernhöfen und bei firmeneigenen Verkaufsmessen in Gasthöfen an.
Mit Geschick und Hartnäckigkeit führten die Nachfolgegenerationen das Unternehmen durch die Höhen und Tiefen des vergangenen Jahrhunderts. Dann, nach der deutschen Wiedervereinigung, wuchs das Unternehmen rasant. Mittlerweile wird das Unternehmen in 6. Familiengeneration von Ulrich Fischer (seit 2010) geleitet. MEIN FISCHER SEIT 1832 zählt 17 Modegeschäfte in Mitteldeutschland und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter.
Eng verbunden mit dem Wachstumsschub um das Jahr 2010 ist der Einstieg von SEAK als Software-Partner bei MEIN FISCHER SEIT 1832. Personalreferentin Stephanie Jähnig und IT-Leiter Jens Feike-Herrmann berichten von ihren Erfahrungen mit den SEAK-Lösungen.
Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?
Jens Feike-Herrmann: Wir arbeiteten eigentlich nur mit Papier, mit Stundenzettel für jeden Monat. In den Filialen gab es einen Wochendienstplan, der mit Bleistift ausgefüllt wurde. Insgesamt war die Planung des Personaleinsatzes recht unsystematisch.
Stephanie Jähnig: Es ließ sich auch nicht nachvollziehen, ob ein Mitarbeiter im Verkauf oder aber für eine Nebentätigkeit wie beispielsweise Dekoration eingesetzt worden war und ob der Einsatz sinnvoll war. Natürlich gab es auch keine Kennzahlen auf Mausklick.
Welche SEAK-Systeme kommen heute zum Einsatz?
Feike-Herrmann: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiter Service Portal (MSP). Hinzu kommt ein Besucherzähler, dessen Daten wir in die SEAK-Lösung importieren, um beispielsweise auch die Käuferquote berechnen zu können.
Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?
Feike-Herrmann: SEAK wurde uns von einem befreundeten Unternehmen empfohlen.
Was läuft jetzt anders? Was wurde verändert?
Feike-Herrmann: Das lässt sich kaum mehr miteinander vergleichen. Die Personaleinsatzplanung ist jetzt wesentlich effizienter als zuvor. Die Zentrale erstellt unter Berücksichtigung der Daten aus dem Vorjahr dabei für jede Filiale einen Jahresplan und definiert monatliche Umsatzziele. Auf dieser Basis und mit Hilfe der Vorschläge des Systems erstellt die Filialleitung dann die Einsatzplanung für jeden Tag.
Was läuft jetzt besser?
Jähnig: Besser läuft die Übermittlung der korrekten Stunden und der diversen Abwesenheiten an die Lohnbuchhaltung sowie die Berechnung der Umsatzbeteiligung für unsere Mitarbeiter, da wir die Umsätze den jeweiligen Mitarbeitern je Kostenstelle zuordnen können.
Feike-Herrmann: In der Vergangenheit haben wir zu häufig Geld verbrannt. Oft wurde einfach die Einsatzplanung aus dem Vorjahr kopiert – und fertig. Mit der Software von SEAK erkennen wir schneller und einfacher, wo die Einsatzplanung nicht optimal ist. Auch die Mitarbeiter, die sich an der Kasse an- und abmelden, sind zufriedener, weil die Planung transparenter ist. Sie erhalten den Dienstplan vier Wochen im Voraus. Es gibt kaum Diskussionen.
Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?
Feike-Herrmann: Wir verzeichnen seit dem Einsatz der Lösungen von SEAK Jahr für Jahr steigende Stundenleistungen. Auch die Kennzahl „Teile pro Bon“ entwickelt sich erfreulich. Zuvor ließ sich diese Kennzahl nicht berechnen, denn man wusste nicht, wieviel Zeit ein Mitarbeiter tatsächlich auf der Verkaufsfläche im Einsatz war. Wir brauchen aber diese Kennzahlen und entsprechende Auswertungen auch, um leistungsabhängige Bonus-Zahlungen berechnen zu können.
Hat sich Ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, die mit SEAK arbeiten, verändert? Gibt es jetzt Themen, über die Sie differenzierter sprechen können?
Jähnig: Die Gespräche über die Produktivität oder Boni haben mehr Fundament. Details und Gründe für Kostenstellenwechsel lassen sich nachvollziehen. Man weiß, wo der Umsatz entstanden ist.
Feike-Herrmann: Es wird nicht mehr auf einem Blatt Papier herumradiert. Stattdessen kann sich jeder seine Daten im MSP ansehen.
Gibt es Auswertungen, die Sie sich besonders gern ansehen?
Jähnig: Mich interessieren neben den Stammdaten besonders die Statistiken zu Überstunden bzw. Minusstunden sowie der Anteil der Krankmeldungen. Mitarbeiter im Handel fehlen im Jahresdurchschnitt 10,9 Tage wegen Krankheit. Unser Wert ist niedriger. Sollte er über den Branchendurchschnitt steigen, wäre das ein Alarmzeichen. Fatal wäre es zudem, wenn wegen Krankheit und Urlaub die Mindestbesetzung nicht mehr gewährleistet werden kann. Auch diesen Aspekt behalte ich im Auge.
Auf welchen Medium werden die SEAK-Lösungen genutzt?
Feike-Herrmann: Bislang noch nicht auf mobilen Endgeräten. Allerdings wünschen sich die Filialleiter ein Tablet im Pausenraum, damit die Erfassung der Arbeitszeiten nicht mehr an der Kasse erfolgen muss und die Unterbrechung von Kassiervorgängen vermieden wird.
„Denn es ist nicht schwer und führte zu weniger Nachfragen und Diskussionen rund um die Zeiterfassung und Abrechnung.“
Stephanie Jähnig, Personalreferentin bei MEIN FISCHER
Für Ihre Mitarbeiter sollte sich seit SEAK-Einführung der Arbeitsalltag positiv verändert haben. Fällt Ihnen das auf?
Jähnig: Es gab bei der Einführung des MSP ältere Mitarbeiter, die nicht so technikaffin sind und die der Umgang mit der Lösung etwas verunsicherte. Aber das hat sich schnell gewandelt. Denn es ist nicht schwer und führte zu weniger Nachfragen und Diskussionen rund um die Zeiterfassung und Abrechnung.
Feike-Herrmann: Bei der Personaleinsatzplanung von SEAK ist die Akzeptanz auch darauf zurückzuführen, dass das System Gerechtigkeitsaspekte berücksichtigt.
Haben Sie schon mal bei dem SEAK-Support Team in der Hotline angerufen? Konnte man Ihr Anliegen zeitnah klären?
Jähnig: Die SEAK-Lösungen sind weitestgehend selbsterklärend. Und wenn doch einmal eine Frage offen ist, dann erreicht man die SEAK-Hotline immer.
Feike-Herrmann: Wir sind gelegentlich auch betriebsblind. Deshalb sind die Tipps und Hinweise von SEAK so wertvoll. So weist man uns oft auf Potenziale hin, die wir übersehen oder noch nicht ausgeschöpft haben.
Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team in Vertrieb, Support, Beratung, Schulung etc. aus?
Feike-Herrmann: Bei SEAK kommt keine Hektik auf. Sie lösen Anliegen Schritt für Schritt. Ich fühle mich im Kontakt mit dem SEAK-Team gut aufgehoben.
Jähnig: Ich habe immer das Gefühl, dass die mich verstehen und wissen, was ich brauche. Dabei sind sie auch noch sehr sympathisch, nett und hilfsbereit.
Was hat Sie im Kontakt mit SEAK am meisten überrascht?
Jähnig: Da war einmal eine Frage zum Thema Urlaub und Zeitgutschrift in der SEAK-Planung. Man nahm sich für diese Frage fast eine Stunde Zeit, um das Problem zu lösen. Auch das Potenzial, das diese Software hat, überrascht mich immer wieder.
Was wünschen Sie sich außerdem von SEAK?
Jähnig: Die eine oder andere Auswertung würde ich gerne noch individueller anlegen können. Zum Beispiel würde ich gerne die Überstunden je Filiale per Mausklick angezeigt bekommen.
Was sind die künftigen Themen? Was planen Sie? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?
Jähnig: Eine digitale Personalakte mit Schnittstelle zu der Software von SEAK.
Wir bedanken uns bei Stephanie Jähnig und Jens Feike-Herrmann für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.
Fotos © MEIN FISCHER GmbH & Co KG