Der Verkauf von Lingerie und Dessous ist nicht nur beratungs- und bedienungsintensiv, sondern oft auch eine „intime Angelegenheit“ zwischen Verkäuferin und Kundin. „Einkaufserlebnis“ bedeutet hier deshalb nicht nur eine frequenzorientierte Personaleinsatzplanung, sondern im Idealfall sogar die genau richtige Verkäuferin zur richtigen Zeit auf der Verkaufsfläche. In den Fachgeschäften von Mey unterstützt die Software von SEAK dabei.
Mey, Albstadt, das ist gelebte Familientradition seit 1928. Das seinerzeit als Lohnwirkerei gegründete Unternehmen steht heute für international begehrte Damen- und Herrenwäsche, Dessous und Swimwear (Herren) mit Premium-Anspruch.
Ein Großteil der Stoffe wird in einer eigenen Strickerei in Deutschland hergestellt. Zum Einsatz kommen vor allem feinste, hochwertigste Baumwollsorten der Welt, darunter Bio-Baumwolle aus Peru, die vollständig per Hand und ohne den Einsatz von Entlaubungsmitteln gepflückt und verlesen wird und deutlich weniger Wasser benötigt als in anderen Regionen der Welt.
Neben höchsten ökologischen Standards legt man Wert auf faire Produktionsbedingungen. Konfektioniert wird überwiegend in einem vollstufigen Produktionsbetrieb in Deutschland und Europa.
Im Jahr 2010 startete Mey mit eigenem Retail. Heute zählt man 22 eigene Geschäfte, sieben Factory Outlet Center und zwei Multilabel-Stores (Mainz und Salzburg). Die IT-Lösungen für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung der Mey-Filialen stammen von SEAK Software und wurden im April 2019 eingeführt. Im Gespräch zieht Patricia Bodmer, Retail Operations Manager bei Mey, eine Zwischenbilanz.
„Dabei war schnell klar, dass SEAK so etwas wie der Porsche in diesem Software-Markt ist.“
Patricia Bodmer, Retail Operations Manager
Vor welcher Herausforderung stand Mey Retail bei Einführung der Software von SEAK?
Patricia Bodmer: Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Budgetplanung erfolgten immer noch per Hand bzw. mit Excel-Tabellen. Das ging so nicht mehr weiter. Schließlich waren es schon 22 Stores mit rund 150 Mitarbeiterinnen. Alles war zu zeitaufwendig, zu intransparent und zu fehleranfällig.
Wie kam der Kontakt zu SEAK Software zustande und wie fiel die Entscheidung für diesen Anbieter?
Bodmer: Das ging recht schnell. Wir haben natürlich den Markt sondiert und uns dann die Lösungen von drei Software-Anbietern angesehen. Dabei war schnell klar, dass SEAK so etwas wie der Porsche in diesem Software-Markt ist.
Welche Prozesse konnten Sie optimieren?
Bodmer: In unseren Geschäften, die bis zu 100 Quadratmeter groß sind, arbeiten vier bis sechs Mitarbeiterinnen. Deren Einsatz wird von der Store-Leiterin gesteuert. Bei der Planung sieht diese jetzt wesentlich einfacher und übersichtlicher die Verfügbarkeit des Personals an jedem Tag und zu jeder Stunde.
Auch die Budgetplanung konnte massiv verfeinert werden. Zuvor hatten wir eine Planung auf Monatsbasis, jetzt gibt es ein Budget für jeden Tag. Das ist unter anderem deshalb möglich, weil das SEAK-System für die unterschiedlichen Tage gezielt die Frequenzprognosen und die dafür angemessenen Stundenbudgets berechnet.
Weitere Vereinfachungen gibt es bei der Urlaubsplanung, die besonders übersichtlich ist.
Wie gehen Sie bei der Budgetplanung vor?
Bodmer: Der Planumsatz wird vom Head of Retail vorgegeben. Das ist die Zielvorgabe für einen Store bzw. für das Team. Der Planumsatz je Tag ist entscheidend für die Zahl der einzuplanenden Verkäuferinnen.
Das System macht es möglich, Stärken und Schwächen der Mitarbeiterinnen besser zu verstehen und mit Zahlen zu belegen.
Die Store-Leiterin, als Verantwortliche für die Einsatzplanung, kann nun das Personal je nach seinen Stärken gezielter für die einzelnen Bereiche wie Verkauf, Merchandising oder Arbeiten wie Ware räumen einsetzen.
„Das System macht es möglich, Stärken und Schwächen der Mitarbeiterinnen besser zu verstehen und mit Zahlen zu belegen.“
Patricia Bodmer, Retail Operations Manager
Gab es Widerstände bei Einführung der Software?
Bodmer: Ja, die gab es. Anfangs war da vielleicht der Eindruck, dass die in der Zentrale vor allem mehr Kontrolle ausüben wollten. Aber das System von SEAK ist sehr transparent und ermöglicht es zudem, mehr und einfacher als zuvor die Mitarbeiterinnen an den von ihnen bevorzugten Tagen und Uhrzeiten einzusetzen.
Wir haben jetzt auch mehr Gerechtigkeit hinsichtlich des Einsatzes an eher unbeliebten Tagen oder Uhrzeiten. Das Betriebsklima und das Miteinander sind deshalb jetzt noch besser als zuvor.
Lassen sich die Verbesserungen in Zahlen ausdrücken?
Bodmer: Die Produktivität auf der Fläche steigt. Es ist allerdings kaum möglich, Verbesserungen auf einen einzelnen Faktor zurückzuführen. Beispielsweise schulen wir unsere Mitarbeiterinnen vor Ort regelmäßig und intensiv, so dass sie als Lingerie- und Dessous-Fachverkäuferinnen auch schon zuvor auf höchstem Niveau gearbeitet haben.
Wie hat sich seit der Einführung der Software die Kommunikation mit den Teams entwickelt? Gibt es Themen, über die sie zuvor überhaupt nicht oder nur auf unzureichender Datenbasis diskutieren können?
Bodmer: Die verbesserte Datentransparenz erleichtert die Gespräche. Zudem werden Verbesserungspotenziale sichtbar, über die wir dann reden. Hinzu kommt, dass wir das Thema Überstunden besser im Griff haben.
Inwiefern ist die Software von SEAK ein Beitrag zur Verbesserung des Einkaufserlebnisses der Kunden?
Bodmer: Das System weist unter anderem darauf hin, wenn für einen Planumsatz zu wenig Personal eingeplant wurde und damit das Team auf der Fläche den Plan gar nicht erfüllen kann. Dann wird zusätzliches Personal eingeplant. In einem so bedienungsintensiven Business sind solche automatisierten Hinweise unabdingbar, um das ideale Einkaufserlebnis zu bieten.
Ein Wort zum Mitarbeiter Service Portal von SEAK, mit dem das Personal die Möglichkeit hat, sich selbst um Vorgänge wie Urlaubsanträge, Buchungskorrektur etc. zu kümmern und sich jederzeit über den aktuellen Stand seiner Anträge, Zeitsalden und Urlaubsstände informieren kann.
Bodmer: Als Werkzeug für mehr Selbstorganisation für den Mitarbeiter kommt das gut an. Wir nutzen alle Funktionen. Der Zugang erfolgt bislang über die Kasse. Als nächsten Schritt wollen wir den Mitarbeiterinnen aber auch den Zugriff über das Smartphone ermöglichen.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem SEAK-Support?
Bodmer: Reibungslos, schnell, unkompliziert.
Und Ihr Urteil über Faktoren wie Zuverlässigkeit, Termintreue, Kompetenz?
Bodmer: Bleibt, wie ihr seid.
Ist Ihnen etwas Besonderes in der bisherigen Zusammenarbeit mit SEAK Software im Gedächtnis geblieben?
Bodmer: Die Schulungen bei Einführung des Systems. Die waren perfekt.
Hat Sie etwas überrascht?
Bodmer: Ja. Wie wir auf intelligente Weise step by step an den Funktionsumfang des Systems herangeführt wurden.
Was ist für Sie „typisch SEAK“?
Bodmer: SEAK ist anspruchsvoll – im positiven Sinne. So wie die heutigen Kunden im Handel. Da brauche ich einfach so einen Software-Partner.
Wir bedanken uns bei Patricia Bodmer für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.
Fotos © Mey Handels GmbH, Titelbild: Mey Store Mainz