• 6. Dezember 2018

„Genau die richtigen Maßnahmen ergreifen“. Schuhhandel Förstemann – Interview mit Daniel Förstemann

Filiale Schuhhandel Förstemann | www.seak.de

„Genau die richtigen Maßnahmen ergreifen“. Schuhhandel Förstemann – Interview mit Daniel Förstemann

„Genau die richtigen Maßnahmen ergreifen“. Schuhhandel Förstemann – Interview mit Daniel Förstemann 900 617 Einsatzplanung + Zeitwirtschaft im Handel: SEAK Software GmbH

So wird ein Schuh draus: Wie IT-Lösungen von SEAK Software in den 18 Rieker-Stores der Familie Förstemann die Personaleinsatzplanung vereinfacht, die Zahl der Mitarbeiter auf der Fläche der Frequenz entsprechend optimiert und mit smarten Analyse-Tools weitere Verbesserungsoptionen auf einen Blick sichtbar macht.

Die „Schuh-Familie“ Förstemann (Firmensitz: Ahnatal bei Kassel) betreibt in Deutschland 18 Monomarken-Stores der Marke Rieker. Kerstin und Jürgen Förstemann sowie Sohn Daniel und Tochter Nina bilden die Geschäftsleitung, zu der als einziges Nicht-Familienmitglied auch Jonas Roth gehört, der den Bereich Controlling leitet.

Rieker-Stores der Förstemanns befinden sich in bedeutenden Shoppingcentern und Toplagen in Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Hamburg und Schleswig-Holstein.

Die beachtliche Zahl von rund 115 Mitarbeitern sowie weitere Expansionspläne ließen das Unternehmen nach einem IT-Partner suchen, der die Bereiche Personaleinsatzplanung und Filial-Controlling aus dem Effeff beherrscht. Aus einem besonders intensiven Erstkontakt mit SEAK Software wurde schnell eine erfolgreiche Partnerschaft.

Förstemann und SEAK – das passt, weil beide dem Prinzip folgen, Ziele von Unternehmen, Ansprüche der Mitarbeiter und Erwartungen der Kunden im Handel in Einklang zu bringen. Fragen an den Junior-Chef Daniel Förstemann.

Welche Probleme im Bereich Personaleinsatzplanung sollten mit der Software von SEAK gelöst werden?

Daniel Förstemann: Wir wünschten uns für die Personaleinsatzplanung eine zentrale Datenbank, in der wir alle Stammdaten besonders einfach und übersichtlich verwalten konnten. Außerdem sollte uns das System auf einfache Weise Soll/Ist-Vergleiche bieten, also auch der Vergleich der geplanten mit den tatsächlichen Einsatzzeiten. Sämtliche Auswertungen sollten zeitnah möglich sein.

Vor allem aber wollten wir die Einsatzplanung papierlos durchführen und auf ein System zurückgreifen können, dass die Arbeit im Vergleich zu der Planung mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel spürbar erleichtert und beschleunigt.

Wie kam der Kontakt mit SEAK Software zustande?

Förstemann: Wir haben SEAK im Jahr 2016 auf einer Messe kennen gelernt und waren sofort interessiert.

Deren IT-Lösungen waren im Vergleich zu dem, was wir schon kannten, mal wirklich etwas Neues. Deshalb dauerte die erste Präsentation auch sogleich volle drei Stunden. Zusätzlich besuchte uns ein SEAK-Mitarbeiter und zeigte uns im Detail, welche Optionen in punkto Auswertungen im Detail möglich sind.

Daniel Förstemann | www.seak.de

Daniel Förstemann

Was läuft jetzt besser als zuvor?

Förstemann: Die Dienstpläne lassen sich wesentlich einfacher erstellen. Die Tage und Stunden, an denen die Mitarbeiter eingesetzt werden können, sind im System hinterlegt. Man sieht auf einem Blick, wer einsatzfähig ist und wer nicht und kann mühelos auf diese Daten zugreifen. Außerdem stehen Daten aus der Vergangenheit wie Umsatz je Filiale an ausgewählten Tagen als wichtige Orientierungshilfe für die Einsatzplanung zur Verfügung.

Was hat das für Folgen?

Förstemann: Die Einsatzplanung für einen ganzen Monat dauert nur noch 30 bis 60 Minuten anstatt zwei bis drei Stunden. Besonders wichtig ist, dass die Servicequalität gestiegen ist. Denn wir setzen im Vergleich zu früher mehr Mitarbeiter in frequenzstarken Zeiten ein.

Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeiter mit den Erwartungen der Kunden an Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Funktioniert das?

Förstemann: Absolut. Unser Personal ist natürlich zufriedener, wenn jeder Verkaufsmitarbeiter auch Umsatz machen kann, also dann eingesetzt wird, wenn entsprechende Frequenz vorhanden ist. Die Kunden freuen sich über Mitarbeiter, die ansprechbar sind und das Unternehmen freut sich über starke Werte bei Kennzahlen wie Durchschnitts-Bon, Teile pro Bon etc.

Gab es Wiederstände seitens der Mitarbeiter bei der Einführung des SEAK-Systems?

Förstemann: Es gab die normalen Bedenken gegenüber etwas Neuem. Aber weil wichtige Prozesse mit SEAK schnell besser liefen als zuvor, waren diese rasch entkräftet. Vor allem bietet die Software objektive Daten, die oft andere Aussagen liefert als persönliche Einschätzungen der Mitarbeiter. Gespräche, zum Beispiel zum Thema „Einsatzgerechtigkeit“, fallen jetzt leichter.

Woran messen Sie den Erfolg der Software von SEAK?

Förstemann: Die Schuhbranche befindet sich in einem Strukturwandel. In dieser Zeit konnten wir die Umsätze stabil halten oder sogar steigern. Die Produktivität der Mitarbeiter ist dabei gestiegen. Wir führen das unter anderem auf den verbesserten Personaleinsatz zurück, der mehr als zuvor der Kundenfrequenz entspricht.

Wie ist die Verantwortlichkeit für die Personaleinsatzplanung und für die Arbeit mit dem SEAK-System geregelt?

Förstemann: Fünf Stores werden von einer Regionalleitung geplant, acht weitere Geschäfte in enger Abstimmung mit der Filialleitung und die restlichen Stores werden in der Zentrale geplant.

Hat sich Ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, die mit SEAK arbeiten, verändert? Gab es Themen, über die Sie nach SEAK-Einführung differenzierter sprechen konnten oder die Sie überhaupt zum ersten Mal ansprechen konnten?

Förstemann: Die Software dient nicht nur der Planung, sondern ist ein starkes Analyse-Tool. Generell sind Bewertungen jeder Art nun objektiver. Das hat sehr positive Auswirkungen auf Mitarbeitergespräche. Hinzu konfrontieren uns die Zahlen mit wichtigen Fragen, zum Beispiel, warum Mitarbeiter A auffallend erfolgreicher oder weniger erfolgreich als Mitarbeiter B ist, der in etwa die gleiche Stundenanzahl auf der gleichen Fläche eingesetzt war.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?

Förstemann: Vor allem an der Schnelligkeit, mit der wir in punkto Personaleinsatz auf kurzfristige Entwicklungen an den Standorten reagieren können.

Welche Auswertungen sehen Sie sich am liebsten an?

Förstemann: Auswertungen, die zeigen, ob wir mit der Planung richtig lagen, ob also die Mitarbeiter der Kundenfrequenz entsprechend in richtiger Anzahl auf der Fläche waren. Für tiefergehende Analysen nutze ich den T.P.M., also den Team Performance Monitor von SEAK. Hier interessieren mich vor allem die Produktivität der Mitarbeiter sowie die Entwicklung des Durchschnitt-Bons und der Warengruppen.

Der T.P.M. von SEAK hat den Anspruch, Leistungen und Potenziale auf einen Blick erkennbar zu machen, Abteilungen oder ganze Regionen zu benchmarken sowie Zielerreichung und Abweichungen darzustellen. Ihr Eindruck?

Förstemann: Das Beste ist die Übersichtlichkeit. Filialen an ähnlich strukturierten Standorten mit auffälligen Unterschieden in den Leistungskennzahlen können mühelos identifiziert werden. Man sieht die wichtigsten Kennzahlen, beispielsweise je Mitarbeiter, Standort oder Zeitraum, auf einen Blick.

Diese Unterstützung versetzt die Store-Leitung in die Lage, zeitnah genau die richtigen Maßnahmen zu ergreifen wie zum Beispiel Nachschulungen einzelner Mitarbeiter. So verbessern wir beispielsweise die Service-Qualität, erhöhen den Durchschnitts-Bon und steigern Zusatzverkäufe bei Furnituren.

Ein Wort zum Telefon-Support von SEAK. Wie sind Ihre Erfahrungen?

Förstemann: Ausgezeichnet. Jedes Problem wurde bisher extrem schnell gelöst. Das liegt auch daran, dass unsere Daten auf einem SEAK-Server gespeichert sind und die Support-Mitarbeiter wenn nötig darauf zugreifen können.

Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team aus?

Förstemann: Die wissen einfach, wovon sie reden und was im Handel los ist. Wenn es irgendwo hakt, dann finden sie eine Lösung, auf die man selbst nicht kommt.

Was hat Sie am meisten überrascht?

Förstemann: Dass alles so übersichtlich und strukturiert ist und dabei stabil läuft. Ich bekomme sehr schnell genau die Information, die ich suche.

Gab es bei der Datenauswertung Aha-Erlebnisse?

Förstemann: Ja. Da waren einige Filialen, von denen wir dachten, dass sie besonders gut laufen. Doch die Zahlen der SEAK-Auswertungen zeigten ein anderes Bild. Auch bei der Anzahl der tatsächlich eingesetzten Stunden in Bezug zum Umsatz gab es Überraschungen – positive wie negative.

Was wünschen Sie sich von SEAK?

Förstemann: Dass alles so reibungslos weiterläuft wie bisher. Als weiteren Schritt nach vorn kann ich mir zudem vorstellen, Kennzahlen wie „Stundenumsatz je Mitarbeiter“ mit einer Frequenzmessung zu verbinden.

Gibt es weitere Pläne?

Förstemann: Wir wollen im kommenden Jahr den Mobilen Dienstplan von SEAK testen. Jeder Mitarbeiter kann dann ortsunabhängig per Smartphone auf den Dienstplan zugreifen.

Wir bedanken uns bei Herrn Daniel Förstemann für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.

Mehr Informationen zum SEAK System:

Fotos © Schuhhandel Kerstin Förstemann

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