„Die Planung ist effizienter und die Ergebnisse waren schnell besser als zuvor.“ SEAK im Kaufhaus Ahrens – Interview mit Ulrich Mücke und Alexander Marczoch

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„Die Planung ist effizienter und die Ergebnisse waren schnell besser als zuvor.“ SEAK im Kaufhaus Ahrens – Interview mit Ulrich Mücke und Alexander Marczoch

„Die Planung ist effizienter und die Ergebnisse waren schnell besser als zuvor.“ SEAK im Kaufhaus Ahrens – Interview mit Ulrich Mücke und Alexander Marczoch 1000 798 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH

Bei Ahrens in Marburg geht aktuell vieles in die richtige Richtung. Die Entwicklung wichtiger Kennzahlen beweist eine gestiegene Produktivität. Dahinter steht ein verbessertes Einkaufserlebnis aus Sicht der Kunden – auch wegen einer optimierten Personaleinsatzplanung. Die Software SEAKproHR hat‘s möglich gemacht. Wer als Einzelhändler 70 Jahre „auf dem Buckel“ hat, kann von vielen „Häutungen“ berichten. Das Unternehmen fortzuentwickeln und in Teilen auch immer wieder neu zu erfinden, ist denn auch Teil der Historie von Ahrens in Marburg.

1949 als 50 Quadratmeter großer Laden in einer ehemaligen Eisdiele gegründet, ist das Unternehmen heute längst eine Institution in der Region Marburg (Hessen). Verschiedene Einkaufs- und Erlebniswelten präsentieren sich auf 13.500 Quadratmetern und sechs Etagen mit der Kompetenz von über 250 internationalen Top-Marken. Den Schwerpunkt bilden die Bereiche Mode, Accessoires und Sport. Ergänzt wird das Sortiment durch die Bereiche Uhren/Schmuck, Papeterie, Küchenmeisterei und die Kinderwelt. Außerdem betreibt man in eigener Regie ein Reisebüro sowie ein Restaurant mit Subway. Bekannte Partnerfirmen „unter einem Dach“, darunter Douglas für Parfümerie, Görtz für Schuhe, Thalia für Bücher und Rewe für Lebensmittel ergänzen das Ahrens-Angebot. Hinzu kommen Apotheke, Friseur, Bäckerei, Schuh- und Schlüsseldienst als Mieter bei Ahrens.

Um die eigene Position im Markt zu festigen und auszubauen, steht Ahrens aktuell vor einer Digitalisierungsoffensive: So ist die Entwicklung einer Kunden-App abgeschlossen. Parallel hierzu startet ein eigener Online-Shop mit Plattformanbindung. Auch die bestehende Sozial Media-Kommunikation wird weiter intensiviert.

Schon vor zwei Jahren erfolgte eine wichtige Investition, die das Unternehmen zukunftsfit machen sollte. Damals stellte Ahrens seine Personaleinsatzplanung auf das System von SEAK Software um. Eines der Ziele: Den Kunden eine bessere Einkaufs- und Beratungsqualität zu bieten, indem die gut 200 Mitarbeiter einfach dann auf der Verkaufsfläche präsent sind, wenn sie wirklich gebraucht werden. „Ziel erreicht. Die Zahlen beweisen es“, sagen Ulrich Mücke, Kaufmännischer Leiter und Prokurist bei Ahrens, sowie Alexander Marczoch, Personalleiter.

Fragen an die Experten.

Was war der Grund, sich nach einem neuen System für die Personaleinsatzplanung umzusehen?

Ulrich Mücke: Eigentlich waren wir mit der bestehenden Personaleinsatzplanung nicht unzufrieden, aber es gab zu häufig Zeiten, in denen wir zu viele oder zu wenig Personalstunden einsetzten. Dadurch entstanden zum einen unnötig hohe Präsenszeiten und zum anderen fehlte in umsatzstarken Zeiten die benötigte Mitarbeiteranzahl zur Kundenberatung. Unsere Planungen gingen einfach nicht genug und detailliert in die Tiefe. Eine umsatz- und frequenzorientierte PEP war nur schwer möglich.

Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Mücke: Wenn man mit Fachleuten über dieses Thema redet, dann wird SEAK fast immer als Erstes genannt. Zudem arbeiten Partnerfirmen, mit denen wir uns regelmäßig austauschen, bereits mit der Software SEAKproHR für die Personaleinsatzplanung. Die haben uns SEAK empfohlen – auch wegen des Preis-Leistungs-Verhältnisses.

Was hat sich geändert und was läuft jetzt besser?

Alexander Marczoch: Wir sind jetzt in der Lage, wesentlich detaillierter zu planen, also Monats-, Wochen-, Tages- und Stundenplanung, das alles je Abteilung oder definierter Fläche. Früher gab es Mitarbeiter mit sehr vielen Überstunden und andere mit erheblichen Minusstunden. Hier ein ausgeglichenes Verhältnis zu schaffen, ist mit der Software von SEAK wesentlich einfacher. Das gilt auch für die Berücksichtigung von Freizeitwünschen unserer Mitarbeiter. Diese werden vorab im System hinterlegt und können so nicht vergessen werden.

Mücke: Wir erwarteten natürlich auch eine Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Tatsächlich steigt die Produktivität seit Einführung des Systems an.

Unsere Interviewpartner (v. l.): Ulrich Mücke (Kaufmännischer Leiter und Prokurist) und Alexander Marczoch (Personalleiter)

An welche Kennzahlen denken Sie?

Mücke: Als Erstes an die Conversion Rate, also der Anteil kaufender Kunden im Verhältnis zu den Besuchern. Diese konnte im Laufe von zwei Jahren um mehr als ein Prozent verbessert werden. Erfreulich ist auch die Entwicklung bei den Teilen pro Bon und Wert pro Teil. Daraus schließen wir auch, dass die Beratungs- und Servicequalität für die Kunden optimiert werden konnte, etwa weil in frequenzstarken Zeiten nun mehr Mitarbeiter auf der Verkaufsfläche sind und sich so der intensiven Kundenbetreuung widmen können. Aber auch die Entwicklung der Stundensalden bei den Mitarbeitern wurde signifikant verbessert.

Wie arbeiten Sie mit der Software?

Marczoch: Die von den Abteilungsleitern und der Geschäftsleitung in der Warenwirtschaft geplanten und verabschiedeten Umsatzzahlen auf Jahres- bzw. Monatsbasis werden von der SEAK-Software übernommen. Das Programm verteilt dann die Werte auf die zur Verfügung stehenden Verkaufstage anhand von Vorjahresverläufen und unter Berücksichtigung von kalendarischen Verschiebungen wie zum Beispiel Ostern oder anderen Feiertagen. Im Anschluss definiere ich gemeinsam mit den Abteilungsleitungen Umsatzvolumenklassen, die dann in der weiteren Jahresplanung als Grundlage für die Besetzungsdichten der einzelnen Verkaufstage dienen.

Die Besetzungsdichten sind abhängig vom zu erwartenden Umsatz und berücksichtigen auch die Verläufe der unterschiedlichen Wochentage. Die Einsatzplanung erfolgt auf Halbstundenbasis. Die Besetzungsdichten können und sollen bei der monatlichen Personaleinsatzplanung von den Abteilungsleitern überprüft und bei Bedarf korrigiert werden.

Mücke: Von der Geschäftsleitung ist zudem die Stundenproduktivität vorgegeben, die in die Berechnung der einzusetzenden Stunden einfließt.

Gab es Bedenken der Abteilungsleiter und Flächenverantwortlichen?

Marczoch: Nein. Aus einem einfachen Grund: Die Planung ist effizienter und die Ergebnisse waren schnell besser als zuvor.

Kaufhaus Ahrens HAKA
Ein Blick in die HAKA-Abteilung im Kaufhaus Ahrens

Wie hat sich die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern seitdem verändert?

Mücke: Die Kommunikation ist jetzt viel strukturierter und damit einfacher als zuvor. Die Abteilungsleiter sind zudem besser informiert. Denn sie bekommen aus dem SEAK-System automatisch von uns definierte Auswertungen wie u.a. eine Zielkontrolle oder Verkaufszahlen zugestellt.

Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeitern mit den Erwartungen der Kunden an Service und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?

Mücke: Fest steht, dass unsere Mitarbeiterpräsenz und damit der Kundenservice besser geworden sind. Das wissen wir auch aus Rückmeldungen und Bewertungen unserer Kunden aus unserem hausinternen Qualitize-System.

SEAK nimmt für sich in Anspruch, in der Software alle rechtlichen Aspekte hinterlegt zu haben, mit denen man bei der Personaleinsatzplanung in Berührung kommen kann. Welche Bedeutung hat das für Sie?

Marczoch: Wir haben natürlich auch vor Einführung der Software rechtskonform agiert. Aber das System erleichtert durch die hinterlegten rechtlichen Aspekte die Arbeit. Falls man etwa mal bei der Planung die maximale tägliche Arbeitszeit überschreitet, erscheint sofort ein Hinweis.

Wie bewerten Sie den SEAK-Support?

Mücke: Von mir bekommt das SEAK-Team eine ‚Eins plus‘. Die Geschwindigkeit, mit der man auf Telefonanfragen reagiert und bei Bedarf uns auch in Marburg besucht, ist bemerkenswert.

Marczoch: Dem kann ich mich nur anschließen. Ein in allen Belangen sehr kompetentes Team.

Was hat Sie im Zusammenhang mit der Software-Einführung besonders überrascht?

Mücke: Dass alles so schnell so gut lief. Das ist keineswegs der Normalfall.

Was ist nach Ihrer Wahrnehmung „typisch SEAK“?

Marczoch: SEAK bietet eine für den Einzelhandel optimal abgestimmte Softwarelösung und berücksichtigt auch individuelle Anforderungen und Bedürfnisse.

Gibt es weitere Pläne?

Mücke: Es wird nicht nur eine Kunden-App geben, sondern auch eine App für Mitarbeiter. Dann beabsichtigen wir den Mobilen Dienstplan von SEAK einzuführen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Der macht vieles komfortabler wie zum Beispiel die Nutzung papierloser Urlaubsanträge. Wir können in der App aber auch Regelwerke hinterlegen, die die Mitarbeiter bei Bedarf aufrufen können.

Marczoch: Wir werden den Personaleinsatz weiter optimieren, um unseren Kunden die bestmögliche Bedienungs- und Beratungsqualität zu ermöglichen und dabei nicht nur zufriedene Kunden, sondern auch zufriedene Mitarbeiter zu haben.

Wir bedanken uns bei Herrn Ulrich Mücke und Herrn Alexander Marczoch vom Kaufhaus Ahrens für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.

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