Das SEAK-Prinzip im Einsatz in den Fashion-Stores von CAMP DAVID | SOCCX: Wie es gelingt, Ziele von Unternehmen, Ansprüche der Mitarbeiter und Erwartungen der Kunden im Modehandel in Einklang zu bringen.
Die CLINTON Großhandels-GmbH ist ein inhabergeführtes Modeunternehmen mit Sitz in Hoppegarten bei Berlin. Mit dem Menswear-Label CAMP DAVID und dem Womenswear-Label SOCCX gehört es zu den bedeutendsten Unternehmen im Bereich Casual- und Sportswear im deutschsprachigen Raum. Die deutschlandweit über 250 Retail Stores werden sowohl in Eigenregie als auch von Partnern geführt.
Michael Erdmann steuert davon insgesamt rund 60 Geschäfte mit einer Fläche von 100 bis 1.000 Quadratmeter. In seine Tätigkeit bringt Erdmann Erfahrungen aus der Fast Food-Branche mit ein, in der Themen wie eine optimale Personaleinsatzplanung oder auch das Benchmarken von Filialen bzw. Standorten oberste Priorität haben. Auf der Suche nach einem IT-Partner, der ihn bei diesen und weiteren Aufgaben in seinem expandierenden Fashion Business unterstützt, entschied sich Erdmann für SEAK Software. Fragen an den Mode-Manager.
Wie kam der Kontakt zu SEAK Software zustande?
Michael Erdmann: Wir hatten zuvor zwei andere Systeme für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung getestet. Im Internet stießen wir dann auf SEAK und nahmen Kontakt auf. Dann präsentierte man uns die IT-Lösung.
Die Entscheidung für SEAK fiel danach leicht. Das lag auch daran, dass ich in der Software meine eigenen Überlegungen zur Optimierung von Einsatzplanung und Zeitwirtschaft wiederfand. Allerdings hatte ich bis dahin nur auf Excel-Basis gearbeitet.
SEAK geht viel mehr in die Tiefe, berücksichtigt mehr Details und bietet erheblich bessere Kontrollmöglichkeiten.
Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?
Erdmann: Im Bereich Zeitwirtschaft wollten wir vor allem mehr Übersichtlichkeit und eine Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben erreichen. Die Zeiterfassung und die Integration dieser Daten in den Bereich Lohn + Gehalt war zuvor sehr mühselig. So wurden die Arbeitszeiten durch die Filialleiter manuell erfasst und am Monatsende per Fax an die Zentrale übermittelt. Dieses Verfahren beinhaltete natürlich einige Fehlerquellen und war für alle Beteiligten sehr zeitaufwendig.
Heute werden die Arbeitszeiten von den Mitarbeitern im System elektronisch erfasst und verarbeitet. Die Kontrolle und Korrektur der Buchungen erfolgt durch zwei Instanzen: Filialleiter und Personalbüro. Der Zeitaufwand ist nach einer anfänglichen Gewöhnungsphase minimal. Eine Übermittlung von Daten in Form von Tabellen oder Listen ist nicht mehr erforderlich. SEAK bietet aber mehr: Nämlich Zeiterfassung plus Personaleinsatzplanung aus einem Guss.
Die Stundensalden und die Abwesenheitsdaten, beispielsweise Urlaub oder bei Schulungen, fließen in das Planungsprocedere mit ein. Wir brauchten zunächst etwas Zeit und Geduld, bis wir von den Effizienzvorteilen profitieren konnten, denn die Arbeit mit dem System ist durchaus komplex. Aber mittlerweile ist der Aufwand bei all diesen Prozessen erheblich geringer als zuvor.
Wie haben sich Prozesse und Abläufe dadurch geändert?
Erdmann: SEAK Software ermöglicht schlauere, schnellere und effizientere Prozesse und Abläufe. Keiner der Filialleiter nutzt mehr Papier und Stift für die Einsatzplanung, sondern ausschließlich das SEAK-System. Einsatzplanungen für eine Filiale lassen sich in 20 Minuten abschließen.
Die Abläufe für die Planerstellungen haben wir standardisiert. Indem der Filialleiter jetzt einen strukturierten Ablauf bei der Dienstplanung einhält, spart er ca. 80 bis 90 Prozent Zeit. Die Vorgehensweise sieht so aus:
1. Konsequente Anwendung der Urlaubsplanung über das System. Nach Freigabe durch das Personalbüro ist der Urlaub im System erfasst.
2. Abwesenheitsplanung für freie Tage, Trainingsmaßnahmen etc.
3. Da die Präferenzzeiten, Funktionen und Stundensalden im System vorliegen, kann der Filialleiter nun mit der automatischen Planung den Dienstplan erstellen.
Was läuft mit Blick auf die Zufriedenheit von Mitarbeiter jetzt besser?
Erdmann: Die Produktivität ist nun viel besser planbar, steuerbar und kontrollierbar. Dabei ist es nicht unser Ziel, Kosten einzusparen, sondern zu optimieren, beispielsweise indem an umsatzstarken Tagen in einigen Filialen sogar mehr Personal auf der Fläche ist als zuvor. Die Software trägt auch zu einer wesentlich besseren Kommunikation mit den Filialleitern bei.
Wie sind die Abläufe bei der Einsatzplanung mit der Software von SEAK organisiert?
Erdmann: Ausgangspunkt ist ein Plan-Umsatz, den es für jeden Tag und jede Filiale gibt. Dabei wird zwischen starken und schwachen Tagen unterschieden. Ich mache die Basis-Planung und erstelle eine Art Schablone, die vom Personalbüro mit Angaben zu Urlauben etc. ergänzt und von der Filialleitung ausgefüllt wird. Dabei kann er auch automatisierte Vorschläge der Software nutzen.
Vor der Einführung von SEAK habe ich für jede Filiale Musterdienstpläne erstellt. Das funktionierte natürlich nicht so fein abgestimmt wie mit der SEAK Software. Außerdem konnte ich nur punktuell die Umsetzung kontrollieren und nicht so schnell auf Veränderungen reagieren. Eine Frequenzanalyse war erst mit SEAK möglich.
Gibt es Themen, die Sie nach der Einführung von SEAK mit den Filialleitern differenzierter besprechen können?
Erdmann: Auf jeden Fall. Vieles lässt sich jetzt besser besprechen, weil wir einfach mehr Klarheit haben. Da ist zum Beispiel das Thema der Besetzungsdichte vor Geschäftsöffnung. Hier wurde früher zu sehr „aus dem Bauch“ entschieden und „über den Daumen“ gerechnet. Jetzt ist der Personaleinsatz eindeutig näher am Bedarf. Ein weiteres Thema ist der Samstag als verkaufsstärkster Wochentag.
Indem SEAK uns Zahlen liefert, die im Kontext mit mehreren Faktoren analysiert werden, stellten wir fest, dass wir die Kundenfrequenz und damit das Umsatzpotenzial an Samstagen noch lange nicht ausgeschöpft hatten. Wir haben deshalb an diesen Tagen noch mehr Personalstunden eingesetzt. Anfänglich hatten die Mitarbeiter den Eindruck, die Filiale ist überbesetzt. Allerdings wurde die Maßnahme durch eine Umsatzsteigerung an den verkaufsstarken Tagen bestätigt.
Wie hat sich der Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter verändert? Was sagt Ihr Team zu den Software-Lösungen von SEAK?
Erdmann: Der Einsatz an den Samstagen ist jetzt wesentlich gerechter verteilt. Das kommt ebenso gut an wie der Überblick über die eigenen Arbeitszeiten per Mausklick. Das System ist wirklich sehr transparent. Deshalb gab es nur anfänglich einen minimalen Wiederstand bei der Einführung von SEAK.
Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in die IT-Lösungen von SEAK Software?
Erdmann: SEAK Software ist für Unternehmen unserer Branche eigentlich konkurrenzlos und für unser Unternehmen mittlerweile unverzichtbar. Ich selbst arbeite nur noch mit SEAK, zumal für die Einsatzplanung auch auf Daten aus der Warenwirtschaft oder Kasse zurückgegriffen werden kann.
Welche Auswertungen sehen Sie sich am liebsten an?
Erdmann: Plan/Ist-Vergleiche. Die sind in der SEAK-Lösung einfach besonders übersichtlich abgebildet, bilden eine hervorragende Kommunikationsplattform mit den Filialleitern und dienen der Verbesserung der Planungsqualität.
Sie nutzen auch den Team Performance Monitor (TPM). Diese Software von SEAK hat den Anspruch, Leistungen und Potenziale auf einen Blick erkennbar zu machen, Abteilungen, Regionen zu benchmarken sowie Zielerreichung und Abweichungen darzustellen. Ihr Eindruck?
Erdmann: Die Diagramme des TPM sind optisch sehr gut aufbereitet. Ich nutze das System vor allem für den Überblick über die Entwicklung wichtiger Kennziffern wie Stundenleistung, Teile pro Bon oder Durchschnittsbon sowie für die Ursachenforschung bei markanten Veränderungen und das Erkennen von Potenzialen.
Was leistet der TPM im Kern?
Erdmann: Ein hohes Maß an Übersicht beim Filialvergleich über Entwicklungszeiträume inklusive einer Ampelfunktion. Wir können die Auswertungen optimal auf unsere Bedürfnisse konfigurieren und erkennen beispielsweise mühelos, bei welchen Mitarbeitern etwa die Notwendigkeit von Nachschulungen besteht.
Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeiter mit den Erwartungen der Kunden wie Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?
Erdmann: Auf jeden Fall. Das System ist darauf angelegt, nicht einfach Kosten zu reduzieren, sondern den Ressourceneinsatz ganzheitlich zu optimieren. Wichtigstes Ziel ist mehr Kundenzufriedenheit. Dass dies funktioniert, lässt sich an den entsprechenden Kennzahlen ablesen.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem Telefon-Support von SEAK Software?
Erdmann: Sehr gut. Es gibt mittlerweile allerdings nur selten die Notwendigkeit, diesen in Anspruch zu nehmen.
Gibt es so etwas wie einen SEAK-Spirit, den Sie im Kontakt mit Vertrieb, Support, Beratung und Schulung spüren?
Erdmann: Es ist die Begeisterung für das System. Ich teile diese. In einem Gespräch mit der SEAK-Geschäftsführung in Reinbek konnte ich außerdem feststellen, dass man unbedingt an einem Erfahrungsaustausch interessiert und die permanente Verbesserung der Software dort Chefsache ist.
Was hat Sie bei der Anwendung der SEAK-Lösung am meisten überrascht?
Erdmann: Die Komplexität des Systems. Diese spiegelt letztlich aber genau die Komplexität der Prozesse und Zusammenhänge in unserem Business. Das führt dazu, dass man keine weitere IT-Lösung für diesen Sachbereich benötigt.
Welche Pläne haben Sie?
Erdmann: Wir wollen weiter expandieren. SEAK Software unterstützt uns dabei. Deshalb haben wir mittlerweile das System in allen 250 Retail Stores eingeführt.
Wir bedanken uns bei Michael Erdmann für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.
Fotos © CLINTON Großhandels-GmbH