Wie der französische Filialist PYLONES in seinen deutschen Filialen mit dem Einsatz von SEAK Software für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft die Personalkosten reduziert, ohne die Servicequalität zu beeinträchtigen.
PYLONES, das ist die atemberaubende Geschichte von Jacques und Léna Guillemet, die als Designer 1985 in einem kleinen Kreativ-Atelier starteten und heute ein international agierendes Unternehmen steuern.
Im Fokus der Produktpalette stehen modische Accessoires, Souvenirs und Geschenkartikel. Dabei kultiviert man den eigenen Hang zu ausgefallenen Ideen. Überraschende Produkte mit ungewöhnlichen Farben und Motiven sind das Ergebnis, das gemäß der eigenen Firmenphilosophie „auch einen Regenbogen vor Neid erblassen lassen würde“.
Herzstück des Unternehmens ist eine Glasbläserei in Colombes bei Paris. Hier entsteht die Schmuckkollektion mit Anhänger, Finger- und Ohrringe nach eigenem Design. Acht Glasbläser, Hüter eines alten Handwerkwissens, blasen jedes Stück mit dem Mund und dem Schneidbrenner.
Das Filialnetz erstreckt sich heute von Tokio bis Baku, von Kapstadt bis Hongkong und von Bogota bis Singapur. Man zählt 37 Shops in Frankreich, 80 in Europa und über 110 weltweit. Für PYLONES arbeiten etwa 700 Mitarbeiter.Es war im Jahre 2009, als PYLONES das erste Geschäft in Deutschland eröffnete. Heute gibt es hierzulande zwölf Stores, einer davon in Köln.
Dort trafen wir Jürgen Kohnen, als PYLONES-Bereichsleiter neben Rob Houst und Karsten Leonhardt auch verantwortlich für die Personaleinsatzplanung der rund 80 Mitarbeiter in Deutschland, die in verkaufsstarken Zeiten, beispielsweise im Weihnachtsgeschäft, mit zusätzlichen Aushilfskräften ergänzt werden. Der Handelsprofi arbeitet seit Anfang 2017 mit der SEAK-Software für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft. Fragen an den Experten:
Wie war die Situation vor der Einführung der Software von SEAK und welches Problem sollte damit gelöst werden?
Jürgen Kohnen: Das System für die Abrechnung der Arbeitszeiten war weder für die Mitarbeiter noch für die Lohnbuchhaltung hundertprozentig transparent. Nicht jede Angabe eines Mitarbeiters war nachvollziehbar. Es war ein System, das nur ‚irgendwie‘ funktionierte und dabei immer das Gefühl vermittelte, lückenhaft zu sein.
Die Planung war eher subjektiv als objektiv und erfolgte über eine simple Excel-Tabelle, in der die Arbeitszeiten eingetragen und der Vorjahresumsatz nur vage mit einkalkuliert wurde. Diese Tabellen wurden zur Zentrale geschickt und in der Buchhaltung zur Lohnabrechnung verwertet. Die Ressource „Personal“ wurde nur verwaltet, aber nicht unbedingt sinnvoll genutzt.
Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?
Kohnen: Ich kannte SEAK und die Vorteile des Systems bereits aus meinen früheren beruflichen Stationen im Modehandel. Seinerzeit war ich bei einigen Schulungen mit dabei und hatte eine Vorstellung von der SEAK-Systematik. Zum Glück hat die Firmenleitung meinen Vorschlag angenommen und in diese Software zur Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft investiert.
Welche Planungsprozesse wurden verändert?
Kohnen: Wir hinterlegen jeden zu planenden Tag mit einem Plan-Umsatz, basierend auf einer geschätzten Frequenz im Tagesverlauf. Der Personaleinsatz basiert auf diesen Annahmen. Neu ist die Konsequenz dieses Planungsansatzes, zu der uns das System zwingt. Manche Vorgabe des Systems wirkt zunächst wie eine Gängelung. Aber unterm Strich hat uns das weitergebracht.
Innerhalb von zwei Jahren konnten wir den Anteil der Personalkosten nicht nur prozentual vom Umsatz senken, sondern in absoluten Zahlen um mehr als 20 Prozent reduzieren.
Jürgen Kohnen, Bereichsleiter bei PYLONES
Was meinen Sie konkret? Was läuft jetzt besser?
Kohnen: Das System forderte uns klar und eindeutig zu mehr Flexibilität auf. Als Folge haben wir den Anteil an Teilzeitkräften deutlich erhöht. Mehr Präzision erhielten wir, weil SEAK automatisch bei den beweglichen Feiertagen berücksichtigt, dass diese in diesem Jahr in eine andere Kalenderwoche oder Monat fallen als im vergangenen Jahr.
Das wirkt sich natürlich auf die Zahl der Arbeitstage, auf die Planumsätze und damit auf die Besetzungsvorschläge aus. Das hört sich selbstverständlich an. Doch längst nicht jede IT im Bereich der Personaleinsatzplanung besitzt diesen Automatismus.
Allerdings verlief die Einführung des Zeitwirtschaftssystems nicht ohne Widerstand bei den Mitarbeitern. Einige waren verwirrt und irritiert, weil ihre eigenen Berechnungen von den Zahlen des Systems abwichen. In dieser Situation erwies sich das Mitarbeiter Service Portal von SEAK als geniale Lösung. Es ermöglicht, online die eigenen Arbeitszeitsalden zu checken, Arbeitszeiten zu buchen, Buchungskorrekturen oder auch Urlaub zu beantragen.
Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?
Kohnen: Innerhalb von zwei Jahren konnten wir den Anteil der Personalkosten nicht nur prozentual vom Umsatz senken, sondern in absoluten Zahlen um mehr als 20 Prozent reduzieren. Das liegt daran, dass uns das System genauer als zuvor zeigt, wieviel Personal wir wirklich brauchen.
Wer arbeitet bei Ihnen mit diesen Softwarelösungen?
Kohnen: Außer mir selbst sind dies die Filialleiter, deren Vertreter und die Fachwirte für Vertrieb im Einzelhandel in der Ausbildung.
Wir möchten aus der Software kein Geheimnis machen, sondern im Bereich der Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft so transparent wie möglich kommunizieren. Wie sonst soll sich ein positiver Team-Spirit entwickeln? Und den brauchen wir unbedingt. Denn der Einzelhandel ist heute ein Business, in dem nichts mehr einfach so funktioniert.
Hat sich Ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, die mit SEAK arbeiten, verändert? Gibt es jetzt Themen, über die Sie seit SEAK-Einführung differenzierter sprechen können oder die Sie nun überhaupt zum ersten Mal ansprechen?
Kohnen: Es gab einige langjährige Mitarbeiter, die uns verließen. Vielleicht lag das daran, dass die SEAK Zeitwirtschaft unkorrekte Buchungen nahezu unmöglich macht. Die Zeiterfassung erfolgte damals nur über die Anwesenheitszeit, die abgeglichen wurde mit der Eintragung im Personaleinsatzplan. Das war sehr abstrakt.
Die SEAK Zeiterfassung erfolgt heute über das Einbuchen mit Chipkarte über das Zeiterfassungsgerät. Somit wird die Erfassung der Zeitrechnung für alle Mitarbeiter greifbar.
Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?
Kohnen: Neben der erfreulichen Entwicklung der Personalkosten stellen wir eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter fest. Die Flexibilität, die das System fordert, bietet auf der anderen Seite auch ihnen eine flexiblere Freizeitplanung. Vor allem viele junge Mitarbeiter sind begeistert.
Auf Wunsch kann jeder seinen Arbeitsplan als PDF-Datei auf seinem Smartphone ansehen. Das Mitarbeiter Service Portal macht’s möglich. So etwas hat in dieser Altersgruppe durchaus auch einen Coolness-Faktor. Hinzu kommt, dass das System objektive Zahlen liefert, mit denen wir bei dem Ruf nach mehr Personaleinsatz über gute Gegenargumente verfügen.
Welche Auswertungen sehen Sie sich am liebsten an?
Kohnen: Summen und Salden, die mir zeigen, wie die Filialleitung plant.
Auf welchen Medien nutzen Sie die IT von SEAK?
Kohnen: Ausschließlich auf meinem Notebook und auf einem Desktop-PC.
Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeiter mit den Erwartungen der Kunden in punkto Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das letztendlich?
Kohnen: Das trifft es genau. Denn die Personaleinsatzplanung á la SEAK ist entsprechend dieser Zielsetzung aufgebaut. Vor allem, weil es Schluss macht mit Planung aus dem Bauch heraus und sich ausschließlich an zu erwartender Kundenfrequenz und damit am Planumsatz orientiert.
Ein Satz zum SEAK-Support. Haben Sie schon mal die SEAK-Hotline angerufen? Haben Sie diese sofort erreicht, und konnte man Ihr Problem lösen?
Kohnen: Das ist schon vorgekommen, zum Beispiel, wenn ich bestimmte Funktionalitäten, die im System hinterlegt waren, nicht auf Anhieb fand. So etwas wurde dann in kürzester Zeit gelöst. In anderen Fällen schickte man mir Screenshots, auf denen ich die Lösung nachvollziehen konnte. Diese habe ich archiviert – fürs nächste Mal. Das nenne ich einen echten Wissenstransfer.
Was hat Sie am meisten überrascht, und was würden Sie heute als „typisch SEAK“ bezeichnen?
Kohnen: Die Software vermittelt mir das gute Gefühl, dass hier ein System im Einsatz ist, das die Realität im Handel in ihrer Komplexität ungewöhnlich komplett abbildet und dabei schlicht und einfach richtig rechnet. Ich weiß, dass diese Kombination höchst selten ist.
Welche Pläne gibt es?
Kohnen: Software von SEAK wird bislang nur in unseren deutschen und österreichischen Filialen eingesetzt. Jetzt gibt es Überlegungen, die IT-Lösung auch in Frankreich zu installieren.
Transparenz per Maus-Click soll ja auch das Analyse-Tool Team Performance Monitor (TPM) von SEAK bringen, mit dem Performance-Kennzahlen eines Unternehmens schnell und übersichtlich analysiert und die Ursachen aktueller Entwicklungen transparent werden. Warum kommt diese Lösung bei Ihnen noch nicht zum Einsatz
Kohnen: Ich habe das System bereits kennengelernt und bin begeistert. Jetzt muss ich nur noch die Entscheider innerhalb des Unternehmens davon überzeugen. Ich will das Tool unbedingt haben.
Wir bedanken uns bei Jürgen Kohnen für das Interview. Das Interview wurde für SEAK von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.
Fotos © PYLONES