Personaleinsatzplanung im Sportfachhandel: Der Unternehmer Rüdiger Günl über den Nutzen und seine Erfahrung mit der SEAK-Software.
Die Mitarbeiter so produktiv wie möglich einzusetzen, gehört mit zu den Grundregeln von Führungsaufgaben im Handel. Doch mit wachsender Filial- und Mitarbeiterzahl ist dies ohne intelligente, ausgereifte Software für die Personaleinsatzplanung kaum möglich.
Dann kommt es vor, dass Entscheidungen gelegentlich auch aus einem „Bauchgefühl“ heraus getroffen werden. Es fehlen die Zahlen und Daten, die für Klarheit und Objektivität sorgen.
Der Einsatz von IT-Systemen sorgt dann fast zwangsläufig für ein Aha-Erlebnis. So auch bei Rüdiger Günl, Inhaber von acht Intersport-Filialen in Sachsen und Thüringen. Der Unternehmer entschied sich im Frühjahr 2016 für den Einsatz der IT-Lösung von SEAK Software, Reinbek, mit der er und seine Filialleiter seitdem den Personaleinsatz steuern. Fragen an den Handels-Profi.
Was führte zu der Entscheidung, in die SEAK-Software zur Personaleinsatzplanung zu investieren?
Rüdiger Günl: Wir hatten uns schon eine ganze Weile mit der Thematik beschäftigt. Dann übernahmen wir ein Sportgeschäft, das bereits mit IT von SEAK arbeitete. Im Vergleich mit anderen Anbietern stellten wir fest, dass die SEAK-Lösung so umfassend ist wie keine andere und bis ins letzte Detail die Realität des Handels abbildet.
Daher unser Entschluss, diese Personaleinsatzplanung in allen Filialen einzusetzen.
An welche Details denken Sie?
Günl: Zum Beispiel an die große Palette an Vergleichszahlen, die abgerufen werden können, an die Möglichkeit, Werbeaktionen in der Planung zu hinterlegen bis hin zu der Berücksichtigung von regionalen Gegebenheiten wie die Termine der Schulferien, die in Sachsen anders fallen als in Thüringen.
Was läuft seit der Einführung von SEAK-Software besser als zuvor?
Günl: Durch die Arbeit mit dem System werden wir angehalten, uns Gedanken über Themen zu machen, die zuvor unbeachtet blieben.
Beispielsweise der Arbeitsbeginn unserer Mitarbeiter: Unsere Filialen öffnen um neun Uhr. Früher waren bis zu fünf Mitarbeiter je Filiale bereits um 8:30 Uhr anwesend – ohne wirklich produktiv zu sein. Jetzt sind es nur noch zwei Mitarbeiter. Weitere zwei beginnen um neun Uhr, ein weiterer erst um 9:30 Uhr.
Macht das einen großen Unterschied?
Günl: Ja, wenn wir das auf das gesamte Unternehmen hochrechnen. Wenn wir diese Vorlaufzeit reduzieren und täglich über alle Filialen nur vier Stunden einsparen, dann sind das übers Jahr mehr als 1.200 Stunden.
Diese Einsatzzeit steht uns dann für Zeiten zur Verfügung, in denen unsere Beratungs- und Servicequalität top sein muss.
Können Sie weitere Zahlen nennen?
Günl: Dank des Einsatzes des SEAK-Systems konnten wir die Überstunden um 80 Prozent senken – und das schon im ersten Jahr und bei gleicher Anzahl der Mitarbeiter.
Welche Datenauswertung sehen Sie sich besonders gerne an?
Günl: Zahlen, die belegen, dass wir produktiver geworden sind. So ist die Anzahl der Arbeitsstunden, die wir für die Erzielung des Planumsatzes einsetzen, spürbar gesunken.
Welche Mitarbeiter arbeiten mit der Software von SEAK?
Günl: In erster Linie die Filialleiter.
Mussten Sie Überzeugungsarbeit leisten?
Günl: Ja, bei einigen wenigen. Diese fühlten sich von der Software bevormundet. Irgendwann stellten sie jedoch fest, dass die IT eine wertvolle Unterstützung ist.
So können jetzt beispielsweise auch die Nebentätigkeiten, die nichts mit dem Verkauf zu tun haben, viel besser geplant werden.
Was bedeutet der Einsatz der Software für die Verkaufsmitarbeiter?
Günl: Unterm Strich sind unsere Teams in punkto Einsatzzeiten flexibler geworden – zum Nutzen für das Unternehmen, aber auch für jeden Einzelnen. Denn das System macht auch die Berücksichtigung individueller Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter und damit deren Freizeitplanung einfacher.
Ein Wort zur Schulung und zum Support von SEAK.
Günl: Das System ist sehr umfassend. Doch dank der Schulung durch eine SEAK-Trainerin konnten wir schnell von dieser Lösung profitieren. Die Kontaktaufnahme zu einem Support-Mitarbeiter geht einfach und schnell.
Sind Wünsche offen geblieben?
Günl: Im Moment steht eher im Fokus, unsere „Hausaufgaben“ zu machen und die tollen Möglichkeiten zu nutzen, die diese Software bietet.
Gibt es etwas, das Sie ärgert?
Günl: Ja. Es ärgert mich, dass ich die Investition in diese Software so spät getroffen habe. Das hätten wir schon vor Jahren machen sollen.
Über das Unternehmen
Mit seiner GÜ-Sport-Mode-Freizeit-Reise Vertriebs GmbH steuert Firmenchef Rüdiger Günl insgesamt acht Intersport-Filialen. Diese befinden sich in Wilkau-Haßlau (Firmensitz), Glauchau, Meerane, Altenburg-Windischleuba, Chemnitz (2) und Zwickau (2). Das Angebot umfasst die Sortimentsbereiche Teamsport, Wassersport, Tennis, Outdoor, Fitness & Training, Freizeitmode, Wintersport, Rad und Laufen. Günl beschäftigt 88 Mitarbeiter (ohne Logisitik).
Wir bedanken uns bei Herrn Rüdiger Günl für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.
Fotos © Rüdiger Günl