Wie das oberbayrische Bäckereiunternehmen SIPL mit IT-Unterstützung von SEAK den Einsatz von rund 600 Mitarbeitern steuert.
Sipl in Denkendorf, das ist Bäcker-Tradition im besten Sinne: Als im Jahr 1914 Franz Sipl aus dem Altmühltal nach Denkendorf kam, erwarb er ein kleines Häuschen, in dem er Backwaren und Lebensmittel verkaufte. Heute, mehr als einhundert Jahre danach, widmet sich die vierte Sipl-Generation immer noch mit Hingabe dem Backhandwerk – ganz ohne Fertigbackmischungen und Tiefkühlware.
Als die alte Backstube im Denkendorfer Ortszentrum im Jahr 1998 zu klein wurde, errichteten Luise und Franz Sipl sen. im Gewerbegebiet eine moderne Produktionsstätte, die bis zum Jahr 2017 mehrmals vergrößert wurde. Heute finden auf 4.000 Quadratmetern neben Bäckerei und Konditorei (mit mehr als 500 Rezepten für Kuchen und Torten) auch Verwaltung und Logistik ausreichend Platz.
Neben den eigenen 50 Filialen im Altmühltal von Eichstätt bis Kelheim sowie im Umkreis von Ingolstadt und Regensburg beliefert SIPL mittlerweile zahlreiche Märkte und Feinkostgeschäfte. Auch als Arbeitgeber ist das Unternehmen eine wichtige regionale Größe: Rund 600 Angestellte zählen zur Sipl Familie, darunter acht eigene Fahrer und ein Haustechnik- und Reinigungsteam.
Dass die Sipls zur Steuerung dieser großen Anzahl an Mitarbeitern eine ausgefeilte Software-Unterstützung benötigen, liegt auf der Hand. Seit rund 20 Jahren vertraut man dabei auf die Expertise von SEAK Software, Reinbek. Zum Einsatz kommen die Lösungen SEAKproHR sowie der Mobile Dienstplan und die Mobile Einsatzplanung. Fragen an den Firmenchef Franz Sipl.
Welche Probleme sollten mit Software von SEAK gelöst werden?
Franz Sipl: Ich erinnere mich noch an Zeiten, in denen wir mit Excel-Tabellen planten. Dann gab es eine selbstgestrickte Softwarelösung. Wir benötigten aber eine skalierbare Lösung, die zuverlässig mit unserem Unternehmen mitwächst.
In welchen Bereichen und Abteilungen kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz?
Sipl: Produktionsleitung, Verkaufsleitung, betriebswirtschaftliche Leitung, Geschäftsleitung, Verwaltung und Lohnabteilung nutzen SEAKproHR als Software für die Personaleinsatzplanung. Der Mobile Dienstplan mit Monats-, Wochen- und Tagesübersicht wird von allen Mitarbeitern genutzt. Den Filialbetreuern und Abteilungsleitern werden darin zusätzlich die Filialbesetzung sowie die freien und damit einsetzbaren Mitarbeiter angezeigt. In den Filialen wird die Mobile Einsatzplanung auf Tablets genutzt.
„Das alles läuft weitgehend ohne Papierkram und ist für alle Beteiligten sehr transparent.“
Franz Sipl, Geschäftsführung Bäckerei Sipl
Wie haben die Softwarelösungen von SEAK die betrieblichen Prozesse verändert?
Sipl: Die Planung über mehrere Hierarchieebenen wurde massiv erleichtert. Die Filialen bekommen aus der Zentrale eine Vorgabe. Diese basiert auf einer tagesgenauen Umsatzplanung. Der Personaleinsatz richtet sich dabei nach der zu erwartenden Kundenfrequenz je nach Tages- bzw. Uhrzeit. Die Einsatzplanung der Mitarbeiter erfolgt komfortabel auf einem Tablet direkt in der Filiale.
In der Produktion gibt die Betriebsleitung den Personalbedarf vor. Der Abteilungsleiter erstellt die Einsatzplanung. Anschließend wird diese Planung von der Produktionsleitung überprüft und zur Genehmigung vorgelegt. Über den ganzen Prozess hat die Betriebsleitung wichtige Kennziffern im Blick.
Das alles läuft weitgehend ohne Papierkram und ist für alle Beteiligten sehr transparent. Den endgültigen Dienstplan können die Mitarbeiter live auf ihrem Smartphone einsehen.
Was läuft besonders gut?
Sipl: Auf Seiten der Mitarbeiter herrscht Zufriedenheit, weil die Dienstpläne frühzeitig und schnell verfügbar sind. Auch der Faktor „Gerechtigkeit“ lässt sich bei der Einsatzplanung ohne großen Aufwand berücksichtigen. Darüber hinaus lässt sich die Produktivität einfach, schnell und präzise planen.
Wie beeinflusst die Software von SEAK die Kommunikation mit den Mitarbeitern?
Sipl: Die Filial- und Abteilungsleiter kennen die Ziele, die sie erreichen sollen. Die tatsächlichen Leistungskennzahlen werden für jeden Tag schnell und transparent dargestellt. Die Stundenprotokolle zeigen die tatsächlich aufgewendeten Stunden. Das erleichtert die Gespräche nachhaltig.
Gibt es so etwas wie eine Lieblings-Auswertung, die Sie sich besonders gerne ansehen?
Sipl: Das sind Soll/Ist-Vergleiche, bei denen wir die Planungsqualität checken, aber auch Statistiken zu Zeitabrechnung und Abwesenheit. Im Rahmen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung interessieren auch der Wert der aufgelaufenen Mehr- oder Minderstunden und der Urlaube.
Auf welchen Medien nutzen Sie die Lösungen?
Sipl: SEAKproHR nutze ich auf meinem Desktop-PC. Den Mobilen Dienstplan auch auf meinem Smartphone und die Mobile Einsatzplanung auf dem Tablet.
SEAK hat den Anspruch, Ziele von Unternehmen und Mitarbeitern mit den Erwartungen der Kunden an Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?
Sipl: Das funktioniert sehr gut.
Welche Bedeutung hat die Rechtssicherheit, die die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?
Sipl: Es ist ein gutes Gefühl, wenn auch rechtliche Aspekte umfassend abgedeckt sind.
Ein Wort zum SEAK-Support.
Sipl: Der Service ist vorbildlich. Bei uns, wie in den meisten Unternehmen, kommen Systeme unterschiedlicher IT-Lieferanten zum Einsatz. In diesem Vergleich steht SEAK bei uns an Nummer Eins der Zufriedenheitsskala.
Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team aus?
Sipl: Gleichbleibende Ansprechpartner, keine Sprachbox, bei Bedarf schnelle Unterstützung. Genau das, was wir uns wünschen.
Was ist für Sie „typisch SEAK“?
Sipl: Durchdachte Lösung, guter Service.
Welche Pläne haben Sie und wo sehen Sie Handlungsbedarf?
Sipl: Wir wollen die Möglichkeiten der mobilen SEAK-Lösungen noch weiter ausschöpfen. Da ist noch Potenzial.
Wir bedanken uns bei Franz Sipl für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.
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Foto © Bäckerei Sipl GmbH