„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall

„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall

„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall 1000 668 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH

Was macht eigentlich die Qualität eines Software-Lieferanten im Bereich Workforce Management aus? Folgt man den Beobachtungen von Alice Nachtigall, Personalreferentin beim Schuhhersteller LLOYD, dann ist es die Kombination von intelligenten IT-Lösungen mit nicht zu unterschätzenden „weichen Faktoren“, wie zum Beispiel Verlässlichkeit. Versprechen einhalten. Tun, was man sagt. Freude am eigenen Tun. Bei LLOYD setzt man bei Zeitwirtschaft sowie Planung von Personalbedarf und -einsatz auf die Expertise von SEAK Software.

Erstklassige Handwerkskunst, ausgesuchte Materialien, exzellente Passformen und Design: Das sind die Faktoren, die aus der 1888 in Bremen gegründeten H. F.-Meyer-Schuhfabrik im Laufe der Zeit einen internationalen Marktführer im Segment „Premium-Businessschuhe“ gemacht haben (Umsatz: 83 Mio. Euro). 1927 wurde das Unternehmen in Lloyd umbenannt. Die Liebe zum Schuh-Detail blieb.

1942 wurde der Firmensitz nach Sulingen (südlich von Bremen) verlegt. Von dort wird bis heute das Schuh-Business der Marke LLOYD gesteuert, darunter der Export (30 Prozent des Umsatzes) in 48 Länder.

Mit seinen 13 Tochtergesellschaften beschäftigt das Unternehmen weltweit ca. 1.500 Mitarbeitende, davon gut 400 in Deutschland. Die hochwertigen Schuhe werden in rund 2.800 Verkaufsstellen im Handel angeboten. Hinzu kommen im deutschen Markt 29 Concept Stores sowie weitere 8 Factory Outlets. Diese beiden Vertriebsschienen mit 200 Mitarbeitenden werden von LLOYD in Eigenregie geführt.

Mit dem Start eigener Retail-Aktivitäten wurde das einstige lupenreine Industrieunternehmen mit Themen konfrontiert, die vor allem im Handel für Kopfzerbrechen sorgen. Beispiel: ein Personaleinsatz, der sich möglichst präzise an Kundenfrequenz und Planumsatz orientiert.

Hinzu kommt – aus aktuellem Anlass – die pandemiebedingte Abwanderung von Verkaufsmitarbeitenden in andere Branchen. Stichwort: Kurzarbeit. Als Folge gewinnt ein intelligenter Einsatz der Mitarbeitenden zusätzlich an Bedeutung.

Zur Lösung der damit verbundenen Steuerungsaufgaben setzt LLOYD auf das Know-how von SEAK Software. Fragen an die LLOYD-Personalreferentin Alice Nachtigall zu den Erfahrungen mit den IT-Lösungen von SEAK.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz?

Alice Nachtigall: Wir planen den Personalbedarf und den Personaleinsatz mit Lösungen von SEAK Software. Hinzu kommt die Zeitwirtschaft.

Wie war die Ausgangslage? Welche Probleme sollten mit Software von SEAK gelöst werden?

Nachtigall: Wir wollten grundsätzlich einen Schritt in Richtung Digitalisierung machen. Schnellere, einfachere Prozesse waren das Ziel. Für unsere Einsatzplanungen verwendeten wir seinerzeit Excel. Das bedeutete reichlich manuelle Arbeit.

Wir gingen außerdem davon aus, dass wir Personalstunden verplanten, die mit Blick auf Frequenz und Umsatz nicht gerechtfertigt waren.

LLOYD Stuttgart

Wann und wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Nachtigall: Das war im Jahre 2016. Wir schrieben eine ganze Reihe von Anbietern an, die anschließend ihre Systeme vorstellten. SEAK Software war jedoch in der Zentrale des LLOYD-Konzerns bereits bekannt und genoss einen guten Ruf.

Wie haben sich die Planungsprozesse nach Einführung dieser Lösung verändert?

Nachtigall: Zuvor gab es Planungen für Personalbedarf und Personaleinsatz je Monat mit jeweils einer monatlichen Korrektur. Heute arbeiten wir mit einer Jahresplanung, die eine tägliche Umsatzprognose auf Basis historischer Daten umfasst.

Das System macht der Store-Leitung Vorschläge für eine optimale Verteilung des Personaleinsatzes im Tagesverlauf, die angepasst werden können. Damit sind wir mit unseren Planungen einerseits viel näher am jeweiligen Verkaufstag und können Planungskorrekturen mühelos wöchentlich vornehmen. Andererseits können wir jetzt bequem zwei bis drei Monate im Voraus die Besetzung in den Stores festlegen.

Von welchen Verbesserungen können Sie berichten?

Nachtigall: Es gab vorher so etwas wie eine Standardplanung nach dem Motto „Es müssen immer mindestens vier Verkaufsmitarbeiter auf der Fläche sein.“ Nur: Das stimmt so nicht. In Zeiten schwacher Frequenz ist das eine Überbesetzung.

Aber weil es keine Ausrichtung der Planung an den zu erwartenden Umsätzen gab, folgte man dieser Vorgabe.
Tatsächlich ließ sich der Personaleinsatz in umsatzschwachen Zeiten spürbar verringern.

Die Mitarbeitenden im Einsatz sind jetzt mehr gefordert, profitieren aber von mehr Planungssicherheit für ihre Freizeit, denn der Personaleinsatz wird jetzt auch über einen längeren Zeitraum im Voraus geplant.

Wie verändert der Einsatz dieser Softwarelösungen die Kommunikation mit den Store-Managern und dem Team in den Filialen?

Nachtigall: Auswertungen sind schnell und einfach zu erstellen und zu verstehen. Das steigert die Transparenz und erleichtert die Gespräche.

Woran messen Sie den Erfolg der Investition in Software von SEAK?

Nachtigall: Wir verkaufen jetzt eindeutig mehr Schuhe pro eingesetzter Personal-Stunde.

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich besonders relevant?

Nachtigall: Zeitprotokolle und Urlaubslisten. Vor allem aber die „Gerechtigkeitsstatistik“. Sie hilft dabei, die bei den Mitarbeitenden tendenziell ungeliebten Einsatzzeiten oder Einsatztage gerecht zu verteilen.

Nutzen Sie die SEAK-Lösungen auch auf mobilen Endgeräten?

Nachtigall: Wir denken darüber nach. Insbesondere der Mobile Dienstplan von SEAK, mit dem Mitarbeitende per Smartphone auf den aktuellen Dienstplan zugreifen und über Planänderungen informiert werden können, ist eine interessante Lösung.

LLOYD Ludwigsburg

Was gefällt an Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft von SEAK besonders gut?

Nachtigall: Im Vergleich zu anderen Softwareanbietern ist die Anwenderfreundlichkeit dieser Systeme besonders gut. Die Sprache, die verwendeten Begriffe sind leicht verständlich. Das scheint banal, ist aber leider keine Selbstverständlichkeit.

Was noch?

Nachtigall: Die Möglichkeiten, Auswertungen nach eigenen Wünschen anzupassen, ist sehr umfassend. Dabei sind die von SEAK vorgeschlagenen Auswertungsvarianten meist schon ausreichend. Unsere Filialleitungen arbeiten sehr gerne mit den Standard-Auswertungen des Systems.

Ist die Regelssicherheit, die die Personaleinsatzplanung von SEAK bietet, für Sie ein relevantes Thema?

Nachtigall: Auf jeden Fall. Das entspannt und erleichtert die Kommunikation mit dem Betriebsrat.

Pandemiebedingt sind Mitarbeitende aus dem Handel in Branchen abgewandert, die von Schließungen weniger betroffen waren. Wie konnten Sie diese Situation managen?

Nachtigall: SEAK reagierte schnell und stellte ein spezielles Modul zum Thema Kurzarbeit zur Verfügung. Das konnten wir zeitnah nutzen.

Über welche Erfahrungen mit dem SEAK Support-Team bzw. der SEAK-Hotline können Sie berichten?

Nachtigall: Ich erinnere mich an ein Telefongespräch mit dem Support, als wir Kurzarbeit einführen mussten und es um die Nutzung des neuen SEAK-Moduls ging. Man konnte uns schnell helfen. Ein absolut reibungsloser Kontakt. Superfreundlich. Das hatte ich bis dahin nur selten erlebt.

Was hat Sie in der Zusammenarbeit mit SEAK bislang am meisten überrascht?

Nachtigall: Der Support. Das leisten die meisten anderen mir bekannten Softwareanbieter so nicht. Der Support war von Beginn an herausragend und daran hat sich bis heute nichts geändert.

Was ist aus Ihrer Sicht „typisch SEAK“?

Nachtigall: Die sind unkompliziert in jeglicher Hinsicht. Außerdem: Verlässlichkeit. Man hält, was man verspricht.


LLOYD Personalreferentin Alice Nachtigall

Wir bedanken uns bei Alice Nachtigall für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © LLOYD Shoes GmbH

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