„Das Chaos gemeistert“ SEAK bei myToys – Interview mit Karin Günther

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„Das Chaos gemeistert“ SEAK bei myToys – Interview mit Karin Günther

„Das Chaos gemeistert“ SEAK bei myToys – Interview mit Karin Günther 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH

Verkaufsmitarbeiter, die für die Kontrolle von Impfpässen und Coronatest-Nachweisen eingesetzt werden, waren im stationären Einzelhandel ein Novum, ausgelöst durch die Pandemie. Plan- und Kostenstellen gab es für diese Aufgaben nicht. Ohne Improvisation ging nichts.

Dass es aber auch und gerade in solch schwierigen Zeiten hilfreich ist, einen starken IT-Partner im Bereich Personaleinsatzplanung an seiner Seite zu haben, zeigt das Beispiel von myToys (Otto Group), ein führender Online-Händler im Bereich Spielzeug und Kinderbedarf mit gleichnamigen stationären Filialen.

Der Start von myToys geht auf das Jahr 1999 zurück. Alles begann mit dem Angebot von etwa 5.000 Spielwarenartikeln und knapp 20 Mitarbeitern, die den jungen Betrieb organisierten und koordinierten. Mit Erfolg.

Heute beginnt das myToys-Sortiment bei Artikeln und Kleidungsstücken für schwangere Frauen und der ersten Babyausstattung und endet bei Klausurvorbereitungsbüchern für Abiturienten. myToys hat sich vom Online-Shop zur Plattform entwickelt und gehört mit über vier Millionen aktiven Kunden zu den Top-Anbietern der Branche in Deutschland.

2006 startete man mit dem Aufbau eines stationären Filialnetzes. Aktuell steuert man in ganz Deutschland 19 Filialen mit ca. 200 Mitarbeitern. Deren Einsatz wird mit Software von SEAK geplant wird. Zuletzt hat das Unternehmen zusätzlich massiv in den stationären Handel investiert. Auch während der Corona-Pandemie wurden neue stationäre Geschäfte eröffnet.

Fragen an Karin Günther, die die Bereiche Organisation und Personal der myToys-Filialen verantwortet.

Was war der Grund für die Investition in die Softwarelösung von SEAK?

Karin Günther: Es gab mehrere Gründe. Wir stießen im Rahmen der Expansion und der steigenden Zahl an Mitarbeitern an organisatorische Grenzen. Ein Schwachpunkt war außerdem, dass wir zuvor die individuell vertraglich vereinbarte Stundenzahl der Mitarbeiter, ihren Urlaubsanspruch, ihre Präferenzen, ihr Alter und ihre Qualifikation nicht in dem Vorgänger-System hinterlegen konnten.

Außerdem wollten wir den Personaleinsatz stärker als zuvor an Frequenz- und Umsatzerwartung ausrichten.

Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Günther: Über das Unternehmen Dilax, dessen Lösungen für die Frequenzmessung bei myToys bereits eingesetzt wurde. Dilax ist einer der SEAK-Partner im Bereich Besucherzählung.

Wie ging es dann weiter?

Günther: Im Herbst 2019 haben wir den Vertrag mit SEAK unterzeichnet. Weil das Weihnachtsgeschäft so wichtig für uns ist und wir in dieser Zeit keine Schulungen für die Arbeit mit der neuen Software durchführen wollten, terminierten wir die Einführung der Software auf Februar 2020. Dann kam die Corona-Pandemie und damit das Chaos.

Wie sind Sie damit umgegangen?

Günther: Wir mussten, wie der komplette Handel, in vielerlei Hinsicht umdenken und waren froh, SEAK an unserer Seite zu haben. Plötzlich spielten neue Aspekte der Rechtssicherheit eine wichtige Rolle. Mit dem Thema Kurzarbeit hatten wir uns bis dahin nicht auseinandergesetzt. Allerdings konnte uns SEAK sehr zügig darin schulen, Kurzarbeitsregelungen in dem System abzubilden.

Die Situation zwang uns aber auch dazu, eines der ursprünglichen Ziele, den Personaleinsatz stärker an Umsatzplanung und Frequenzerwartung anzupassen, zurückzustellen. Schließlich gab es von den Filial-Teams nun auch noch Aufgaben zu bewältigen, an die niemand vorher gedacht hat: zum Beispiel die Kontrolle von Impfzertifikaten am Eingang.

Wie ist jetzt die Lage?

Günther: Die Geschäfte und die Einkaufs-Center sind wieder geöffnet. Aber es ist nicht alles wie vor der Pandemie. Mancherorts zählen wir weniger Besucher, jedoch gleichzeitig höhere Durchschnitt-Bons. Diese veränderte Situation erfordert Anpassungen bei der Personaleinsatzplanung.

Konnten Sie bereits Planungsprozesse verändern?

Günther: Ja. Wir haben dies bereits angestoßen und sehen erste Erfolge. Aufgrund der Pandemie sind wir aber noch nicht so weit, wie wir sein wollten.

Oberste Priorität hat daher jetzt die Ausschöpfung des Potenzials der SEAK-Lösung samt ihrer automatischen Planvorschläge, die sich nach dem Bedarf ausrichten. Wir nutzen dabei historische Daten aus dem Vor-Corona-Jahr 2019. Denn in 2020 und 2021 hatten Schließungen, Begrenzungen der Besucherzahlen und die Kontrollen am Eingang die Daten zu stark beeinflusst.

Von welchen Fortschritten können Sie bereits berichten?

Günther: Die Mitarbeiter sind zufriedener als zuvor. Das System macht Plandaten transparenter. Dadurch entsteht Vertrauen.

Ein Beispiel, bitte.

Günther: Es ist jetzt beispielsweise viel einfacher als zuvor, eine Schicht zu tauschen. Denn die Software zeigt mühelos, wer für die Schicht vorgesehen ist, die ein anderer gerne haben möchte. Auch der Aspekt der Gerechtigkeit beim Einsatz zu eher unbeliebten Arbeitszeiten wird viel besser als zuvor berücksichtigt und ist einfach zu kommunizieren. So entstehen erst gar keine Frustrationen.

Wer arbeitet bei myToys mit der Software von SEAK?

Günther: Die Filialleitung. Auch der Betriebsrat hat zu Auswertungszwecken Zugriff auf die Software. Hinzu kommt die Projektleitung, die erster Ansprechpartner für die Filialen ist, wenn es um Fragen zu diesem Tool geht.

mytoys Karin Günther
Karin Günther, Abteilungsleiterin Stationärbereich Organisation und Personal

Wie sind die Erfahrungen mit dem SEAK-Support?

Günther: Die Kolleginnen und Kollegen sind begeistert. Wenn der zuständige SEAK-Experte einmal abwesend ist, hat es bislang immer eine Vertretung gegeben, die kompetent beraten hat. Wir arbeiten deshalb wirklich sehr gut und gerne mit SEAK zusammen.

Ihre Meinung zu Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK?

Günther: Da ist unsere Einschätzung ähnlich positiv wie beim Support. Ich würde noch „Ehrlichkeit“ hinzufügen. Man sagt beispielsweise offen, wenn ein bestimmtes Feature nicht oder noch nicht zur Verfügung steht und begründet dies auch. Das gefällt mir.

Was hat Sie am meisten überrascht?

Günther: Nichts. Wir wussten von Anfang an, dass wir mit dem SEAK-System eine Menge umsetzen können, hatten aber auch hohe Ansprüche. Der positive Eindruck, den wir zu Beginn des Kontaktes hatten, hat sich immer wieder bestätigt. Das System hat gehalten, was uns versprochen wurde.

Wie geht es jetzt weiter?

Günther: Jetzt geht es darum, das Potenzial der Software voll auszuschöpfen. Die Personaleinsatzplanung soll einfach gut laufen – und zwar zeitnah. Wir beabsichtigen zudem die Einführung mobiler Lösungen von SEAK. Damit wollen wir Information, Planung, Anträge und Genehmigungen auf Tablet oder Smartphone ermöglichen und damit einfacher und ortsunabhängig machen.


Wir bedanken uns bei Karin Günther für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © myToys.de GmbH

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