L&T, Lengermann & Trieschmann, zählt zu den Top-Adressen des deutschen Modehandels. Was hier in Osnabrück gedacht, gesagt und getan wird, findet meist branchenweit Beachtung. L&T beschäftigt rund 630 Mitarbeiter.
Bemerkenswert: Man wünscht sich „mündige Mitarbeiter, die die Möglichkeiten zur Mitbestimmung aktiv nutzen“, formuliert Personalleiter Daniel Wessel. Das gilt auch und gerade bei Fragen rund um die Personaleinsatzplanung.
„Das Vertrauen der Mitarbeiter ist spürbar gewachsen. Sie fühlen sich ernst genommen, weil sie ihre eigenen Wünsche auf einfache Weise miteinbringen können und ihre Anliegen zum Teil selbst verwalten und erledigen können.“
Daniel Wessel, Personalleiter L&T
Bei L&T kommt das Mitarbeiter Service Portal (MSP) zum Einsatz, eine Lösung, die es den Angestellten erlaubt, Urlaubsanträge, vergessene Buchungen, Nachfragen nach Zeitsaldo oder Urlaubsstand etc. selber online zu initiieren bzw. zu bearbeiten.
Das webbasierte MSP wurde von SEAK Software, Reinbek, als sogenannter Employee Self Service für mehr Effizienz und Arbeitgeberattraktivität im Handel entwickelt. Urlaubsanträge, Buchungskorrekturen etc. können von den Mitarbeitern selbst erfasst werden – zum Beispiel auch per Smartphone. Die Anträge werden vom Vorgesetzten genehmigt und anschließend automatisch in die Zeitwirtschaft übernommen.
Dazu Daniel Wessel, Personalchef bei L&T: „Das MSP ist ein Tool zur Selbstorganisation der Mitarbeiter und passt damit exakt zu unserer Firmenphilosophie.“
Nicht zuletzt trägt die Software dazu bei, L&T als Arbeitgeber zu positionieren, der technisch „vorneweg“ ist, Mitbestimmung zulässt und fördert und Planungsprozesse transparent gestaltet. „Das Vertrauen der Mitarbeiter ist spürbar gewachsen. Sie fühlen sich ernst genommen, weil sie ihre eigenen Wünsche auf einfache Weise miteinbringen können und ihre Anliegen zum Teil selbst verwalten und erledigen können.“ Speziell die Möglichkeit, auf das MSP ortsunabhängig zugreifen zu können, mache das Tool aus Mitarbeitersicht so attraktiv.
Das MSP umfasst die Bereiche:
• Zeiterfassung
• Anträge
• Individuelle Zusatzinformation (u.a. Mitarbeiterjahresübersicht)
• Funktionen für die Einsatzplanung (Präferenzzeiten, Dienstzeiten)
• Genehmigungs-Workflow für die Bearbeitung von Anträgen
• Hinterlegung von Begründungen und
• Status von Anträgen
Das Portal ist eingebettet in die Personaleinsatzplanung von L&T, für die seit Herbst 2016 die Software SEAKproHR genutzt wird. Fragen an den L&T-Personalchef.
Wie kam es zu der Entscheidung für die IT-Lösung von SEAK?
Daniel Wessel: Wir haben uns drei Systeme angesehen. Ausschlaggebend war die Empfehlung eines SEAK-Referenzkunden, der uns persönlich bekannt war.
Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?
Wessel: Vor dem Einsatz dieser Software suchten wir für jeden Mitarbeiter eine Schicht. Jetzt suchen wir für jede Schicht, also einen Einsatzzeitraum mit bestimmten Umsatzerwartungen, die entsprechende Zahl an Mitarbeitern.
Unsere Einsatzplanung ist deutlich bedarfsorientierter geworden. Der Planumsatz ist jetzt die entscheidende Größe. Wir berücksichtigen bei der Jahresgrobplanung Stunden- und Personalbedarf im Jahresverlauf unter Berücksichtigung der saisonalen Schwankungen.
Innerhalb der Monatsplanung macht das System automatisch Vorschläge zum Personaleinsatz und berücksichtigt dabei Qualifikationen und Funktionen der Mitarbeiter. Die Anpassung der Planung einfach.
Auf welchen Hierarchieebenen wird mit der Software gearbeitet?
Wessel: Zunächst auf Personalleitungsebene, darunter auf der Ebene der drei Personalreferenten und schließlich auf der Ebene der Teamleiter. Es gibt 52 Teamleiter, die eine Planungszone und damit eine Kostenstelle verantworten.
Was läuft jetzt besser?
Wessel: Die Mitarbeiter sind wesentlich zufriedener. Das liegt an den gerechteren Einsatzzeiten. Denn die Software macht Gerechtigkeitsanalysen besonders leicht.
Haben sich die Inhalte Ihrer Kommunikation mit den Mitarbeitern verändert? Gibt es jetzt Themen, über die Sie seit SEAK-Einführung differenzierter sprechen können?
Wessel: Wir können jetzt wesentlich konsequenter als zuvor den Planumsatz als Bedarfstreiber kommunizieren.
Der Faktor Mensch – was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team aus Vertrieb, Support, Beratung, Schulung aus?
Wessel: Man unterstützt uns zügig, wenn’s brennt. Mein Eindruck ist, dass das SEAK-Team ein ernsthaftes Interesse hat, in allen Kundenanliegen zu helfen. Das ist nicht selbstverständlich. Erfreulicherweise teilen sie außerdem unseren norddeutschen Humor.
Hat Sie in der IT-Partnerschaft mit SEAK etwas überrascht?
Wessel: Ja, die Konsequenz bei der Implementierung des Systems bis hin zu Spezialschulungen.
Was wünschen Sie sich außerdem von SEAK?
Wessel: Das Mitarbeiter Service Portal sollte unbedingt noch weiterentwickelt werden. Es passt vom Ansatz her ideal zur DNA von L&T. Es hat bei uns schon einmal ein Experiment gegeben, bei dem sich eine Abteilung selbst plante. Das hatte nicht funktioniert. Aber eine Software, die die Beteiligung der Mitarbeiter unterstützt und einfach macht, ist absolut wünschenswert. Bitte mehr davon.
Blick nach vorn: Welche Pläne rund um das Thema Personaleinsatzplanung verfolgen Sie?
Wessel: Ein Besuch von L&T ist für viele Kunden immer mehr Teil ihrer Freizeitgestaltung. Deshalb werden die Samstage als Verkaufstag immer wichtiger. Das müssen wir noch stärker als bisher bei der Einsatzplanung berücksichtigen. Außerdem werden wir künftig die Qualität unserer eigenen Planung noch besser kontrollieren als bisher.
Über L&T
Das 1910 gegründete Unternehmen verfügt heute über 20.000 Quadratmeter Verkaufsfläche und ist damit nicht nur das größte Modehaus Norddeutschlands, sondern eines der größten inhabergeführten Modehäuser Europas. Zum Sortiment zählen rund 500 Modemarken, von denen 120 auf Markenflächen (Shop-in-the-shop) angeboten werden. Zum Unternehmen gehören außerdem zwei Fachgeschäfte für Bekleidung in großen Größen, ein Sneaker-Shop, ein Sporthaus, die „Markthalle“ mit Gastronomie- und Feinkostangeboten sowie ein Outlet. Offenheit für neue Trends, Herzlichkeit im Umgang mit den Kunden, Verankerung in Stadt und Region gehören zu den Werten der Niedersachsen.
Wir bedanken uns bei Personalleiter Daniel Wessel für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.
Fotos © Lengermann & Trieschmann