Workforce Management

Warum der Outdoor-Spezialist bereits seit 2006 die IT-Werkzeuge von SEAK Software im Bereich Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft nutzt. Und wie das Unternehmen in punkto Bürokratieabbau die Selbstorganisation der Mitarbeiter fördert und dabei sowohl Vorgesetzte als auch die Personalabteilung entlastet.

Globetrotter – das ist einer der ganz großen Namen im deutschen Outdoor-Handel. 1979 wurde das Unternehmen in Hamburg als „Norddeutschlands erstes Spezialgeschäft für Expeditionen, Safaris, Survival, Trekking“ gegründet. Mit seinen teils spektakulär inszenierten Erlebniseinkaufswelten ist Globetrotter seit dieser Zeit zu einem der größten Outdoor-Händler in Europa geworden.

Wichtiger Teil der Unternehmens-DNA ist Thema Nachhaltigkeit. Damit verbunden ist sowohl der Einsatz für Natur und Umwelt als auch Bemühungen um faire Arbeitsbedingungen in der globalen Lieferkette, die Verbesserung des „ökologischen Fußabdrucks“ sowie die Erhöhung des Ökoprodukte-Anteils.

Zentrales Marketing-Tool ist das Globetrotter-Magazin mit Informationen und Reportagen rund um die Themen Reisen, Ausrüstung und Outdoor. Die Zeitschrift wird vierteljährlich in einer Auflage von rund 400.000 Exemplaren verschickt.

Im Online-Shop bietet Globetrotter mehr als 35.000 Artikel von über 1.000 Marken an. Deutschlandweit betreibt das Unternehmen (gehört zum schwedischen Fenix Outdoor International) aktuell 16 Filialen. Inklusive Versand am Logistik-Standort Ludwigslust werden rund 1.100 Mitarbeiter beschäftigt.

In den Bereichen Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft arbeitet Globetrotter mit dem IT-Partner SEAK Software.

Ungewöhnlich: Diese Partnerschaft existiert bereits seit dem Jahre 2006. Schon damals mit „an Bord“ war Omid Soltani, seinerzeit im Bereich Produktservice / QM / HR Administration & Projekte und heute als Manager Workforce Management verantwortlich für Retail bei Globetrotter. Fragen an den Experten.

Wie kommt es, dass Globetrotter seit nunmehr 14 Jahren mit ein und demselben Software-Partner im Bereich Personalplanung und Zeitwirtschaft arbeitet?

Omid Soltani: Das liegt an der SEAK-Philosophie. Die ist extrem auf Kundenzufriedenheit ausgerichtet. Die SEAK-Geschäftsführung hat ein sehr großes Interesse, dass alles reibungslos läuft. Deshalb sind auch die beiden SEAK-Chefs Andreas Knüpfer und Patrick Rogalski für mich persönlich ansprechbar. Das ist bemerkenswert.

Die Softwarelösungen sind extrem handelsorientiert. Ich kenne viele andere Anbieter. Aber in Breite und Tiefe hat keiner so viel Wissen wie die Menschen, die bei SEAK arbeiten.

Ein Wort zur Personaleinsatzplanung á la SEAK Software. Wer arbeitet bei Globetrotter mit dieser Lösung und wie sind Ihre Erfahrungen?

Soltani: Die Einsatzplanung ist Aufgabe der Sales Units Manager. Das sind die Abteilungsleiter in den Filialen. Das System ist unverzichtbar, wenn es darum geht, jederzeit mit der richtigen Anzahl an Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort, ausgestattet mit dem richtigen Wissen und zu den richtigen Kosten zu planen.

Mit seinen Analysefunktionen und Plan/Ist-Abgleich fördert die Software Klarheit und ermöglicht einfach bessere Entscheidungen. Das hat uns nach der Übernahme durch den schwedischen Fenix-Konzern sehr geholfen. Denn unsere Muttergesellschaft legt Wert auf eine zahlengetriebene Unternehmenssteuerung. Deshalb brauchen wir ein System wie das von SEAK Software.

Zusätzlich zu den Vollversionen der Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft und Zugangskontrolle arbeiten Sie seit 2018 mit dem Mitarbeiter Service Portal, MSP, von SEAK. Welches Problem sollte damit gelöst werden?

Soltani: Da gibt es in der Tat einige Punkte, die sich mit der Einführung des Mitarbeiter Service Portals gelöst haben, wie beispielsweise die Zettelwirtschaft und die dazu gehörende Ordnerverwaltung, Unübersichtlichkeiten bei Urlaubsanträgen, Buchungskorrekturen, Buchungserfassung, Stundenkorrekturen.

Wer hat wann was beantragt und was wurde genehmigt? Irgendwann wurde es sehr mühsam, den Überblick zu behalten. Unzureichende Transparenz in punkto Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiten, Freizeit bzw. freie Tage oder Abwesenheiten – das alles ist jetzt Vergangenheit.

Welchen Nutzen bringt Ihnen das?

Soltani: Das Mitarbeiter Service Portal ist komplett webbasiert und macht die ganzen zeitaufwendigen Vorgänge wie Urlaubsanträge, vergessene Buchungen, Plankorrekturen und Nachfragen nach dem Zeitsaldo oder dem Urlaubsstand einfacher und schneller.

Zeiterfassung, Anträge, Genehmigungsworkflow etc. – wie viele der Funktionen nutzen Sie?

Soltani: Das Mitarbeiter Service Portal wird immer mehr in Anspruch genommen. Wir wollen alle Funktionen nutzen.

Die Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, sich um viele Vorgänge selbst zu kümmern – sogar per Smartphone. Die Anträge werden von den Vorgesetzten genehmigt und entsprechende Daten automatisch in die Zeitwirtschaft übernommen.

Mit dem Mitarbeiter Service Portal kann sich der Mitarbeiter außerdem jederzeit über den aktuellen Stand seiner Anträge, Zeitsalden und Urlaubsstände informieren. Diese Form der Selbstorganisation entlastet Vorgesetzte und Personalabteilung.

Was sagen die Mitarbeiter dazu?

Soltani: Anfangs waren sie skeptisch. Doch wir nahmen uns genügend Zeit für die Einführung und Etablierung des Systems. Nach diversen Schulungen haben wir einen großer Sprung nach vorn in punkto Mitarbeiterzufriedenheit gemacht.

Warum ist Ihnen das so wichtig?

Soltani: Glückliche und zufriedene Mitarbeiter sind die besten. Dafür muss man sie so weit wie möglich in Prozesse einbinden, die sie selbst persönlich betreffen. Dafür braucht es digitale Tools wie das Mitarbeiter Service Portal.

Gibt es rund um dieses Thema so etwas wie den nächsten Schritt?

Soltani: Ja. Der Mobile Dienstplan von SEAK auf Smartphones oder Tablet-PCs der Mitarbeiter.

Was wird das bringen?

Soltani: Der orts- und zeitunabhängige Zugriff der Mitarbeiter macht die zeitaufwändige Kommunikation von Dienstplänen und Planänderungen überflüssig. Bei der Suche nach Ersatz wird den Teamleitern angezeigt, welcher Mitarbeiter zur Verfügung steht.

Wir wollen den Mobilen Dienstplan noch im laufenden Jahr einführen.

Welche weiteren Pläne haben Sie?

Soltani: Wir wollen in den Team Performance Monitor von SEAK investieren. Ich selber hatte das System vor einigen Jahren schon einmal getestet. Jetzt ist es noch besser.

Was versprechen Sie sich davon?

Soltani: Diese Lösung trägt dazu bei, die aktuelle Position des Unternehmens in Relation zu den Zielen, zum Vorjahr oder in anderen Vergleichen zu erkennen. Mit nur zwei, drei Klicks sieht man beispielsweise die zentralen Kennzahlen, deren Entwicklung zum Plan oder zum Vorjahr.

Das sind Informationen, die sonst meist nur mit großem Aufwand gewonnen werden können. SEAK macht diese Prozesse besonders einfach.

Gibt es eine Empfehlung, die Sie anderen Händlern in der aktuellen Situation geben können?

Soltani: Investieren Sie in Softwareunterstützung, die schlankere Prozesse ermöglicht, Zeitressourcen freisetzt und für mehr Transparenz auf allen Hierarchieebenen sorgt. Es lohnt sich.

Wir bedanken uns bei Omid Soltani für das Interview. Das Interview wurde von Handelsjournalist Bruno Reiferscheid geführt.

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Fotos © Globetrotter Ausrüstung GmbH / Omid Soltani / redgunski – Michael Neumann
Titelbild: Globetrotter Köln