Einsatzplanung

Mit einer Einsatzplanung, die Ihre historischen Daten analysiert, Ihre Vorgaben berücksichtigt und Sie mit automatischen Planvorschlägen unterstützt, richten Sie Ihren Personaleinsatz konsequent nach Ihrem Bedarf aus.

„Personalkosten um zweistelligen Prozentsatz gesenkt“ SEAK bei Horstmann + Sander – Interview mit Michael Zotter 1024 682 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Personalkosten um zweistelligen Prozentsatz gesenkt“ SEAK bei Horstmann + Sander – Interview mit Michael Zotter

Unternehmen, die sich annähernd 140 Jahre am Markt behaupten, die den Veränderungen in Politik und Gesellschaft standhalten und den Umbrüchen der Zeit durch Anpassungsfähigkeit begegnen, dürfen sich zu Recht als „Institution“ bezeichnen. Horstmann + Sander, 1884 in Hannover als Sattlerei gegründet und mit der Fabrikation und dem Verkauf von Koffern gestartet, ist eine solche Institution. Das Familienunternehmen wird seit 2004 in 4. Generation geführt.

Seit dem letzten Großumbau im Jahr 1999 ist Horstmann + Sander in seinem Haupthaus mit 2.000 Quadratmetern Verkaufsfläche nicht mehr nur eine der ersten Adressen in der Region in den Bereichen Taschen, Schuhe, Reisegepäck und Accessoires, sondern auch „Platzhirsch“ für Mode und Lifestyle-Produkte in den oberen und obersten Preislagen.

Die Anforderungen von Horstmann + Sander an die Lieferanten sind entsprechend groß, die Erwartungen an die Produkte und Dienstleistungen von Softwareanbietern ebenfalls. In den Bereichen Personaleinsatzplanung, -bedarfsplanung und Zeitwirtschaft für die rund 80 Mitarbeitenden kommen die Lösungen von SEAK Software zum Einsatz. Fragen zu den Erfahrungen mit den SEAK-Lösungen an Michael Zotter, Leiter Rechnungswesen bei Horstmann + Sander.

Wie sind Sie auf SEAK Software aufmerksam geworden?

Michael Zotter: Das war auf der Messe CEBIT im Jahr 2005. Bei Horstmann + Sander gab es zu dieser Zeit noch keine EDV für Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Ich besuchte den Stand der Firma DATEV, ein Softwareanbieter für Steuerberater. Mich interessierte der digitale Datentransfer an die DATEV und fragte nach Softwareanbietern aus dem Bereich Zeitwirtschaft, die eine Schnittstelle zu DATEV hatten. Man nannte mir SEAK Software.

Wie ging es dann weiter?

Zotter: Zunächst einmal gar nicht.

Warum nicht?

Zotter: Weil man bei Horstmann + Sander schlechte Erfahrungen mit der Zeitwirtschaft eines anderen Anbieters gemacht hatte. Erst 2012 gab es grünes Licht.

Welche Probleme gab es? Was wollen Sie mit der Unterstützung von SEAK Software ändern?

Zotter: Wir führten die Zeitwirtschaft von SEAK Software ein, dazu zeitgleich auch die Lösungen für Personaleinsatz- und -bedarfsplanung. Vorrangig sahen wir aber Verbesserungsbedarf in punkto Zeitwirtschaft. Bis dahin arbeiteten wir mit Stundenkarten, auf denen die geleisteten Arbeitszeiten handschriftlich festgehalten wurden. Der Aufwand war einfach viel zu groß und fehleranfällig. Hinzu kamen gelegentlich auch Ärger und Verstimmungen, wenn etwa eine Stundenkarte verlorenging.

Was läuft mit SEAK besser?

Zotter: Die Mitarbeiterzufriedenheit ist massiv gestiegen. Die haben jetzt einfach einen besseren Überblick über die geleisteten Stunden. Hinzu kommt die Schnelligkeit bei der monatlichen Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Vorher waren mehrere Personen damit beschäftigt, tagelang die handschriftlich notierten Arbeitszeiten abzutippen und vielleicht sogar zu korrigieren. Jetzt erfolgt die Abrechnung per Mausklick. Dieser Prozess wurde richtig schön verschlankt. Das hat zur Folge, dass die Mitarbeiter spätestens am 2. Arbeitstag jeden Monats ihr Geld auf dem Konto haben – drei bis fünf Tage früher als zuvor.

Horstmann + Sander in Hannover

Welche Erfahrungen machten Sie mit der Personaleinsatz- und bedarfsplanung von SEAK?

Zotter: Wir waren zunächst etwas skeptisch. Unsere Einsatzplanung mit Excel-Tabellen, so unser Eindruck, funktionierte einfach und schnell. Hinzu kam, dass das volle Potenzial der Software erst mit detaillierten Umsatzzahlen ausgeschöpft werden konnte. Die hatten wir in der erforderlichen Tiefe anfangs nicht. Deshalb dauerte es eine Weile, bis wir die Früchte ernten konnten.

Was läuft jetzt besser?

Zotter: Die Abteilungsleiter berichten, dass die Software vor allem die Einsatzplanung für Tage erleichtert, an denen eine hohe Kundenfrequenz erwartet wird. Speziell dann sind die Besetzungsvorschläge, die das System anbietet, eine große Erleichterung.

Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?

Zotter: Die Personalkosten konnten um einen zweistelligen Prozentsatz gesenkt werden – vor allem, weil der Personaleinsatz jetzt wesentlich zielgenauer erfolgt. Wie der stationäre Handel generell, verzeichnen wir rückläufige Kundenzahlen. Aber der Durchschnittsbon hat sich in den letzten Jahren kontinuierlich erhöht. Auch das führen wir auf einen passgenauen Personaleinsatz zurück.

An welchen Stellen kommt die Software von SEAK zum Einsatz?

Zotter: Die Zeitwirtschaft von SEAK kommt in der Buchhaltung zum Einsatz. Unsere sechs Abteilungsleiter nutzen die Software für die Personaleinsatzplanung. Diese wird von der Verkaufsleitung gecheckt. Unsere Verkaufsleitung nutzt außerdem für Tage mit besonders hoher Frequenz die Bedarfsplanung von SEAK.

Wie hat die Nutzung der Software die Kommunikation mit den Mitarbeitern verändert?

Zotter: Früher mussten bei der Einsatzplanung oder Planänderungen viele Telefonate geführt werden, etwa um Verfügbarkeiten abzuklären. Jetzt kommen Infos und Antworten aus dem System oder sind dort hinterlegt.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?

Zotter: An den Personalkosten. Die Entwicklung spricht eine deutliche Sprache.

Ein Blick in die Premiumwelt von Horstmann + Sander

Inwiefern leisten die Lösungen von SEAK einen Beitrag zu einer Verbesserung des Kundenerlebnisses?

Zotter: Wir können jetzt viel besser die Pausenzeiten der Mitarbeiter auf der Verkaufsfläche planen. Allein schon ein solches Detail erhöht die Zufriedenheit der Kunden. Ich persönlich glaube jedoch auch, dass eine solche Software einen Beitrag leistet, wenn es darum geht, die unterschiedlichen Ziele und Erwartungen von Unternehmensleitung, Mitarbeitern und Kunden zu harmonisieren.

Was gefällt Ihnen besonders an den SEAK-Lösungen?

Zotter: Am meisten begeistert mich, dass alles so einfach ist. Das ist sogar für Laien leicht verständlich. Wenn neue Mitarbeiter in die Nutzung der Software eingewiesen werden, dann spürt man das ganz deutlich.

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die die Personaleinsatzplanung von SEAK bietet?

Zotter: Ein wichtiges Thema. Schließlich kann der Zoll jederzeit im Laden stehen, um zu kontrollieren. Da ist es extrem beruhigend, dass die wichtigsten Infos aus der Software abgerufen werden können.

Wie hat man bei Horstmann + Sander die Corona-Zeit erlebt und welchen Beitrag leisteten die SEAK-Lösungen dabei, diese zu managen?

Zotter: Zeitweise wurden fast alle der rund 80 Mitarbeiter in die Kurzarbeit geschickt. Es wurde nichts mehr geplant, aber auch niemand entlassen. Die Einsatzplanung von SEAK war dann von Nutzen, als es darum ging, Mindestbesetzungen zu steuern, die unbedingt garantiert sein mussten. Das gilt auch heute noch. Denn wie fast überall ist gutes Personal knapp.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem SEAK-Support und der Hotline?

Zotter: Wirklich Spitze! Ich habe bisher keine bessere Hotline kennen gelernt. Die von SEAK haben immer eine Lösung oder wissen, welcher Kollege helfen kann.

Ein Wort zu Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK.

Zotter: Großes Lob. Alle unsere Wünsche werden erfüllt. Es gibt keinen Grund, nach einem anderen System zu suchen. Seit wenigen Tagen nutzen wir SEAK aus der Cloud. Die Umstellung verlief bemerkenswert reibungslos. Nur zwei Tage nach Umstellung lief alles wieder perfekt.

Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit von SEAK-Vertrieb, -Support, -Beratung und -Schulung?

Zotter: Die Verzahnung dieser Bereiche ist gut organisiert. Unsere Informationen, Anregungen und Wünsche werden über den Vertrieb an die Zentrale weitergegeben. Antworten und Angebote erreichen uns zeitnah.

Gab es Überraschungen in den Jahren der Zusammenarbeit mit SEAK Software?

Zotter: Ja. Die Urlaubsplanung mit der SEAK-Lösung. Das Thema stand anfangs nicht im Fokus. Aber die Lösung hat für mehr Betriebsfrieden und Mitarbeiterzufriedenheit gesorgt. Das hatten wir in diesem Ausmaß nicht erwartet. Eine weitere positive Überraschung war die Transparenz, die dafür sorgte, dass bei Bedarf Mitarbeiter mit günstigeren Stundenlöhnen priorisiert eingesetzt werden können.

Gibt es etwas, das aus Ihrer Sicht den Spirit von SEAK kennzeichnet?

Zotter: SEAK ist typisch nordisch.

Was meinen Sie damit?

Zotter: Da ist dieser Hamburger Dialekt, verbunden mit einer supernetten Freundlichkeit. Sympathische Menschen. Das verbindet, macht Spaß.

Ein Blick nach vorn: Welche Pläne haben Sie?

Zotter: Wir haben ein Projekt zur Kundenfrequenzmessung gestartet. Ziel ist es, die Frequenzen auf Abteilungsebene messen zu können. Bis es so weit ist, dauert es noch etwas. Perspektivisch sollen diese Daten dann auch in die Bedarfs- und Einsatzplanung einfließen.

Michael Zotter, Leiter Rechnungswesen bei Horstmann + Sander

Wir bedanken uns bei Michael Zotter für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Horstmann & Sander GmbH & Co. KG

Außenansicht Einkaufsland Koch
„Monatsplanung in wenigen Minuten“ SEAK bei G. Koch – Interview mit Nils Hillert und Viktor Warkentin 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Monatsplanung in wenigen Minuten“ SEAK bei G. Koch – Interview mit Nils Hillert und Viktor Warkentin

Das Unternehmen G. Koch GmbH & Co. KG aus Westerburg (Rheinland Pfalz), ist anders als viele andere: Es vereinigt Aktivitäten in so unterschiedlichen Branchen wie Handel, Bau und Immobilien unter einem Dach. Und nicht nur das. Zum Einzelhandelsportfolio gehören Retail-Formate vom Kiosk bis zu einer Hagebaumarkt-Filiale.

Hier, im Hagebaumarkt KOCH von G. Koch, wird eine Vielzahl von Produktkategorien angeboten, die Mitarbeitende mit entsprechendem Spezialwissen erfordern. Damit verbunden sind hohe Anforderungen an Softwarelösungen für die Einsatzplanung, die die jeweiligen Prozesse abdecken, verstehen und intelligent unterstützen. G. Koch entschied sich für SEAK.

Gegründet wurde G. Koch im Jahre 1954 als Bauunternehmen. In der Folgezeit expandierte Koch in mehreren Etappen mit Umbauten, Vergrößerungen und Angebotserweiterungen. Heute ist das Unternehmen in vier Bereiche unterteilt:

  • Straßen und Tiefbau,
  • Einzelhandel,
  • Immobilien sowie
  • Verwaltung mit Services für die genannten Geschäftsfelder.

Die Handelsaktivitäten finden unter dem Dach des „Einkaufsland KOCH“ ihren Platz. Auf insgesamt 2.400 Quadratmeter steuert G. Koch ein Intersport-Geschäft, einen Mode-Store sowie eine Fläche für Jagdausstattung. Außerdem einen Kiosk („Pick up“) und eine Poststelle. Hinzu kommt ein Hagebaumarkt mit einer Fläche von 5.100 Quadratmetern, der mit dem Spielwarengeschäft (Vedes) über einen separaten Eingang erreichbar ist. Vermietete Flächen (Bäcker, Ärzte, Optiker, Restaurant, Frisör, Schmuck) ergänzen die Angebotspalette.

Es war 2018, als G. Koch anlässlich der Investition in ein neues ERP-System auch die Zeitwirtschaft modernisieren wollte. Der Leiter der Intersport Erfa-Gruppe, der Intersport Koch angehörte, empfahl damals SEAK als „den Mercedes unter den Anbietern“.

Doch zunächst entschied sich G. Koch für einen anderen Softwareanbieter, der preislich unter dem SEAK-Angebot lag. Hierbei handelte es sich um eine SaaS-Lösung, bei der, wie es heute heißt, „viel versprochen, aber nichts gehalten wurde“. Jetzt wurde klar: G. Koch braucht jemanden, der wirklich kompetent ist. Das war dann SEAK.

Fragen an Nils Hillert, Prokurist bei G. Koch, und Viktor Warkentin, Product Owner und somit Verantwortlicher für SEAK im Unternehmen.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz und seit wann?

Nils Hillert: Zwischen Januar und August 2020 implementierten wir Zeitwirtschaft, Zeiterfassung, Mitarbeiter Service Portal (MSP) und Personaleinsatzplanung von SEAK. In der Zeitwirtschaft sind 150 Mitarbeitende erfasst. Nur der Bereich Straßenbau blieb bis jetzt außen vor. Denn wir können nicht an jeder Baustelle den Zugriff auf das System garantieren. Das möchten wir perspektivisch mit SEAK lösen. Die Personaleinsatzplanung über die Software von SEAK betrifft ca. 100 Mitarbeitende.

Was waren die Probleme, die Sie mit den Lösungen von SEAK bewältigen wollten?

Hillert: Wir hatten den Eindruck, dass man einiges besser machen konnte. Da waren zum Beispiel relativ viele Stundenkonten mit Überstunden oder aber Fehlstunden. Das lag auch daran, dass die Planer keinen Einblick in die Zeitkonten hatten. Diese Übersicht hätte nur mit großem Zeitaufwand hergestellt werden können. Bis zu der Einführung von SEAK arbeiteten wir mit Saldenlisten, welche je nach der Monatsabrechnung für die Bereichsleitungen bereitgestellt wurden.

Was noch?

Hillert: Die Auswertungen und Analysen. Die wurden per Hand erstellt, was ebenfalls entsprechend zeitaufwendig war. Eine weitere Herausforderung bestand in den unterschiedlichen Handelsformaten unter einem Dach.

Was meinen Sie damit?

Hillert: Geschäfte bzw. Flächen mit abweichenden Öffnungszeiten und mit einer sehr heterogenen Anzahl von Abteilungen und Produktkategorien, die unterschiedliche Herangehensweisen bei der Einsatzplanung erfordern. Hier zeigte sich, dass SEAK nicht nur über Systemkompetenz verfügt, sondern auch die Prozesse im Handel versteht.

Was haben Sie verändert, und was läuft jetzt besser?

Hillert: Die ganze Zettelwirtschaft rund um das Thema Abwesenheitsantrag ist weggefallen. Viele Laufwege haben sich erübrigt. Unsere Auswertungen sind nun wesentlich schneller und bedarfsgerechter verfügbar, und bei der Einsatzplanung haben Planende und Mitarbeitende eine Transparenz wie nie zuvor.

Wer verantwortet die Einsatzplanung?

Hillert: Die Filialleitungen und deren Stellvertretungen. Der Einsatzplan wird bis zu einem vorgeschriebenen Stichtag allen Mitarbeitenden der jeweiligen Filiale mitgeteilt.

Viktor Warkentin: Wir haben früher drei Tage für die Monatsplanung gebraucht. Heute machen das die Teamleitungen mit der Mobilen Einsatzplanung von SEAK in wenigen Minuten. Ich selbst habe dabei lediglich eine Kontrollfunktion. Diese Aufgabe ist in einer Stunde erledigt. Besonders die Zuordnung von Mitarbeitenden zu bestimmten Flächen, Abteilungen oder Produktkategorien ist dank des SEAK-Systems inzwischen deutlich eleganter.

Wir haben früher drei Tage für die Monatsplanung gebraucht. Heute machen das die Teamleitungen mit der Mobilen Einsatzplanung von SEAK in wenigen Minuten.

Viktor Warkentin, Product Owner SEAK bei G. Koch

Was meinen Sie konkret?

Warkentin: Zum Beispiel in unserem Hagebaumarkt. Hier sprechen wir über 14 Abteilungen mit höchst unterschiedlichen Produkten von Tapeten über Sanitär bis zu Pflanzen. Wir legen Wert darauf, dass jeder Mitarbeitende in zweien dieser Bereiche richtig fit ist und zusätzlich die Kasse bedienen kann. Diese Personen stehen in Ihren jeweiligen Bereichen bei der Einsatzplanung zur Verfügung. Die ganze Palette der damit verbundenen Optionen ist im SEAK-System hinterlegt. Bei der Arbeit mit Auswertungen unterscheidet sich der Hagebaumarkt jedoch nicht von den anderen Filialen.

Woran messen Sie den Erfolg der Investition in Softwarelösungen von SEAK?

Hillert: Aufgrund der Transparenz gibt es eindeutig weniger Diskussionen mit den Mitarbeitenden. Wir registrieren zudem deutlich weniger Abweichungen der Arbeitszeiten im Plan-Ist-Vergleich und die Planungsgeschwindigkeit hat sich massiv erhöht.

Welche Auswertungen sind für Sie von besonderer Bedeutung?

Hillert: Wir vergleichen die erfassten bzw. geleisteten Arbeitsstunden mit den Planstunden, schauen uns die Urlaubslisten an und checken die An- und Abwesenheitslisten. In der Vergangenheit gab es auch Vorfälle von Zeit-Betrug. Das ist jetzt ausgeschlossen.

Können die Mitarbeitenden auch per Smartphone oder Tablet auf die SEAK-Lösung zugreifen?

Hillert: Jeder Mitarbeitende kann per Smartphone oder Tablet den Dienstplan einsehen sowie Urlaubs- und Abwesenheitsanträge ortsunabhängig stellen. In unserem Hagebaumarkt hat zudem jeder Zugriff auf einen PC, bei Intersport auf PCs und iPads. Es gibt außerdem die Überlegung, in den größeren Flächen zusätzlich Terminalstationen einzurichten.

Hagebaumarkt G. Koch
Blick in den Hagebaumarkt KOCH

Nicht zuletzt für Ihre Mitarbeitenden sollte sich der Arbeitsalltag mit Einführung der SEAK-Lösungen positiv verändern. Welche Rückmeldungen gibt es aus der Belegschaft?

Warkentin: Es gab gewisse Vorbehalte bei den Mitarbeitenden. Manch einer tat sich schwer, sich mit den digitalen Lösungen anzufreunden. Jedenfalls gab es sehr viel Erklärungsbedarf. Diese Skepsis hat sich mit der Zeit gelegt.

Warum ist das so?

Warkentin: Vor allem, weil Anträge jetzt viel unkomplizierter zu stellen sind und der Status der Antragsbearbeitung per Klick abrufbar ist. Das kommt gut an.

Was gefällt Ihnen besonders an der Personaleinsatzplanung?

Hillert: Sehr gute Übersicht, sehr gute Transparenz und inzwischen hohe Geschwindigkeit. Allerdings bedarf es für die vollumfängliche Nutzung des Systems eine gewisse Einarbeitungszeit. Das geht nicht von null auf hundert.

Wichtig ist für uns, dass die SEAK-Lösung die Planung von verschiedenen Tagestypen unterstützt, die wir für uns definiert haben. Diese Planungsmodelle orientieren sich an Kundenfrequenz und Umsatz und erfordern jeweils unterschiedliche Besetzungen. Mit Excel-Tabellen, so wie wir es früher gemacht haben, wäre eine solche Lösung nahezu unmöglich bzw. mit einem unverhältnismäßigen Arbeitsaufwand verbunden.

Die SEAK-Einführung fiel inmitten der Corona-Pandemie. Wie war das für Ihr Unternehmen und welche Rolle spielte SEAK seinerzeit?

Hillert: Einige Geschäfte waren zeitweise vollständig geschlossen, andere arbeiteten weiter, allerdings mit reduzierter Besetzung. Mit Hilfe der Software von SEAK konnten wir ein Mindestmaß an Einsatzgerechtigkeit garantieren.

Richtig ist aber auch, dass uns in dieser Zeit einige Mitarbeitende verlassen haben, um in einer anderen Branche zu arbeiten. Aber auch dabei helfen uns die Informationen aus dem SEAK-System, indem sie sehr präzise den auf Vollzeitkräfte umgerechneten Bedarf an Mitarbeitenden angeben. Diese Informationen setzen allerdings Schnittstellen zu dem ERP-System sowie eine konsequente Frequenzmessung voraus.

Welchen Eindruck haben Sie vom SEAK-Support? Wie ist Ihr Erfahrung mit der Hotline von SEAK?

Hillert: Wir sind damit sehr zufrieden. Es gibt keinen Grund zu klagen. Man wird nicht vertröstet, sondern kompetent betreut. Das gilt im Übrigen nicht nur für den Support. Die ganze Ausrichtung von SEAK ist lösungsorientiert. Da redet man nicht lange um den heißen Brei herum.

Was würden Sie als „typisch SEAK“ bezeichnen?

Hillert: Viele Softwarelösungen bieten heute keine konsequente und benutzerorientierte User Experience an. Es gibt stets Herausforderungen, wenn es beispielsweise um Rechtefreigaben geht, um Benutzern nur bestimmte Module oder Ansichten zu ermöglichen. Bei den SEAK-Lösungen ist das nicht der Fall. Hier wird für die unterschiedlichen Lösungen stets eine an die Benutzergruppen angepasste Ansicht bzw. Plattform angeboten, um das Kernsystem zu isolieren und so einen sehr hohen Schutz zu gewährleisten. Zudem sind das keine nervösen Systeme, sondern sehr angenehm zu nutzen.

Gab es in der Zusammenarbeit mit SEAK oder bei der Nutzung der Systeme Überraschungen?

Hillert: Überrascht hat uns der Preis. Wir zahlen nicht gerade wenig. Aber im Nachhinein hat sich herausgestellt, dass er fair ist, zumal nichts versprochen wurde, was bis heute nicht gehalten wurde.

Wo sehen Sie Handlungsbedarf? Welche Pläne verfolgen Sie?

Hillert: Bezüglich der mobilen Lösungen haben wir ein paar Entwicklungswünsche. Unter anderem wollen wir Exporte von Auswertungen in unser Dokumentenmanagement- und BI-System möglich machen, um eine konsistente Datenbasis gewährleisten zu können.

Wir bedanken uns bei Nils Hillert und Viktor Warkentin für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © G. Koch GmbH & Co. KG

Modehaus Palm
„Transparent, genau, mit Möglichkeiten zur Nachjustierung“ SEAK im Modehaus Palm – Interview mit Axel Palm 1000 660 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Transparent, genau, mit Möglichkeiten zur Nachjustierung“ SEAK im Modehaus Palm – Interview mit Axel Palm

Trotz rückläufiger Frequenzen in den City-Lagen profitabel bleiben und auch nach Wachstum ermöglichen: Für viele Händler in den deutschen Innenstädten ist diese Herausforderung so etwas wie die Quadratur des Kreises. Aus Besuchern zahlende Kunden zu machen, gilt dabei als Strategie alternativlos. Das traditionsreiche Modehaus Palm in Heilbronn nutzt zu diesem Zweck unter anderem Softwarelösungen von SEAK.

Mit seinen rund 125.000 Einwohnern zählt Heilbronn zu den bedeutendsten Wirtschaftsstandorten des Landes Baden-Württemberg. Spitzenprodukte „Made in Heilbronn“ aus den Bereichen Maschinenbau, Fahrzeugbau, Verpackungsindustrie, Nahrungs- und Genussmittelsektor und Elektrotechnik sind in der ganzen Welt im Einsatz.

Spitze ist auch, was von den Inhabern und Mitarbeitenden von Palm am Fleinertor seit mehr als 200 Jahren geleistet wird. Gegründet im Jahre 1804, investierte jede Palm-Generation Pioniergeist, Mut und Ausdauer. So überstand man auch Zeiten des Umbruchs und der Neuanfänge.

Heute gilt das Unternehmen als erstes Haus am Platz und in der Region Heilbronn führend, wenn es um Damen- und Herrenmode geht. Die Marken bzw. Namen der Kollektion, die auf fünf Etagen mit 2.300 Quadratmetern Verkaufsfläche angeboten werden, beweisen es. Höchste Qualität, bester Kundenservice, hervorragende Beratung, angenehmes Ambiente, lauten die Leistungsversprechen.

Doch wie der Einzelhandel generell, nicht nur in Heilbronn, so ist auch Palm am Fleinertor von der rückläufigen Zahl der City-Besucher betroffen. Für das Unternehmen (ca. 50 Mitarbeitende) einer der Gründe, großes Augenmerk auf einen optimalen Personaleinsatz auf der Verkaufsfläche zu legen. Dabei unterstützen seit dem Jahre 2006 Lösungen von SEAK Software. Fragen an Geschäftsführer Axel Palm.

Auf welche SEAK-Systeme setzen Sie?

Axel Palm: Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung, Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle sowie den Team Performance Monitor fürs Controlling.

Welche Probleme sollten mit der Investition in diese Systeme gelöst werden?

Palm: Uns ging es vor allem um eine fehlerfreie und vereinfachte Einsatzplanung. Zu diesen Zwecken
wollten wir die Planungsvorschläge des Systems nutzen. Ein weiteres Ziel war die Steigerung der Produktivität.

Es gibt diverse Kennzahlen, um die Produktivität zu messen. An welchen Kennzahlen orientieren Sie sich?

Palm: Vor allem Umsatz pro Stunde und Teile pro Kunde, beides heruntergerechnet auf Mitarbeiterebene. Diese Zahlen liefert uns der Team Performance Monitor von SEAK als Controlling-Instrument.

Welche Schlüsse ziehen Sie aus diesen Daten?

Palm: Sie liefern uns wichtige Hinweise auf den Schulungsbedarf der Mitarbeitenden. Wir führen regelmäßig Trainings durch, an denen Mitarbeitende mit unterdurchschnittlicher Produktivität teilnehmen.

Wie wirkt sich ein Tool wie der Team Performance Monitor auf die Kommunikation der Leitungsebene mit den Mitarbeitenden aus?

Palm: Ein ganz zentraler Punkt ist die Sensibilisierung für die Kennzahl Teile pro Kunde auch im Abteilungsvergleich. Da sind zum Beispiel Mitarbeitende im Verkauf, die vergleichsweise hochpreisige Artikel verkaufen, aber bei der Kennzahl „Teile pro Kunde“ nur einen niedrigen Wert erzielen.

Das kann ein Hinweis darauf sein, dass diese Person möglicherweise häufiger den Kunden ein zweites Teil in die Umkleidekabine bringen sollte. Dem gegenüber stehen Mitarbeitende mit einem hohen Wert bei „Teile pro Kunde“. Hier prüfen wir, ob zu häufig Artikel aus den Einstiegspreislagen angeboten werden. Das Ganze ist ein komplexes Thema, weil es auch ganz persönliche Faktoren gibt, die die Leistung beeinflussen.

Was meinen Sie damit?

Palm: Zum Beispiel Ereignisse in der Privatsphäre wie ein Todesfall in der Familie, eine Trennung etc. Wenn die Zahlen nicht stimmen, muss man auch diese sozialen Aspekte mit einfließen lassen. Die Zahlen des Team Performance Monitors liefern Hinweise auf einen solchen Gesprächsbedarf und erleichtern den Einstieg in ein Gespräch, da es auf greifbaren Fakten basiert.

Wie intensiv arbeiten Sie mit dem Team Performance Monitor?

Palm: Ich schaue mir die Auswertungen täglich an und vergleiche die aktuellen Leistungskennzahlen mit den Ergebnissen der Vormonate. Die Abteilungsleiter bekommen täglich Zahlenmaterial mit Leistungskennzahlen des Vortages auf Abteilungs- und Mitarbeiterebene.

Wie planen Sie den Personaleinsatz?

Palm: Im Herbst eines jeden Jahres planen wir das Folgejahr. Der Planumsatz wird von der Geschäftsführung vorgegeben. Aus dem Planumsatz des gesamten Jahres legen wir den Planumsatz je Monat fest. Später wird der geplante Monatsumsatz auf jeden einzelnen Tag heruntergerechnet. So lässt sich der Planumsatz pro Stunde benennen und sich die Anzahl der einzusetzenden Mitarbeitenden ableiten.

Durch die Modulplanung gibt SEAK selbständig Vorschläge für jeden Tag, basierend auf Umsatz und der Kennzahl Umsatz pro Stunde. Bei der Einsatzplanung sind die Abteilungsleiter einbezogen. Die Planung kann aufgrund aktueller Entwicklungen kurzfristig angepasst werden.

Was gefällt Ihnen dabei besonders gut?

Palm: Das ist insgesamt ein sehr gutes System, transparent, genau, mit Möglichkeiten zur Nachjustierung und eine sehr übersichtliche Urlaubsplanung. Wir haben nur eine geringe Zahl an Über- oder Minusstunden. Das bestätigt die Qualität der Software.

Wie bewerten die Mitarbeitenden diese Vorgehensweise?

Palm: Sie begrüßen die langfristige Planung, weil sie dadurch ihre Freizeit ebenfalls langfristig planen können.

Liefert die Software zur SEAK einen Beitrag zu einem verbesserten Einkaufserlebnis für die Kunden?

Palm: Nachweisen lässt sich das nicht konkret nicht. Aber aus dem Bauch heraus würde ich sagen: Ja, das ist so. Denn wir haben einen sehr hohen Anteil von Stammkunden. Wer kommt, der erlebt eine optimale Beratung, da wir die Frequenz anhand der Vorjahresdaten recht genau planen können. Der hohe Stammkundenanteil hängt eng mit einer angemessenen Besetzung auf der Fläche zusammen und ist extrem wichtig. Denn die Frequenz im Handel ist seit Jahren rückläufig.

Nutzen Sie die SEAK-Lösungen auch auf mobilen Endgeräten?

Palm: Noch nicht. Der Einsatzplan wird per Email oder per WhatsApp aufs Handy der Mitarbeiter geschickt und zusätzlich im Geschäft ausgehangen.

Ein Wort zum SEAK-Support. Zufrieden?

Palm: Sehr. Wenn es mal ein Problem gibt, müssen wir nie lange auf die Lösung warten.

Was macht für Sie die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team aus?

Palm: Wir freuen uns immer, wenn jemand von SEAK bei uns im Hause ist. Umgekehrt haben wir den Eindruck, dass man sich bei SEAK nicht gestört fühlt, wenn wir ein Anliegen haben.

Welche Pläne haben Sie?

Palm: Sobald die Zeiten stabiler sind, möchten wir die mobilen Lösungen von SEAK nutzen.

Wir bedanken uns bei Axel Palm für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Foto © Palm am Fleinertor GmbH

„Eine massive Entlastung für die Zentrale“ SEAK bei Tara-M – Interview mit Matthias Gleis, Barbara Kubitza, Nicole Schlusemann und Marion Schlautmann 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Eine massive Entlastung für die Zentrale“ SEAK bei Tara-M – Interview mit Matthias Gleis, Barbara Kubitza, Nicole Schlusemann und Marion Schlautmann

Tara-M ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation. Zum Team gehören aktuell 275 Mitarbeitende in 20 Filialen in Nordrhein-Westfalen. Das Damenmode-Angebot umfasst Marken wie OPUS, s.Oliver, MAC, Tommy Hilfiger sowie ESPRIT oder Street One. Im Bereich Herrenmode sind BRAX, ETERNA oder Jack & Jones wichtige Namen.

Tara-M ist einer jener „kleinen Riesen“ im deutschen Modehandel, für die in einem wettbewerbsintensiven Markt die Themen Digitalisierung und automatisierte Prozesse ganz oben auf der Agenda stehen. Deshalb hat sich Tara-M bereits 2018 für SEAK Software entschieden.

Fragen an Matthias Gleis (Geschäftsführung), Barbara Kubitza (Verkaufsleitung), Nicole Schlusemann (Personal) und Marion Schlautmann (Personal).

Welche Systeme von SEAK Software nutzen Sie?

Matthias Gleis: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung sowie die mobilen Tools zur Urlaubsplanung, für Abwesenheitsanträge und Zeitkorrekturen. Nach einer erfolgreichen Testphase von August bis Dezember 2018 haben wir die Systeme in allen Filialen eingeführt.

Welche Verbesserungen hatten Sie sich davon versprochen?

Matthias Gleis: Mehr Transparenz und mehr Effizienz dank Digitalisierung bei Einsatz- und Bedarfsplanung. Unter- oder Überbesetzungen waren zuvor nicht erkennbar.

Jetzt sind für jeden Tag die Planumsätze hinterlegt und die Zahl der Mitarbeiterinnen auf der Fläche entspricht der erwarteten Kundenfrequenz. In Spitzenzeiten ist jetzt die komplette Mannschaft einer Filiale im Einsatz. Das war früher nicht so.

Was noch?

Matthias Gleis: Eine Erfassung der Arbeitszeiten ohne Stift und Papier. Dank der Digitalisierung ist das jetzt möglich. Die Filialmitarbeiter melden sich per Fingerprint an der Kasse oder im Aufenthaltsraum an und ab.

Barbara Kubitza: Bei Urlaubs- oder Abwesenheitsanträgen oder bei Zeitkorrekturen gibt es jetzt wesentlich weniger Rückfragen als zuvor. Das ist eine massive Entlastung für die Zentrale.

Wie kam der Kontakt mit SEAK Software zustande?

Matthias Gleis: Der Tipp kam von der Firma Prohandel, ein Anbieter von Warenwirtschaftssystemen und Kassentechnologie. Von SEAK wussten wir zuvor bereits, dass ihre Lösungen in namhaften Unternehmen des Einzelhandels genutzt wurden.

Wie verlief die Phase der Einführung der SEAK-Lösungen?

Barbara Kubitza: Ein Großteil der Kolleginnen und Kollegen in den Filialen war durchaus skeptisch. Es gab Gegenwind. Das änderte sich allerdings ziemlich schnell. Jetzt sind alle happy. Die mobilen Lösungen will man nicht mehr missen.

Außerdem macht die Software flexiblere Einsatzzeiten erst möglich. Davon profitieren alle.

Wer arbeitet bei Tara-M mit den SEAK-Lösungen für die Einsatz- und Bedarfsplanung?

Barbara Kubitza: Die Filialleitung. In der Software sind historische Umsatzdaten hinterlegt und die Vorgaben der Zentrale berücksichtigt. Die Planer erhalten aus der Software automatische Planvorschläge. So kann der Personaleinsatz konsequent am Bedarf ausgerichtet werden.

Nicole Schlusemann: In der Zentrale findet mit Hilfe der Softwarelösung außerdem ein Monitoring der Krankmeldungen statt.

Wie hat sich nach diesem Schritt in Richtung Digitalisierung die Kommunikation mit den Filialteams verändert?

Marion Schlautmann: Es ist heute einfach weniger Kommunikation notwendig als früher, weil viele Informationen digital zur Verfügung stehen und per Mausklick abgerufen werden können.

Woran messen Sie den Erfolg der Investition in die Software von SEAK?

Matthias Gleis: An der Transparenz. Wir haben grundsätzlich einen besseren Überblick über Personaleinsatz und Personalreserven als zuvor. Ein weiterer Maßstab ist die Zahl der Überstunden. Die konnten wir spürbar senken.

Hinzu kommen Fortschritte in punkto Digitalisierung: Die mobilen Tools mit ihren papierlosen Prozessen kommen bei den Mitarbeitenden in den Filialen und in der Zentrale sehr positiv an.

Wie hat sich der Arbeitsalltag der Filial-Teams verändert?

Barbara Kubitza: Alle freuen sich über mehr Einsatzgerechtigkeit. Hinzu kommt, dass sich nun auch die eigene Freizeit langfristiger planen lässt und jetzt sogar häufiger als zuvor ein „langes Wochenende“ möglich ist.

Gibt es Auswertungen, die für Sie von besonderer Bedeutung sind? Welche?

Barbara Kubitza: Summe und Salden, um die Mehr-oder Minderarbeitszeit aktuell einzusehen, sowie Zeitabrechnungsbelege, um entsprechend der Sollzeiten zu kontrollieren, wie die Mitarbeiter letztendlich eingesetzt wurden. Hinzu kommen Auswertungen zur Verteilung der Schichten und zur Einsatzgerechtigkeit an unattraktiven Arbeitszeiten.

Was gefällt Ihnen besonders an Personaleinsatzplanung von SEAK?

Barbara Kubitza: Die Übersicht über alle zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden. Das macht es einfach, auf einen kurzfristig geänderten Bedarf zu reagieren. Lästiges Telefonieren, um zu erfahren, wer, wo und wann zur Verfügung steht, entfällt komplett. Das hat uns nicht zuletzt in der Corona-Zeit sehr geholfen.

Wie denn?

Barbara Kubitza: Wenn aus einer geplanten Filialbesetzung von drei Mitarbeitenden gleichzeitig zwei am Corona-Virus erkrankt waren, dann bedeutete das erheblichen Stress. In diesen Situationen kam uns zugute, dass das SEAK-System einfach und schnell anzeigte, wer einspringen konnte.

Wie oft haben Sie seit Einführung der Software den SEAK-Support in Anspruch nehmen müssen?

Marion Schlautmann: Relativ selten

Ihr Eindruck?

Marion Schlautmann: Sehr positiv. SEAK ist fast immer erreichbar oder aber man erhält zeitnah einen Rückruf.

Was kennzeichnet die Zusammenarbeit mit SEAK?

Matthias Gleis: Einfach und unkompliziert. Ein Selbstläufer. Und wenn es einmal läuft, dann läuft’s.

Was ist aus Ihrer Sicht „typisch SEAK“?

Barbara Kubitza: Genauigkeit bis ins Detail und Transparenz.

Gibt es weitere Pläne, und wo sehen Sie aktuell Handlungsbedarf?

Matthias Gleis: Wir sind in der Verwaltung weitgehend „durchdigitalisiert“.

Wir bedanken uns bei Matthias Gleis, Barbara Kubitza, Nicole Schlusemann und Marion Schlautmann für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Modeladen Hillenbach GmbH

Bäckerei Bormuth
„Planungsqualität hat sich erheblich verbessert“ SEAK bei Bäckerei Bormuth – Interview mit Ina Bormuth 1000 666 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Planungsqualität hat sich erheblich verbessert“ SEAK bei Bäckerei Bormuth – Interview mit Ina Bormuth

Bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, ein besserer Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse rund um Einsatzplanung und Zeitwirtschaft sind die positiven Effekte beim Einsatz von SEAK-Lösungen bei Bormuth, Darmstadt, ein Bäckereibetrieb mit eigener Produktion und gut 20 Filialen. Doch damit nicht genug: Wie es heißt, hat sich mit Einführung der SEAK-Systeme auch die Datenqualität deutlich verbessert.

Als Philipp und Marie Bormuth im Jahre 1913 ihre Bäckerei im Darmstädter Johannesviertel eröffneten, waren es neben der Qualität der Ware vor allem Fleiß und Sparsamkeit, die das Unternehmen Schritt für Schritt wachsen ließen. Heute, mehr als 100 Jahre danach, steuert die vierte Generation die Geschicke des Unternehmens, und die fünfte ist auch bereits aktiv mit dabei.

Das Firmenmotto: Tun, was die Vorfahren gelehrt haben. Das bedeutet, ein guter Handwerksbäcker zu sein, der ehrliche Qualität nach Familienrezepten tagtäglich frisch auf Ihren Tisch bringt. Details:

  • Naturbelassene Zutaten
  • Verzicht auf künstliche Aromen und Geschmacksverstärker
  • Snacks und Salate aus eigener Herstellung
  • genügend Zeit und Ruhe für den Brotteig
  • Verzicht auf industrielle Vorprodukte oder Fertigungsmethoden
  • Herzlichkeit und Wärme im Kundenkontakt

Dass diese Strategie funktioniert, steht fest. Denn heute ist Bormuth in Darmstadt und Umgebung mit 22 Läden vertreten und beschäftigt rund 200 Mitarbeitende, davon etwa 50 in der Produktion.

Doch das kontinuierliche Firmenwachstum sorgte auch für neue Herausforderungen: „Zum Beispiel in der Personalsteuerung und -kontrolle“, weiß Ina Bormuth (5. Generation), die im Familienunternehmen unter anderem alle Digitalisierungsprojekte begleitet.

Vor diesem Hintergrund wurde zu Beginn des Jahres 2020 die Zeitwirtschaftslösung von SEAK Software eingeführt – zunächst im Verkauf und ein halbes Jahr später auch in der Produktion. Im gleichen Jahr folgte die Personaleinsatzplanung SEAKproHR und im Jahre 2021 die mobile Lösung der Personaleinsatzplanung sowie der Mobile Dienstplan.

Fragen an die Expertin.

Vor welchen Herausforderungen stand das Unternehmen?

Ina Bormuth: Wir mussten die Organisation der Planung auf neue Beine stellen. Unsere Bereichsleiter hatten die Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter vor allem in ihren Köpfen. Das führte zu Problemen, wenn ein Bereichsleiter kurzfristig ausfiel.

Dann wusste niemand genau, zu welchen Zeiten man auf Aushilfen zurückgreifen konnte. Außerdem befanden sich personalrelevante Daten auf zwei unterschiedlichen Systemen, was die Verwaltungsprozesse ineffizient machte.

Was hat sich mit Einführung der Software von SEAK verändert?

Bormuth: Unsere Planungsprozesse sind transparenter und schneller geworden. Zudem befinden sich die Daten nun an einem Ort und werden zentral verwaltet. Damit verfügen wir über eine wesentlich bessere Datenqualität als zuvor. Hinzu kommen eine Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie eindeutig bessere Auswertungsmöglichkeiten.

Was läuft jetzt besser?

Bormuth: Vor allem unsere Personaleinsatz- und Urlaubsplanung. Die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden ist übersichtlich dargestellt. Das war gerade in der Corona-Zeit wichtig. Es gab krankheitsbedingt viel mehr Ausfälle als üblich. Hinzu kam das Thema Kurzarbeit und Personalverschiebungen. Dank SEAK war alles transparent und nachvollziehbar. Wenn wir alles mit Papier und Stift hätten lösen müssen, wären wir in einer Organisationskatastrophe gelandet.

Mit dem SEAK-System behielten wir aber den Überblick. Generell sind jetzt weniger Telefonate und weniger Absprachen nötig. Alles geht einfacher und schneller, und arbeitszeitrelevante Themen sind schon bei der Planung sichtbar.

Ein Beispiel, bitte.

Bormuth: Wenn der Einsatzplaner die vorgeschriebene Ruhezeit eines Mitarbeitenden nicht korrekt berücksichtigt, erhält der Planer eine Warnmitteilung aus dem System heraus. Gleiches gilt, wenn Aushilfen über die vereinbarten oder vorgeschriebenen Arbeitszeiten hinaus eingeplant werden.

Welche Rolle spielt der Mobile Dienstplan?

Bormuth: Der ist eine massive Entlastung für die Planer, denn die Mitarbeitenden können den Dienstplan auf ihrem Smartphone einsehen. Fast alle Mitarbeitenden nutzen das. Deshalb ist einfach viel weniger Kommunikation als zuvor nötig.

Wie sind die Erfahrungen der Filialleiter mit der Personaleinsatzplanung von SEAK Software?

Bormuth: Sie nutzen die mobile Version der Personaleinsatzplanung auf einem Tablet. Der Mobile Dienstplan ist extrem einfach und intuitiv zu bedienen. Aufgrund seines Stundenplan-Charakters ist er zudem sehr übersichtlich. Auf den Einsatzplan konnten zunächst auch die Verkaufsmitarbeiter zugreifen. Auf beiden Seiten gab es Skepsis bei Einführung dieser Lösung. Diese schwand jedoch schnell durch die Nutzung des Mobilen Dienstplanes.

Wie ist die Rückmeldung Ihres Teams nach Einführung der SEAK-Systeme?

Bormuth: Besonders positiv ist die Reaktion der Führungskräfte. Die haben jetzt einen wesentlich besseren Überblick. Mit dem Mobilen Dienstplan punkten wir als Arbeitgeber vor allem bei neuen Mitarbeitenden für den Verkauf, die darin ein attraktives Tool sehen.

Was gefällt Ihnen an der Zeitwirtschaft von SEAK?

Bormuth: Die gut nachvollziehbare und detaillierte Darstellung von Zuschlagsberechnungen.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software und lässt sich dieser mit Zahlen belegen?

Bormuth: Monetär lässt sich der Nutzen nicht ausdrücken. Das liegt an den Pandemie-Jahren, die Vergleiche kaum zulassen. Der Erfolg ist aber qualitativ zu benennen: Unsere Planungsqualität und deren Schnelligkeit hat sich erheblich verbessert. Zudem verfügen wir jetzt über bessere und einfacher zu erstellende Auswertungen, einen besseren Überblick und eine insgesamt höhere Professionalität der Prozesse.

Bäckerei Bormuth
Blick in eine Filiale der Bäckerei Bormuth

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich relevant?

Bormuth: Überstunden, Urlaubsstatistik und Arbeitszeitverletzungen.

Nutzen Sie selbst SEAKproHR auch auf mobilen Endgeräten unterwegs oder zuhause?

Bormuth: Noch nicht. Ich habe erst vor kurzem erfahren, dass das geht (lacht).

Was kennzeichnet aus Ihrer Sicht den SEAK-Spirit?

Bormuth: Herausragend vor allem, wenn es um die mobilen Lösungen geht.

Wie geht es jetzt weiter? Wo sehen Sie bei Bormuth Handlungsbedarf?

Bormuth: Wir sind gut aufgestellt und wollen jetzt das Potenzial der SEAK-Lösungen komplett ausschöpfen. Von SEAK wünschen wir uns, dass der mobile Einsatzplan noch weiter ausgebaut wird, damit die Planer noch unabhängiger vom Hauptsystem werden

Wir bedanken uns bei Ina Bormuth für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Bormuth GmbH

„Effizientere Prozesse in der Verwaltung“ SEAK bei MODE VON FEUCHT – Interview mit Wolfgang Feucht 1024 659 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Effizientere Prozesse in der Verwaltung“ SEAK bei MODE VON FEUCHT – Interview mit Wolfgang Feucht

16 Jahre sind im Modehandel eine halbe Ewigkeit. Schließlich lebt die Branche von schnelllebigen Trends. Da sorgen langjährige Geschäftspartnerschaften für so etwas wie wohltuende Kontinuität. Das österreichische Unternehmen Mode von Feucht (Innsbruck) sowie SEAK Software leben eine solche Partnerschaft seit 2006. Eine Geschichte von Verlässlichkeit, die gerade auch in Zeiten des Umbruchs und der Veränderung zählt.

Internationale Trends und regionale Verbundenheit schließen sich nicht aus – zumindest nicht bei Mode von Feucht. Das familiengeführte Unternehmen mit Sitz in Innsbruck wurde 1977 von Annemarie und Leopold Feucht gegründet und zählt heute, 45 Jahre danach, 21 Filialen im österreichischen Bundesland Tirol, davon sechs Franchise-Stores (zwei Esprit- und vier s.Oliver-Stores). Damit ist Mode von Feucht die Tiroler Top-Einkaufsadresse, wenn es um Fashion und Wäsche für Frauen, Männer und Kinder geht.

Zu den Werten des Unternehmens gehören Bodenständigkeit und Beständigkeit ebenso wie Weitblick und Service-Orientierung, die beispielhaft im Innsbrucker Haupthaus gelebt wird. So können Kunden hier (über www.feucht-sportler.at) eine „persönliche Shoppingbox“ bestellen. Darin enthalten sind Outfits, die ein Feucht-Modeberater anhand eines individuellen „Stylingprofils“ zusammenstellt und an die Kundenadresse versendet. Weitere Serviceleistungen sind

  • Personal Shopping mit individueller Betreuung nach vorheriger Terminabsprache,
  • Gastronomie-Angebote,
  • ein Gravurstudio,
  • eine Änderungsschneiderei,
  • Wintersport-Service,
  • Bike Fitting mit Dienstleistungen rund ums Fahrrad,
  • „Sports Lab“ mit Service rund um Sport-Hartware sowie eine
  • E-Ladestation für Kunden, die während ihres Einkaufs ihr E-Auto gratis in der Feucht-Tiefgarage aufladen wollen.

Zum Team gehören mittlerweile über 300 Mitarbeiter. Damit spielt das Unternehmen längst in einer Liga, in der die Personalsteuerung ohne einen starken Softwarepartner kaum mehr möglich ist.

Bei Feucht setzt man dabei auf die Expertise von SEAK Software. Seit 2006. Ein ungewöhnlich langer Zeitraum in einer schnelllebigen Zeit. Fragen an Wolfgang Feucht, der in zweiter Generation gemeinsam mit den Brüdern Christoph und Leopold Feucht die Geschicke des Unternehmens lenkt.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz?

Wolfgang Feucht: Der Personalbedarf und der Personaleinsatz werden mit Lösungen von SEAK geplant. Außerdem verwenden wir Software von SEAK für die Zeitwirtschaft sowie Module der SEAK TEAMS®-Lösungen, mit denen sich Mitarbeitende einfach und ortsunabhängig per Tablet, Smartphone, Kasse und PC informieren, planen und Korrekturen beantragen können. Das betrifft Zeiterfassung, Zeitkorrekturen, Dienstplan, Urlaubsanträge und Abwesenheitsanträge. Hinzu kommt eine Schnittstelle zu einer Software für die Frequenzmessung.

Sie arbeiten seit vielen Jahren mit Lösungen von SEAK. Warum?

Feucht: Speziell die Bedarfs- und Einsatzplanung von SEAK sind Optimierungstools, die dafür sorgen, dass unsere Mitarbeitenden in der Anzahl auf der Verkaufsfläche sind, wie es die Kundenfrequenz verlangt. Letztlich dient das auch der Mitarbeitermotivation: Sie sind einfach motivierter, wenn es wirklich etwas zu tun gibt.

MODE VON FEUCHT in Innsbruck

Woran messen Sie den Erfolg dieser Softwarelösungen?

Feucht: An der Conversion Rate, also der Quote der kaufenden Kunden im Verhältnis zur Besucheranzahl, sowie an der Personalkostenquote. Um hier starke Werte erzielen zu können, ist ein Planungstool, wie es SEAK anbietet, alternativlos.

Was gefällt Ihnen besonders an der Arbeit mit der Software von SEAK?

Feucht: Dass die Dienstpläne so abteilungsgerecht sind. Denn der Personalbedarf auf den Flächen von Damenmode, Herrenmode, Wäsche oder Kinderbekleidung ist höchst unterschiedlich. Diese individuellen Anforderungen lassen sich mit SEAK sehr klar abbilden.

Gibt es Auswertungen, die für Sie von herausragender Bedeutung sind?

Feucht: Ja, das sind Zahlen zur Zielkontrolle, speziell die monatlichen Abteilungsumsätze und die Käuferquote. Außerdem Verkäuferstatistiken. Diese machen Entwicklungen besonders gut sichtbar.

Der Anspruch von SEAK ist es, auch den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden positiv zu verändern. Fällt Ihnen das auf?

Feucht: Der Mobile Dienstplan sowie die Mobile Zeiterfassung und -korrektur finden große Akzeptanz, auch wenn manch einer anfangs skeptisch war. Auch die Mitarbeitenden in der Verwaltung freuen sich über effizientere Prozesse.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Feucht: Die Flexibilität der Systeme und die ungewöhnlich große Anzahl an Möglichkeiten, individuelle Anpassungen vornehmen zu können.

Was wünschen Sie sich von SEAK?

Feucht: Einen regelmäßigen Austausch, an dem sowohl andere SEAK-Anwender als auch ein Vertreter von SEAK teilnehmen. Das wäre für alle Beteiligten ein zusätzlicher Gewinn.

Wir bedanken uns bei Wolfgang Feucht für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © MODE VON FEUCHT GmbH / Innenarchitektur Blocher Partners

Garhammer-Waldkirchen
„Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar“ SEAK bei GARHAMMER – Interview mit Alexander Grindinger 1024 682 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar“ SEAK bei GARHAMMER – Interview mit Alexander Grindinger

GARHAMMER, Waldkirchen, 1896 gegründet, gilt in der deutschen Fashion-Welt als „Vorzeigehaus“. Da ist zum einen das umfassende Angebot von Freizeit-, Business- und Anlassbekleidung, Young Fashion, Schuhe, Accessoires und Wäsche, mit dem man modisch punktet. Hinzu kommt ein Höchstmaß an Kunden- und Serviceorientierung, das GARHAMMER seit Jahrzehnten zur Top-Adresse im textilen Fachhandel macht.

Mit rund 450 Mitarbeitern und 20 Auszubildenden ist man einer der größten Arbeitgeber im Dreiländereck Deutschland, Tschechien und Österreich. Weltstädte wie München, Prag und Wien sind in wenigen Autostunden erreichbar. Damit ist klar: Die geografische Lage im Städtchen Waldkirchen mit seinen gut 10.000 Einwohnern hat GARHAMMER zu keiner Zeit begünstigt. Umso beeindruckender ist die unternehmerische Leistung einer jeder der bislang vier Familiengenerationen, die die Geschicke des Unternehmens führten und führen.

Die Liste der Awards und Ehrungen, mit denen GARHAMMER im Laufe der Jahrzehnte ausgezeichnet wurde, ist lang. Gelobt und bewundert wird dabei immer wieder aufs Neue die Verbindung von unternehmerischem Denken mit dem Bewusstsein für den „Faktor Mensch“. Gemeint sind sowohl Kunden, denen man mit einem Höchstmaß an Serviceorientierung begegnet, als auch die Mitarbeiter, ohne deren Kompetenz und Engagement vieles nicht möglich gewesen wäre.

Kundenorientierung und Mitarbeiterzufriedenheit zu maximieren, sind denn auch zentrale Aspekte bei der Personalbedarfs- und -einsatzplanung. GARHAMMER nutzt dafür seit 2008 die Lösungen von SEAK Software.

Fragen zu den Erfahrungen an Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung.

Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?

Alexander Grindinger: Bis zum Jahr 2008 wurde die Personalbedarfsplanung jährlich durch einen externen Berater durchgeführt. Dieser setzte die Vorgaben der Geschäftsführung auf Abteilungsbasis um und pflegte diese in die vorhandene PEP-Software ein. Doch die Kosten für diese Beratung waren sehr hoch.

Zudem fehlte dem Berater das umfassende Verständnis für die Abläufe und den Serviceanspruch unseres Hauses. Das Ergebnis dieser Planung gab den Personalverantwortlichen zudem lediglich grobe Richtwerte für die tägliche Einsatzplanung vor und unterstützte sie nicht wirklich.

Was genau passte nicht?

Grindinger: Die Rahmen wurden so weit gefasst, dass ein Personalcontrolling nicht sinnvoll war. Denn die Personalverantwortlichen konnten die Vorgaben auch ohne Anstrengungen erfüllen, zumal geringfügig Beschäftigte bei der Anrechnung komplett außen vor blieben. Dies galt es, abzustellen.

Außerdem wollten wir das Know-how im Hause haben und das Verständnis für eine betriebswirtschaftlich vertretbare Personaleinsatzplanung in die Fläche tragen.

Garhammer Waldkirchen
Ein Blick in das GARHAMMER-Haus in Waldkirchen

Wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Grindinger: Durch Online-Recherchen sind wir auf SEAK gestoßen. Die vorhandenen Referenzen sowie die Informationen von befreundeten Unternehmen, die die Software von SEAK bereits im Einsatz hatten, gaben den Ausschlag.

Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar. Damit verbunden waren wichtige Erkenntnisse für die Gesamthausplanung. Entscheidungen aus dem Bauch heraus gehören seither der Vergangenheit an.

Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung

Welche Prozesse wurden mit der Einführung dieser Softwarelösungen verändert?

Grindinger: Mit der Einführung dieser Software wurden sämtliche Prozesse der Einsatzplanung überarbeitet.

Die Personalverantwortlichen jeder Abteilung wurden geschult und auch gefordert. Ein Umdenken fand statt. Endlich wurde der Personalbedarf für uns messbar. Damit verbunden waren wichtige Erkenntnisse für die Gesamthausplanung. Entscheidungen aus dem Bauch heraus gehören seither der Vergangenheit an.

Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Produktivität – was lief danach besser?

Grindinger: Die Produktivität wurde deutlich verbessert. Damit sank die Personalkostenquote. Die Kundenzufriedenheit blieb auf dem bekannten hohen Niveau. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg, weil seit dem die Einsatzplanung gerechter ist.

Insbesondere die Anzahl der freien Samstage kann ohne großen Aufwand für alle gleich gestaltet werden.

Lassen sich die Verbesserungen in Zahlen ausdrücken?

Grindinger: Im Jahr der Einführung konnte die Personalaufwandquote um 0,7 Prozent und im Folgejahr um weitere 0,6 Prozent reduziert werden. Das bedeutete eine Einsparung von 650.000 Euro allein in den ersten beiden Jahren nach Einführung. Und dies ohne Einbußen in der Servicequalität.

Wer arbeitet bei Ihnen mit der Software von SEAK?

Grindinger: Wir haben die Personaleinsatzplanung in unseren Verkaufsabteilungen im Einsatz. In diesen sechs Abteilungen planen die jeweiligen Personalverantwortlichen selbständig auf Basis der Jahresplanung und den von der Geschäftsführung vorgegebenen Zielwerten für Umsatz und Stundenleistung.

Gibt es Themen, über die Sie mit der Abteilungsleitung differenzierter als zuvor sprechen können?

Grindinger: Die betriebswirtschaftliche Bedeutung von Personalaufwand, Stundenleistung und deren Beeinflussbarkeit wurde den Personalverantwortlichen stärker bewusst.

Woran messen Sie den Erfolg Ihrer Investition in SEAK-Software?

Grindinger: Wir messen den Erfolg nach 13 Jahren Einsatz an der Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter. Selbstverständlich auch an den betriebswirtschaftlichen Zahlen.

GARHAMMER-Fläche

Inwiefern hat die Software von SEAK dazu beigetragen, das Einkaufserlebnis der Kunden zu verbessern?

Grindinger: Unser Haus lebt von unserer hohen Beratungs- und Servicekompetenz. SEAK unterstützt uns dabei, unser gut geschultes Personal in ausreichender Zahl auf der Fläche zu haben, wenn der Kunde es benötigt. Dies spürt der Kunde.

Auf welchen Medien nutzen Sie die SEAK-Lösungen?

Grindinger: Hauptsächlich auf unseren betrieblichen Desktop-PCs. Lediglich das Mitarbeiter Service Portal von SEAK, das für die Zeitabrechnung zum Einsatz kommt, ist für jeden Mitarbeiter mobil auf seinem Smartphone einsehbar. Darüber hinaus werden die Einsatzpläne für unsere Mitarbeiter auf unserem internen Kommunikationstool veröffentlicht.

Unsere Homeoffice-Arbeitsplätze im Personalbereich haben selbstverständlich Zugriff auf SEAK.

Das SEAK-Prinzip zielt darauf ab, Ziele von Unternehmen und Mitarbeiter mit den Erwartungen der Kunden hinsichtlich Service, Warenverfügbarkeit und Beratung zu harmonisieren. Spürt man das? Funktioniert das?

Grindinger: Das funktioniert. Natürlich ist dies stark von der Qualität der Abteilungsleitung abhängig.

Was gefällt Ihnen besonders gut an der Personaleinsatzplanung und Personalbedarfsplanung von SEAK?

Grindinger: Bei der Einsatzplanung ist es der automatische Besetzungsvorschlag für den jeweiligen Tagestyp. Bei der Bedarfsplanung liefert SEAK die zur Verfügung stehende Brutto- und Nettoarbeitszeit für den gesamten Planungszeitraum. Feiertage, Urlaube und Krankheit werden automatisch berücksichtigt. So kann eine vorhandene Über- und Unterbesetzung festgestellt werden und wir erhalten wichtige Erkenntnisse.

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Grindinger: Da wir ein großes Haus mit ca. 450 Mitarbeitern sind, ist die Regelsicherheit für uns eine Grundvoraussetzung, um das System verwenden zu können.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit der SEAK-Hotline und dem Support ?

Grindinger: Der Service von SEAK, insbesondere das Support-Team, begeistert mich. Im Kontakt mit dem SEAK-Team fallen Freundlichkeit, die hohe fachliche Kompetenz und Schnelligkeit auf.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Grindinger: Der kompetente Support.

Was planen Sie für die Zukunft? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Grindinger: Wir werden uns im zweiten Halbjahr 2022 intensiver als bisher mit den Möglichkeiten des Mitarbeiter Service Portal von SEAK beschäftigen.

Alexander Grindinger GARHAMMER
Alexander Grindinger, Prokurist und Leiter der GARHAMMER-Verwaltung

Wir bedanken uns bei Alexander Grindinger für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Modehaus GARHAMMER GmbH / Innenarchitektur Blocher Partners

„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall 1000 668 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Herausragend. Von Beginn an bis heute.“ SEAK bei LLOYD – Interview mit Alice Nachtigall

Was macht eigentlich die Qualität eines Software-Lieferanten im Bereich Workforce Management aus? Folgt man den Beobachtungen von Alice Nachtigall, Personalreferentin beim Schuhhersteller LLOYD, dann ist es die Kombination von intelligenten IT-Lösungen mit nicht zu unterschätzenden „weichen Faktoren“, wie zum Beispiel Verlässlichkeit. Versprechen einhalten. Tun, was man sagt. Freude am eigenen Tun. Bei LLOYD setzt man bei Zeitwirtschaft sowie Planung von Personalbedarf und -einsatz auf die Expertise von SEAK Software.

Erstklassige Handwerkskunst, ausgesuchte Materialien, exzellente Passformen und Design: Das sind die Faktoren, die aus der 1888 in Bremen gegründeten H. F.-Meyer-Schuhfabrik im Laufe der Zeit einen internationalen Marktführer im Segment „Premium-Businessschuhe“ gemacht haben (Umsatz: 83 Mio. Euro). 1927 wurde das Unternehmen in Lloyd umbenannt. Die Liebe zum Schuh-Detail blieb.

1942 wurde der Firmensitz nach Sulingen (südlich von Bremen) verlegt. Von dort wird bis heute das Schuh-Business der Marke LLOYD gesteuert, darunter der Export (30 Prozent des Umsatzes) in 48 Länder.

Mit seinen 13 Tochtergesellschaften beschäftigt das Unternehmen weltweit ca. 1.500 Mitarbeitende, davon gut 400 in Deutschland. Die hochwertigen Schuhe werden in rund 2.800 Verkaufsstellen im Handel angeboten. Hinzu kommen im deutschen Markt 29 Concept Stores sowie weitere 8 Factory Outlets. Diese beiden Vertriebsschienen mit 200 Mitarbeitenden werden von LLOYD in Eigenregie geführt.

Mit dem Start eigener Retail-Aktivitäten wurde das einstige lupenreine Industrieunternehmen mit Themen konfrontiert, die vor allem im Handel für Kopfzerbrechen sorgen. Beispiel: ein Personaleinsatz, der sich möglichst präzise an Kundenfrequenz und Planumsatz orientiert.

Hinzu kommt – aus aktuellem Anlass – die pandemiebedingte Abwanderung von Verkaufsmitarbeitenden in andere Branchen. Stichwort: Kurzarbeit. Als Folge gewinnt ein intelligenter Einsatz der Mitarbeitenden zusätzlich an Bedeutung.

Zur Lösung der damit verbundenen Steuerungsaufgaben setzt LLOYD auf das Know-how von SEAK Software. Fragen an die LLOYD-Personalreferentin Alice Nachtigall zu den Erfahrungen mit den IT-Lösungen von SEAK.

Welche SEAK-Systeme kommen zum Einsatz?

Alice Nachtigall: Wir planen den Personalbedarf und den Personaleinsatz mit Lösungen von SEAK Software. Hinzu kommt die Zeitwirtschaft.

Wie war die Ausgangslage? Welche Probleme sollten mit Software von SEAK gelöst werden?

Nachtigall: Wir wollten grundsätzlich einen Schritt in Richtung Digitalisierung machen. Schnellere, einfachere Prozesse waren das Ziel. Für unsere Einsatzplanungen verwendeten wir seinerzeit Excel. Das bedeutete reichlich manuelle Arbeit.

Wir gingen außerdem davon aus, dass wir Personalstunden verplanten, die mit Blick auf Frequenz und Umsatz nicht gerechtfertigt waren.

LLOYD Stuttgart

Wann und wie kam der Kontakt mit SEAK zustande?

Nachtigall: Das war im Jahre 2016. Wir schrieben eine ganze Reihe von Anbietern an, die anschließend ihre Systeme vorstellten. SEAK Software war jedoch in der Zentrale des LLOYD-Konzerns bereits bekannt und genoss einen guten Ruf.

Wie haben sich die Planungsprozesse nach Einführung dieser Lösung verändert?

Nachtigall: Zuvor gab es Planungen für Personalbedarf und Personaleinsatz je Monat mit jeweils einer monatlichen Korrektur. Heute arbeiten wir mit einer Jahresplanung, die eine tägliche Umsatzprognose auf Basis historischer Daten umfasst.

Das System macht der Store-Leitung Vorschläge für eine optimale Verteilung des Personaleinsatzes im Tagesverlauf, die angepasst werden können. Damit sind wir mit unseren Planungen einerseits viel näher am jeweiligen Verkaufstag und können Planungskorrekturen mühelos wöchentlich vornehmen. Andererseits können wir jetzt bequem zwei bis drei Monate im Voraus die Besetzung in den Stores festlegen.

Von welchen Verbesserungen können Sie berichten?

Nachtigall: Es gab vorher so etwas wie eine Standardplanung nach dem Motto „Es müssen immer mindestens vier Verkaufsmitarbeiter auf der Fläche sein.“ Nur: Das stimmt so nicht. In Zeiten schwacher Frequenz ist das eine Überbesetzung.

Aber weil es keine Ausrichtung der Planung an den zu erwartenden Umsätzen gab, folgte man dieser Vorgabe.
Tatsächlich ließ sich der Personaleinsatz in umsatzschwachen Zeiten spürbar verringern.

Die Mitarbeitenden im Einsatz sind jetzt mehr gefordert, profitieren aber von mehr Planungssicherheit für ihre Freizeit, denn der Personaleinsatz wird jetzt auch über einen längeren Zeitraum im Voraus geplant.

Wie verändert der Einsatz dieser Softwarelösungen die Kommunikation mit den Store-Managern und dem Team in den Filialen?

Nachtigall: Auswertungen sind schnell und einfach zu erstellen und zu verstehen. Das steigert die Transparenz und erleichtert die Gespräche.

Woran messen Sie den Erfolg der Investition in Software von SEAK?

Nachtigall: Wir verkaufen jetzt eindeutig mehr Schuhe pro eingesetzter Personal-Stunde.

Welche Auswertungen sind für Sie persönlich besonders relevant?

Nachtigall: Zeitprotokolle und Urlaubslisten. Vor allem aber die „Gerechtigkeitsstatistik“. Sie hilft dabei, die bei den Mitarbeitenden tendenziell ungeliebten Einsatzzeiten oder Einsatztage gerecht zu verteilen.

Nutzen Sie die SEAK-Lösungen auch auf mobilen Endgeräten?

Nachtigall: Wir denken darüber nach. Insbesondere der Mobile Dienstplan von SEAK, mit dem Mitarbeitende per Smartphone auf den aktuellen Dienstplan zugreifen und über Planänderungen informiert werden können, ist eine interessante Lösung.

LLOYD Ludwigsburg

Was gefällt an Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft von SEAK besonders gut?

Nachtigall: Im Vergleich zu anderen Softwareanbietern ist die Anwenderfreundlichkeit dieser Systeme besonders gut. Die Sprache, die verwendeten Begriffe sind leicht verständlich. Das scheint banal, ist aber leider keine Selbstverständlichkeit.

Was noch?

Nachtigall: Die Möglichkeiten, Auswertungen nach eigenen Wünschen anzupassen, ist sehr umfassend. Dabei sind die von SEAK vorgeschlagenen Auswertungsvarianten meist schon ausreichend. Unsere Filialleitungen arbeiten sehr gerne mit den Standard-Auswertungen des Systems.

Ist die Regelssicherheit, die die Personaleinsatzplanung von SEAK bietet, für Sie ein relevantes Thema?

Nachtigall: Auf jeden Fall. Das entspannt und erleichtert die Kommunikation mit dem Betriebsrat.

Pandemiebedingt sind Mitarbeitende aus dem Handel in Branchen abgewandert, die von Schließungen weniger betroffen waren. Wie konnten Sie diese Situation managen?

Nachtigall: SEAK reagierte schnell und stellte ein spezielles Modul zum Thema Kurzarbeit zur Verfügung. Das konnten wir zeitnah nutzen.

Über welche Erfahrungen mit dem SEAK Support-Team bzw. der SEAK-Hotline können Sie berichten?

Nachtigall: Ich erinnere mich an ein Telefongespräch mit dem Support, als wir Kurzarbeit einführen mussten und es um die Nutzung des neuen SEAK-Moduls ging. Man konnte uns schnell helfen. Ein absolut reibungsloser Kontakt. Superfreundlich. Das hatte ich bis dahin nur selten erlebt.

Was hat Sie in der Zusammenarbeit mit SEAK bislang am meisten überrascht?

Nachtigall: Der Support. Das leisten die meisten anderen mir bekannten Softwareanbieter so nicht. Der Support war von Beginn an herausragend und daran hat sich bis heute nichts geändert.

Was ist aus Ihrer Sicht „typisch SEAK“?

Nachtigall: Die sind unkompliziert in jeglicher Hinsicht. Außerdem: Verlässlichkeit. Man hält, was man verspricht.

LLOYD Personalreferentin Alice Nachtigall

Wir bedanken uns bei Alice Nachtigall für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © LLOYD Shoes GmbH

Familie Bäckerei Remke
„Hat sich in kurzer Zeit gerechnet“ SEAK bei Bäckerei und Konditorei Remke – Interview mit Andreas Remke 1000 667 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Hat sich in kurzer Zeit gerechnet“ SEAK bei Bäckerei und Konditorei Remke – Interview mit Andreas Remke

Selbst in Filialkonzepten mit vergleichsweise kleinen Filialverkaufs-Teams, wie sie typisch für die Bäckereibranche sind, kann es bei konventioneller Einsatzplanung rasch zu Über- und Unterbesetzungen kommen. Fatal, wenn es keiner merkt. Andreas Remke, Geschäftsführer der Recker Landbäckerei (Recke), hatte es zumindest geahnt, dass bei der Einsatzplanung seiner rund 160 Filialmitarbeiterinnen lange Zeit nicht alles optimal lief und sich für die Investition in IT-Lösungen von SEAK Software entschieden. Der Erfolg dieser Maßnahme lässt sich in Euro und Cent beziffern.

Es war im Juli 1970, als die Eheleute Josef und Ursula Remke das Lebensmittelgeschäft Rieke inklusive einer dazugehörenden Bäckerei in Recke-Espel (Nähe Osnabrück) übernahmen. Zum Geschäftsmodell der Familie Remke gehörte von Beginn an eine Angebotspalette, die mehr als nur das tägliche Brot umfasste: Die große Vielfalt an Brot und Brötchen wurden mit leckeren Torten und Kuchen ergänzt. Schnell wurde die Backstube Remke über die Gemeindegrenzen hinaus bekannt und beliebt. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen, das in zweiter Generation von den Brüdern Andreas und Michael Remke geführt wird, rund 200 Mitarbeiter, davon 160 in den 19 Filialen in der Region.

Zum unternehmerischen Denken der Remkes gehört ein leidenschaftliches Bekenntnis zur handwerklichen Backtradition mit eigenen Rezepturen, eigenen Teigmischungen, eigenem Sauerteig sowie viel Zeit für Teigruhe und -reife. Dazu kommt der Einsatz moderner Technik in der Backstube.

Doch auch bei den Prozessen „im Hintergrund“ kommt Technologie zum Einsatz, die Maßstäbe setzt: zum Beispiel in den Bereichen Personaleinsatzplanung und -bedarfsplanung. Hier nutzt man Workforce Management-Lösungen von SEAK Software. Das gilt auch für Prozesse rund um Zeiterfassung und -korrekturen sowie Urlaubs- oder Abwesenheitsbeantragung, die mit der mobil einsetzbaren Software SEAK Teams einen Effizienzsprung erfahren haben.

Fragen an den Firmenchef Andreas Remke:

Was war der Anlass für die Einführung der Softwarelösungen von SEAK?

Andreas Remke: Vor allem wollten wir unsere Personalkosten in den Filialen in den Griff bekommen. Für die Investition in die Lösungen von SEAK haben wir uns dann im Jahre 2019 entschieden.

Haben Sie lange nach einem IT-Partner gesucht?

Remke: Nein. Das ging ganz einfach. In einer Bäckerei-Fachzeitung haben wir die Information gefunden, dass ein Betrieb in Ludwigshafen mit SEAK Software arbeitet. Ich kenne dieses Unternehmen. Das ist eine sehr gute Adresse. Deshalb haben wir nicht lange weiter gesucht und den Kontakt mit SEAK aufgenommen.

Bäckermeister Michael Remke
Bäckermeister Michael Remke in der Produktion

Was läuft jetzt anders und besser?

Remke: Früher wurde die Personaleinsatzplanung „per Hand“ in den Filialen gemacht. Das bedeutete jede Menge lästigen Papierkram für die Planung und die Lohnbuchhaltung. Vor allem aber ging es uns darum, unnötige Personaleinsätze, die nichts mit der Frequenz im Laden zu tun hatten, zu vermeiden.

Früher lief das beispielsweise so: Von 6 bis 12 Uhr waren einer Filiale zwei Verkäuferinnen zugeteilt, von 12 bis 18 Uhr dann drei. Doch das wurde kaum einmal hinterfragt. Ein anderes Beispiel ist Heiligabend. Da wurden in manchen Filialen fünf Verkäuferinnen eingeplant. Dabei ist dieser Tag in punkto Frequenz kaum anders einzuordnen als ein normaler Samstag. Vier Verkäuferinnen reichen auch an diesem Tag. Doch diese Über- oder Unterbesetzungen wurden damals nicht sichtbar.

Jetzt haben wir Klarheit. Das alles funktioniert jetzt wesentlich besser, auch weil die dazu gehörenden Entscheidungen und Genehmigungen mittlerweile zentralisiert sind. Unterm Strich geht das schneller und einfacher als die ganze Zettelwirtschaft.

Was macht es so einfach?

Remke: Innerhalb der Bedarfsplanung und der Einsatzplanung folgen wir dem System. Das macht es so einfach. Bei der Personalbedarfsplanung wird der Stunden- und Personalbedarf unter Berücksichtigung unserer Ziele wie Umsatz, Personalkosten und Stundenproduktivität ermittelt. Natürlich werden die Wochentage in „stark“ und „schwach“ unterschieden. Auch der Frequenzverlauf innerhalb eines Tages wird berücksichtigt.

Das System macht automatische Planvorschläge. Mitarbeiterwünsche können viel einfacher berücksichtigt werden.

Lässt sich die Verbesserung in Zahlen ausdrücken?

Remke: Wir konnten die Personalkosten um drei bis vier Prozent senken. Damit hat sich die Investition bereits in kurzer Zeit gerechnet.

Wo kommen die SEAK-Lösungen zum Einsatz, und wer arbeitet damit?

Remke: Die Einsatzplanung erfolgt weiterhin in den Filialen, aber nach klaren Vorgaben der Zentrale. Abweichungen von den Vorgaben müssen genehmigt werden. Die Zeiterfassung findet an den Kassen in den Filialen statt. Die Verkäuferinnen melden sich per Touch-Key an und ab. Die Daten werden über eine Schnittstelle an die Buchhaltung zur Abrechnung übergeben.

Das System macht es einfach, Personalengpässe in einer Filiale zu erkennen und eine Mitarbeiterin aus einer anderen Filiale dort einzuplanen.

Welche Auswertungen sehen Sie sich besonders intensiv an?

Remke: Das Fehlen wegen Krankmeldungen. Das System macht es einfach, Auffälligkeiten zu entdecken, die den Verdacht nahelegen, dass jemand nicht ganz ehrlich ist.

Urlaubs- und Abwesenheitsanträge können mobil eingereicht werden. Wie kommt das Angebot bei den Mitarbeitern an?

Remke: Nicht nur das. Auch die Einsatzpläne und die Abrechnung der Zeiterfassung bekommen die Filialmitarbeiterinnen aufs Handy. Sie erhielten vorab umfangreiche schriftliche Informationen, wie’s funktioniert und wurden zusätzlich geschult. Mein Eindruck ist, dass diese mobile Lösung gut ankommt.

Vor allem aber sieht jeder auf einfache Weise, wie denn der Stand der Urlaubsplanung ist. Das macht manche Diskussion überflüssig. Denn wenn Mitarbeiter A Urlaub geplant hat und der genehmigt wurde, kann Mitarbeiter B in der Zeit keinen Urlaub machen. Punkt.

Filiale Bäckerei Remke
Ein Blick in eine Filiale der Bäckerei-Konditorei Remke

Welche Bedeutung hat die Regelsicherheit, die Personaleinsatzplanung à la SEAK bietet?

Remke: Das war nicht kaufentscheidend, ist aber eine feine Sache. Denn im Alltag werden Rechtsfragen und die damit zusammenhängenden Kontrollen der Behörden immer wichtiger.

Haben Sie schon einmal den SEAK-Support in Anspruch genommen, und hat man Ihr Anliegen gelöst?

Remke: Bislang haben wir den Support nur selten benötigt. Aber wenn, dann erreicht man sofort jemand, der weiterhilft.

Wie beurteilen Sie Zuverlässigkeit, Termintreue und Kompetenz von SEAK?

Remke: Mir gefällt, dass es immer eine Lösung gibt und dass Ankündigungen und Versprechen eingehalten werden. Man tut, was man sagt.

Was ist für Sie „typisch SEAK“?

Remke: Die sind immer gut drauf. Da ruft man gerne an.

Wir bedanken uns bei Andreas Remke für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © Recker Landbäckerei Josef Remke GmbH & Co. KG

„Weniger Nachfragen rund um die Zeitabrechnung“ SEAK bei MEIN FISCHER – Interview mit Stephanie Jähnig 1024 615 Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbH
„Weniger Nachfragen rund um die Zeitabrechnung“ SEAK bei MEIN FISCHER – Interview mit Stephanie Jähnig

Die annähernd 200 Jahre alte Firmen-Historie Fischer (Taucha, Nähe Leipzig) ist geprägt von unternehmerischem Mut, Überlebensfähigkeit in schwierigsten Zeiten sowie Gestaltungs- und Wachstumswille im Modehandel. Sich im Wandel der Zeit immer wieder neu zu erfinden, dafür braucht es Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit – auch bei der Optimierung von Back Office-Prozessen. SEAK Software unterstützt das Unternehmen dabei. Seit nunmehr 10 Jahren.

April 1832: Der Leinenwebermeister Carl Ernst Fischer aus der Nähe von Nürnberg, zog nach Taucha bei Leipzig und eröffnete eine Werkstatt, die gleichzeitig auch Wohn- und Verkaufsraum war. Zunächst handelte Fischer mit selbst produzierten Leinenwaren und mit Flachsgarnen. Nach drei Jahren waren die Geschäfte so erfolgreich, dass im selben Haus ein Ladengeschäft eingerichtet werden konnte.

Sein Unternehmer-Gen muss Carl Ernst Fischer vererbt haben, denn Ende des 19. Jahrhunderts verkauften die Fischers nicht nur im eigenen Laden, sondern fuhren über die benachbarten Dörfer und boten das Sortiment direkt auf den Bauernhöfen und bei firmeneigenen Verkaufsmessen in Gasthöfen an.

Mit Geschick und Hartnäckigkeit führten die Nachfolgegenerationen das Unternehmen durch die Höhen und Tiefen des vergangenen Jahrhunderts. Dann, nach der deutschen Wiedervereinigung, wuchs das Unternehmen rasant. Mittlerweile wird das Unternehmen in 6. Familiengeneration von Ulrich Fischer (seit 2010) geleitet. MEIN FISCHER SEIT 1832 zählt 17 Modegeschäfte in Mitteldeutschland und beschäftigt rund 250 Mitarbeiter.

Eng verbunden mit dem Wachstumsschub um das Jahr 2010 ist der Einstieg von SEAK als Software-Partner bei MEIN FISCHER SEIT 1832. Personalreferentin Stephanie Jähnig berichtet von ihren Erfahrungen mit den SEAK-Lösungen Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiter Service Portal (MSP). Hinzu kommt ein Besucherzähler, dessen Daten in die SEAK-Lösung importiert wird, um beispielsweise auch die Käuferquote berechnen zu können.

Welche Probleme sollten mit SEAK Software gelöst werden?

Stephanie Jähnig: Es wurde mit Stundenzetteln für jeden Monat gearbeitet und der Wochendienstplan in den Filialen mit Bleistift ausgefüllt. Außerdem ließ sich nicht nachvollziehen, ob ein Mitarbeiter im Verkauf oder aber für eine Nebentätigkeit wie beispielsweise Dekoration eingesetzt worden war und ob der Einsatz sinnvoll war. Natürlich gab es auch keine Kennzahlen auf Mausklick.

Was läuft jetzt besser?

Jähnig: Besser läuft die Übermittlung der korrekten Stunden und der diversen Abwesenheiten an die Lohnbuchhaltung sowie die Berechnung der Umsatzbeteiligung für unsere Mitarbeiter, da wir die Umsätze den jeweiligen Mitarbeitern je Kostenstelle zuordnen können.

Einblick in ein MEIN FISCHER – Modehaus

Hat sich Ihre Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern, die mit SEAK arbeiten, verändert? Gibt es jetzt Themen, über die Sie differenzierter sprechen können?

Jähnig: Die Gespräche über die Produktivität oder Boni haben mehr Fundament. Details und Gründe für Kostenstellenwechsel lassen sich nachvollziehen. Man weiß, wo der Umsatz entstanden ist.

Gibt es Auswertungen, die Sie sich besonders gern ansehen?

Jähnig: Mich interessieren neben den Stammdaten besonders die Statistiken zu Überstunden bzw. Minusstunden sowie der Anteil der Krankmeldungen. Mitarbeiter im Handel fehlen im Jahresdurchschnitt 10,9 Tage wegen Krankheit. Unser Wert ist niedriger. Sollte er über den Branchendurchschnitt steigen, wäre das ein Alarmzeichen. Fatal wäre es zudem, wenn wegen Krankheit und Urlaub die Mindestbesetzung nicht mehr gewährleistet werden kann. Auch diesen Aspekt behalte ich im Auge.

„Denn es ist nicht schwer und führte zu weniger Nachfragen und Diskussionen rund um die Zeiterfassung und Abrechnung.“

Stephanie Jähnig, Personalreferentin bei MEIN FISCHER

Für Ihre Mitarbeitenden sollte sich seit SEAK-Einführung der Arbeitsalltag positiv verändert haben. Fällt Ihnen das auf?

Jähnig: Es gab bei der Einführung des MSP ältere Mitarbeiter, die nicht so technikaffin sind und die der Umgang mit der Lösung etwas verunsicherte. Aber das hat sich schnell gewandelt. Denn es ist nicht schwer und führte zu weniger Nachfragen und Diskussionen rund um die Zeiterfassung und Abrechnung.

Stephanie Jähnig von MEIN FISCHER SEIT 1832

Haben Sie schon mal bei dem SEAK-Support Team in der Hotline angerufen? Konnte man Ihr Anliegen zeitnah klären?

Jähnig: Die SEAK-Lösungen sind weitestgehend selbsterklärend. Und wenn doch einmal eine Frage offen ist, dann erreicht man die SEAK-Hotline immer.

Was macht die Zusammenarbeit mit dem SEAK-Team in Vertrieb, Support, Beratung, Schulung etc. aus?

Jähnig: Ich habe immer das Gefühl, dass die mich verstehen und wissen, was ich brauche. Dabei sind sie auch noch sehr sympathisch, nett und hilfsbereit.

Was hat Sie im Kontakt mit SEAK am meisten überrascht?

Jähnig: Da war einmal eine Frage zum Thema Urlaub und Zeitgutschrift in der SEAK-Planung. Man nahm sich für diese Frage fast eine Stunde Zeit, um das Problem zu lösen. Auch das Potenzial, das diese Software hat, überrascht mich immer wieder.

Was wünschen Sie sich außerdem von SEAK?

Jähnig: Die eine oder andere Auswertung würde ich gerne noch individueller anlegen können. Zum Beispiel würde ich gerne die Überstunden je Filiale per Mausklick angezeigt bekommen.

Was sind die künftigen Themen? Was planen Sie? Wo sehen Sie Handlungsbedarf?

Jähnig: Eine digitale Personalakte mit Schnittstelle zu der Software von SEAK.

Wir bedanken uns bei Stephanie Jähnig für das Interview. Das Interview führte Handelsjournalist Bruno Reiferscheid.

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Fotos © MEIN FISCHER GmbH & Co KG




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