Durchgehende Digitalisierung in der Bäckerei Niehaveshttps://www.seak.de/wp-content/uploads/2023/09/work-smarter.jpg1000667Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbHWorkforce Management im Handel | SEAK Software GmbH//www.seak.de/wp-content/uploads/2020/08/seak-logo-claim-dark.svg
Die Bäckerei Niehaves – ein westfälisches Familienunternehmen mit rund 60 Bäckereifilialen und Konditorei-Cafés – hat seine Systemlandschaft einer umfassenden Erneuerung unterzogen.
Der Grund hierfür war u. a., dass die Geschäftsführer Hermann und Martin Niehaves, anlässlich eines Kassensystemtauschs, alle Abläufe hinterfragen und neu überdenken wollten und sich schließlich für eine durchgehende Digitalisierung der Geschäftsabläufe entschieden.
Niehaves‘ neue, digitalisierte Systemlandschaft besteht aus 4 Software-Komponenten:
Das SEAK-System überzeugte Niehaves mit den Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung.
Als zentrales Steuerungssystem entschied sich das Unternehmen für die integrierte Bäckerei-Software OrgaBack, eine Partnerlösung, die Signum gemeinsam mit WinBack entwickelt hat.
Für die Filialen wählte die Bäckerei das cloudbasierte Kassensystem von copago aus.
Für die Kommissionierung entschied sich Niehaves für die Firma toolbox.
„Wir machen in SEAK mittlerweile die komplette Personaleinsatzplanung, ob Produktion oder Verkauf. Wir können in SEAK die Personaleinsätze auch entsprechend der Umsätze planen. Einen Großteil der Mitarbeiter planen wir automatisch nach den Einstellungen in SEAK, wie viele Stunden ein Mitarbeiter hat, welche Schichten ihr oder ihm am liebsten sind, wann jemand freie Tage oder Urlaub hat.
Das können Sie alles im Programm hinterlegen, was am Anfang mit viel Pflegeaufwand verbunden ist, aber einem nachher die Einsatzplanung der Mitarbeiter erleichtert.“
Martin Niehaves, Geschäftsführer Bäckerei-Konditorei Niehaves
Lesen Sie hier die Success Story von Niehaves und der Integration aller vier Softwarekomponenten, die uns freundlicherweise von dem Unternehmen Signum zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt wurde.
Mit dem eAU-Workflow zu Zeitersparnis und aktuellen Informationenhttps://www.seak.de/wp-content/uploads/2022/06/eau-mit-seak.jpg1000667Workforce Management im Handel | SEAK Software GmbHWorkforce Management im Handel | SEAK Software GmbH//www.seak.de/wp-content/uploads/2020/08/seak-logo-claim-dark.svg
Seit Januar 2023 sind Arbeitgebende verpflichtet, am Verfahren zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) teilzunehmen. Das heißt für Arbeitgebende, dass die Bescheinigungen für die Arbeitsunfähigkeiten von Arbeitnehmenden elektronisch bei den Krankenkassen abgerufen werden müssen. Gleichzeitig entfällt die Verpflichtung für Arbeitnehmende, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen.
Somit gibt es zur eAU seit 1. Januar 2023 keine Alternative mehr!
Lösung in der Zeitwirtschaft im Interesse der Arbeitgebenden
Von den Sozialversicherungsverbänden wurde beschlossen, das eAU-Verfahren in die Entgeltabrechnungssysteme zu implementieren.
Als ausschließliche Lösung würde dies jedoch besonders die Personalabteilungen in den Unternehmen vor Herausforderungen stellen:
Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnung über externe Steuerbüros laufen lassen, hätten einen hohen manuellen Mehraufwand, da Steuerbüros in der Regel die Übertragung der Krankmeldungen an die Datenannahmestelle nicht übernehmen.
Die Krankmeldungen müssten außerdem aus der Entgeltabrechnung in die Zeitwirtschaft übertragen werden.
Nachträglich müssten die Krankheitsdaten in der Zeitwirtschaft mit der offiziellen eAU-Bescheinigung abgeglichen werden.
Aus diesen Gründen bestand aus Sicht der Arbeitgebenden ein großes Interesse daran, dass das eAU-Verfahren auch in Zeitwirtschaftssysteme integriert werden kann.
Die eAU in der SEAK® Zeitwirtschaft
SEAK® hat für die Integration der eAU in die SEAK Zeitwirtschaft einen ganzheitlichen eAU-Workflow entwickelt. Mit diesem eAU-Workflow werden Personalabteilungen umfassend unterstützt und entlastet. Es wird auch dafür gesorgt, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit über einen aktuellen Stand der Krankmeldungen verfügen.
Die Vorteile des eAU-Workflows in der SEAK® Zeitwirtschaft:
Schnellstmögliche Krankmeldung durch die Mitarbeitenden per Mobile Abwesenheitsanträge an alle Beteiligten.
Nach der Krankmeldung über die Mobilen Abwesenheiten werden die Beteiligten automatisch und DSGVO-konform per E-Mail über die Abwesenheit informiert.
Kein manueller Erfassungs- und Pflegeaufwand in der Personalabteilung.
Jederzeit aktuelle Informationen durch sofortige Übernahme der Krankmeldung per Workflow in die Zeitwirtschaft und Einsatzplanung.
Zeitersparnis durch automatisierte Anforderung der offiziellen eAU-Bescheinigung.
Keine Mehrfacherfassung im Entgeltabrechnungssystem durch die Möglichkeit der automatischen Übertragung der offiziellen Arbeitsunfähigkeit.
Integrierte Überwachung und Statusübersicht über die Krankmeldungen, vorliegende eAU-Bescheinigungen, Fristen und Verzögerungen.
Auch Krankmeldungen von neuen Mitarbeitenden können bereits verarbeitet werden, selbst wenn sie noch nicht im Lohnabrechnungssystem erfasst sind.
„Die Bearbeitung und Verwaltung der eAU-Aufträge mit SEAKproHR® funktioniert sehr gut“
U. Stein, Personalabteilung Modepark Röther
ITSG-zertifizierter eAU-Workflow
SEAK® ist bereits im November 2020 – mehr als ein halbes Jahr vor der Veröffentlichung des Pflichtenheftes für Zeitwirtschaftslösungen – in den Abstimmungsprozess mit der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zur Entwicklung eines eAU-Workflows eingestiegen.
Im Mai 2022 legten wir als eine der Ersten die erfolgreiche Prüfung des Workflows durch die ITSG ab.
Nach der Pilotphase ist der zertifizierte eAU-Workflow in SEAK seit dem 6.10.2022 verfügbar.
Update zur Vorerkrankungsabfrage
Nach dem aktuellen SEAK-Update (Februar 2024) kann auch die Vorerkrankungsabfrage von der SEAK-Schnittstelle automatisch durchgeführt werden. Die Vorerkrankungsabfrage erweitert das Modul „eAU-Workflow“ und ist ebenfalls von der ITSG zertifiziert.
Wir unterstützen die Umstellung auf das eAU-Verfahren mit begleitenden Webinaren, Schulungen und Einführungen, in denen wir Sie ausführlich zum Thema informieren und Ihre Fragen beantworten.
Das Webinar „eAU-Workflow in der Zeitwirtschaft“ fand am 15.09.2022 mit über 140 Teilnehmenden statt.
Zukünftige Webinare
Möchten Sie über zukünftige Webinare informiert werden? Dann melden Sie sich gern hier an, wir freuen uns auf Sie:
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